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国外商业化文件信息服务业监管体系 　　笔者提出国外商业化文件信息服务业的良性发展得益于组织严密的领导中心、内外兼顾的保障途径和规范配套的监管制度，并撰文论述前两方面的内容。本文重点分析总结国外商业化文件信息服务业的监管制度，说明承担行业监管职责的行业协会(下称PRISM)构建了严格的监管体系。 　　监管是对某种行为、某个人的一种约束。无论社会组织还是管理系统，若缺乏约束就会失去控制，陷入放任自流状态。有效的监管，对一个行业也具有重要作用。国外商业化文件信息服务业的监管体系由行业自律与法规遵从两部分组成。 　　 　　一、行业自律 　　 　　学界对行业自律的定义存在多种认识。美国学者Larry Irvin提出：“行业自律是私人部门的特定产业或职业为了满足消费者需求、遵守行业道德规范、提升行业声誉及扩展市场领域等目的，对自我行为进行的控制”。纽约大学学者Andrew A.K.和Michad J.L认为，行业自律是“企业的行业协会对企业集体行为的控制”。尽管表述详略不一，但它们的核心观点基本相同，均把自律视为对行业成员行为的控制。可见，行业自律是对业内成员行为的规范和控制，目的是协调同行利益关系，维护行业公平竞争，促进行业健康发展。 　　行业自律必须建立在行业协会的基础之上，若一个行业缺乏行业协会，行业自律就无从谈起。基于此认识，笔者从PRISM入手，分析其实施的行业自律。 　　PRISM的行业自律主要表现为两方面；一是树立行业道德准则；二是制定行业标准并监督其应用。行业道德准则是总体行规的代言，行业标准是具体行约的体现，PRITMt是通过制定行规和行约来行使监管职责。 　　 　　1　树立行业道德准则 　　笔者曾撰文介绍PRISM的行业道德准则――针对客户、行业成员及社会公众的承诺。对客户，它强调行业的服务质量，承诺提供规范、安全和优质的专业服务；对业内成员，它强调沟通与合作，承诺提供会员教育以促进合作；对社会，它强调行业形象，承诺确保会员履责并推动行业发展。概言之，PRISM通过承诺成员合作、服务客户和树立良好行业形象，全面合理地树立起行业需普遍遵循的总体行规，指明行??自律的基本导向――会员行为以行业道德准则为基准。 　　 　　2　制定行业标准 　　PRISM还制定有行业标准――要求会员共同遵行制度和规范的统称，是行约的体现。PRISM一系列行业标准多以指南性文件发布，包括商业性文件中心运营标准(standard 0peratingProcedures For CommercialRecords)、建筑标准(Model BuildingCode and NFPA Requirements)、灾备标准(Disaster Planning Workbookfor COmmercial InfO rmationManagement Companies)、保险及风险转移标准(Insurance and R iskTransfer Guidelines)、载体设施标准(Media Vault Guide)、文件保管期限标准(Retention Schedule)、排架标准(Shelving and Racking Guide)、行业术语手册(Glossary of IndustryTerms)等。 　　PRISM行业标准具有紧扣业务、全面灵活、操作性强的特点。首先，因会员以商业性文件中心为主，故标准紧扣中心的业务活动。从划分文件保管期限到选择载体设施，从建筑设计到内部排架，从灾难恢复到风险转移，PRISM均制定出行业标准，便于会员规范开展业务。其次，行业标准既全面又灵活。说其全面，是因为上述标准大致涵盖了商业性文件中心的运营程序和业务活动，可帮助会员实施规范统一的运营管理和专业服务。说其灵活，是因为上述标准的特点不一，一些标准带有指令特点，典型的如有建筑标准、灾备标准等，所有会员必须执行标准规定的基本要求；一些标准偏重推荐色彩，典型的如有文件保管期限标准、载体设施标准等，会员可结合自身实际灵活应用。 　　再次，行业标准操作性强，这主要是由行业应用性特点决定的。笔者仔细阅读PRISM一系列行业标准，深切感受标准内容丰富和详细，操作性突出。限于篇幅，笔者仅列举两个典型标准，简要分析其内容。 　　一是商业性文件中心运营标准，其内容主要包括软件及技术(softwareTechnology)、布局及排架编号体系(Locator and Shelf NumberingSystems)、安全及机密(SecurityConfidentiality)、安全及培训(Safety＆Training)、保管设施要求(MaterialHandling Equipment)、员工及职责规定(StaffingJob Descripti