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收文登记数据库设计（ACCESS） 一个收文登记数据库必须具备以下功能： 文件各方面内容的登记； 查询符合一定条件的文件； 打印符合一定条件的文件； 数据库的用户群及各自的使用权限； 实现群体协作。 开发顺序为：表——查询——报表——窗体——安全设置。 表的设计 从文件登记的内容入手。秘书部门收到一份文件，立即需要登记的内容有：收文日期、文件标题、来文单位、 内容提要。然后，在办理该文件后，还需登记的内容有：领导批示内容、领导批示日期、文件办理情况、文件完成日期、文件最终去向。另外，在办理文件的过程中，需要用到来文单位的一些情况，包括：来文单位联系地址、来文单位联系人、来文单位联系人电话。 通过分析以上内容，可设计三个表来存储数据：“来文登记”、“办理情况”和“来文单位”。 设计“来文登记”表 该表字段有： 收文流水号（作为一份文件的唯一标识，以及作为与其他表相关联的关键字段）。（数据类型为“自动编号”） 收文日期。（“日期/时间”） 文件标题。（“文本”） 来文单位（可作为与“来文单位”表相关联的关键字段）。（“文本”） 内容提要。（“备注”） 选择“使用设计器创建表”，表设计完毕后，将“收文流水号”定义为主键。 设计“办理情况”表 字段： 收文流水号（主键）。（数据类型为“数字”） 领导批示内容。（“备注”） 领导批示日期。（“日期/时间”） 文件办理情况。（“备注”） 文件完成日期。（“日期/时间”） 文件最终去向。（“文本”） 设计“来文单位”表 字段： 来文单位名称（主键）。（“文本”） 来文单位地址。（“文本”） 来文单位联系人。（“文本”） 来文单位联系人电话。（“文本”） 设置各表的关系 ‘工具’——‘关系’——选中三个表——‘添加’——用鼠标左键将“办理情况”表中的“收文流水号” 拖到“来文登记”表的“收文流水号”上——‘创建’。同样使“来文登记”表中的“来文单位”与“来文单位”表中的“来文单位名称”相关联。 查询的设计 本例设计两个查询，一是把某个单位的来文查询形成集合，另一是把一段时间内的来文查询形成集合。‘查询’——‘使用向导创建查询’——在‘表/查询’列表框中选定‘表：来文登记’单击全选按钮。然后在‘表/查询’列表框中选定‘表：办理情况’，选定其中的“领导批示内容”及“文件办理情况”——‘下一步’——输入查询标题“按来文单位查询”——‘修改查询设计’——‘完成’——进入查询的设计窗口，在“来文单位”列的“准则”行中输入“=[请输入来文单位：]”——保存。 用同样步骤建立“按日期查询”，字段为“来文登记”表的全部字段和“办理情况”表的“领导批示内容”、“领导批示日期”、“文件办理情况”字段。然后在设计视图中输入“收文日期”的准则“[开始日期：]and[结束日期：]”。 报表的设计 一般是要在一段时期的登记内容打印出来时用到报表，因此，报表必须具有按指定日期生成的功能。 ‘使用向导创建报表’——添加“查询：按日期查询”的全部字段——‘下一步’——将“收文日期”作为分组字段——‘分组选项’，将分组间隔改为“日”——‘下一步’——指定两个排序字段，第一个为“收文日期”，第二个为“收文流水号”——‘下一步’——选择‘布局方式’为‘分级显示’——‘下一步’——‘紧凑’——‘下一步’——输入标题“来文情况”，‘修改报表设计’，‘完成’——进入报表设计窗口。 窗体的设计 从数据库要实现的功能来看，有：输入记录、察看记录、查询和打印四项。利用ACCESS中的数据绑定控件， 可以同时实现数据的增加、修改与查看。 记录窗体擦的创建 对应三个表，创建三个窗体进行操作。第一个窗体的创建过程如下： ‘窗体’——‘使用向导创建窗体’——选‘表：来文登记’中的全部字段——‘下一步’——‘纵栏表’ ——‘下一步’——缺省样式——‘下一步’——窗体名称“来文登记”，选‘修改窗体样式’，‘完成’——在设计窗口中调整各控件的布局——保存并关闭该窗体。 以同样的步骤建立“办理情况”和“来文单位”窗体。 主窗体的创建 可用一个包含若干按钮的窗体集成记录操作、查询、报表打印等操作。具体步骤如下： ‘窗体’——‘在设计视图中创建窗体’——单击工具箱中的‘命令按钮’——在‘类别：’列表框中选择‘窗体操作’，在‘操作：’列表框中选择‘打开窗体’操作——‘下一步’——选择打开窗体为“来文登记”——下一步’——‘打开窗体并显示所有记录’——下一步’——‘文本’，输入文本“来文登记”——下一步’——输入按钮名称“命令_打开来文登记”，‘完成’。 用同样的步骤建立另两个按钮，第一个按钮打开“办理情况”表，名称为“命令_打开办理情况”，按钮上的文本为“办理情况”；第二个按钮打开“来文单位”表，名称为“命令_打开来文单位”，按钮上的文本为“来文单位”。 再次单击工