职场写作课程10——全面掌握邮件撰写技巧.docxVIP

职场写作课程10——全面掌握邮件撰写技巧今天，我们将学习写商务邮件，这一课极其重要。我们会借此学习：如何针对写作目标构建逻辑树，以及构建逻辑树后，如何将其写成具体的文字？可以说，即使你不写邮件，你也可以将今天学到的内容，运用于说话稿、简讯、策划案、建议书等其他写作形式。先说点第九课里的PPT干货。在故事思维里学到的SCQA，在PPT的开头其实也可以用上。举个例子：所以，可以的话，请大家将学到的方法整理到一张A4纸上（可持续添加），只记下关键词，如逻辑树、SCQA等，然后在工作或学习的过程中，可以不时地瞄一下，看看是否有能用得上的。了解下邮件的正确打开方式通常说来，电子邮件相对微信、钉钉等通讯工具而言，效率并不高，且较为封闭。但邮件是一个“多面手”，能搭配其他方式，产生“1+1＞2”的效果。邮件是一个“多面手”电话配合电子邮件：打电话适合解决紧急的棘手问题，能和对方及时交流。但通话中一旦涉及重要的信息，如面试通知、签订合同前的确认等，就最好用电子邮件阐明细节，以作确认。会议配合电子邮件：我们可以通过面对面沟通高效地讨论问题，并使用电子邮件将会议纪要发送给参会者。微信配合电子邮件：当事件还未确定，我们可以利用微信、钉钉等通讯工具进行沟通，再配合电子邮件做后续跟进。所以，我们应该根据信息接收者的习惯和需求，综合使用多种方式来实现沟通目的。有一些沟通场景是电子邮件更能胜任的1.沟通必要信息例如通知例会、申请批准、出指令、索要信息、与工作相关的信息分享。2.确认沟通结果需要保存结果、档案、证据、附件，或是发送会议纪要给相关参会人员时，可发送邮件。约定双方达成意见的正式确定，如分工、观点、确认行动计划时，可发送邮件。需要给对方更多思考或行动的时间，可发送邮件。3.面向多人传递信息如表彰通告、激励士气等，适合用电子邮件传达。使用电子邮件的注意事项电子邮件无法解决充满争议和复杂的问题；电子邮件中最好不要表达负面情绪；电子邮件不能代替面对面沟通；如无特殊情况，尽量不要越级；不要把转了N层的邮件发给别人，这显得非常业余。案例一从受众角度出发，董浩之前的邮件存在以下问题我们将和杜拉拉一起面对工作中不同的挑战，和她一起学会邮件写作。案例二杜拉拉的邮件（1）行政部要在CEO来华前完成对DB中国总部的装修，面对上海办公室的装修任务，行政助理杜拉拉缺乏相关经验。了解到行政经理王先生在一年前主持过北京办公室的装修，杜拉拉打算写一封邮件请教。可是，之前的工作中拉拉和王经理并无交集，她该如何开口呢？思考3个问题写作步骤1：受众思维首先，杜拉拉确定了自己的初步目标：就办公室装修咨询对方意见。为了达成这个目标，杜拉拉决定使用电子邮件联系对方，这样可以显得比较正式且有诚意。但是，如果要求对方也使用电子邮件详细回复，过程将缺乏互动，也非常占用对方时间。经过综合考虑，杜拉拉调整了自己的目标：先使用电子邮件和对方取得联系，后续则通过电话咨询。杜拉拉认为，为了节约对方时间，电子邮件内容要简洁明了。同时，作为求助邮件，语气应表现谦逊。写作步骤2：组织信息首先，杜拉拉需要思考自己要写什么，然后列出了以下表格。然后，杜拉拉将自己要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树。写作步骤3：将逻辑树整理成文字写作邮件的流程案例三杜拉拉的邮件（2）杜拉拉顺利完成了装修工作，人力资源总监李斯特在部门会议上表扬了拉拉。入职一年多了，拉拉工作一直很出色，但薪资一直没有变化。她感觉自己的付出和收获不成正比，希望找上级谈谈加薪。思考写作步骤1：受众思维杜拉拉的初步目标是请求李斯特为自己加薪，但是这样不够具体。在申请加薪前要做好调查，确定同行业、同类规模企业的薪酬结构。完成调查后，通过书面或当面提出加薪时，便可以给出具体的数字。经过调研对比，杜拉拉确定了上海该行业平均月薪是8k-10k，而自己只有7k。因此，杜拉拉将目标定为：请求李斯特为自己在现有工资上加1.5-2k。确定拉拉薪资的是李斯特，李斯特是中国区人力资源总监，他们平时见面时间较少，比较适合用邮件联络。而李斯特是谨慎型老板，所以，杜拉拉会考虑在邮件中多描写细节、用数据和客观事实说话。同时，这是一封要求加薪的邮件，所以语气应该不卑不亢，态度积极。又由于李斯特周一通常会收到大量邮件，周五又是工作周最后一日，所以应该避开这两天。最好，杜拉拉选择在周三发邮件。写作步骤2：组织信息然后，杜拉拉将自己要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树。写作步骤3：将逻辑树整理成文字根据逻辑树，最后杜拉拉写出了这样的邮件。为了让大家能更便捷地写好邮件，我为大家整理了一份邮件写作要点清单，可以辅助对邮件的自我检查。邮件写作要点清单邮件收件人、抄送人：收件人是需要回复/直接行动的人，抄送人是需要知悉邮件内容的人；不要将邮件发送给不相关的人，邮件收件人数量能少则少；尽量不