152工作表范围之操作虽然在讲了很多有效率的输入方式.doc

第4章 工作表範圍之操作 雖然在第三章講了很多有效率的輸入方式及編輯儲存格資料的技巧，但是有時，這些資料必經重新處理，如下例，NBA籃球賽的資料已輸入差不多， 但加上標題，會讓資料呈現出主題，而且若後來收集到場數資料，但不想放到最後一欄，而想把它放在前幾欄，而想在最後一欄再加上一欄平均得分的資料,如下圖，你可不要重新輸入！ 資料中常常有些部份要重覆使用，不論是用在這個工作表的不同儲存格，或是同一個活頁簿的不同工作表，或是不同活頁簿中，甚至其它的Office家族，打字高手會說那簡單，再輸入一遍就好了嘛！如果很多資料呢？不論如何，我們要用Office 或為經濟時代的知識工作者，對大量資料的操作處理可要很擅長唷！ 4-1選取儲存格 回顧一下以往在傳統的辦公室中，我們想要整理一份文件資料，第一步，會先鎖定目標；第2步，剪下來；.第3步，貼在適當的地方。然後重覆第1步到第3步，再用計算機計算一些資料，以及補充一些資料，直到滿意才影印下來，如果有一步錯了，可能都要重來，還浪費不少紙張、.膠水及時間，而最後保存的紙張又很容易遺失或毀損！ 在Excel中做法也跟我們習慣差不多〈Offie家族的一貫作風-科技始終來自人性〉，第一步：用選取儲存格來鎖定目標；第2步：用虛擬剪刀剪下來；.第3步：用虛擬膠水貼上，直到你滿意再印出來.，而且電子資料，保存容易又不佔體積。何況Excel中還有公式可以複製，用影印的可不行。總之，工作表的操作二部曲，首先即選取儲存格，然後執行你想要的動作即可；選取儲存格可以選取一格，也可選取多格，又可分為連續多格及不連續多格，或單欄、多欄、單列、多列，甚至選取整張工作表或多張工作表；而可執行的動作不只剪下、貼上唷！還有搬移、刪除、設定格式或輸入公式、函數等等。所以首先來看看怎麼鎖定目標-選取儲存格。 4-1-1 選取相鄰的儲存格 Step 1：ch4.xls，然後將游標指向A2儲存格。 Step 2：F2儲存格，如此就可以一次選取6個儲存格。 Step 3：.A6儲存格，也是可以一次選取6個儲存格。 Step 4：. 由A1往右下拖曳至D6儲存格，一次選取24個儲存格。 Step 5：.若你想要一次選取多個連續儲存格，你還可以使用[Shift + 滑鼠左鍵]來選取你要的儲存格。例如：在B3儲存格按一下左鍵，至D6儲存格按住[Shift]，然後按一下左鍵。 4-1-2 選取不相鄰儲存格 如果你要選取的是不同一列或一欄的不連續儲存格，你可以使用[Ctrl + 滑鼠左鍵]來選取你要的儲存格。 Step 1：[Ctrl]並分別選取A3、B4、C5、D6、E7、F8等儲存格。 或不連續的儲存格範圍，例如：A3~A5和B6~C8和D8~E10和A11-F12，數數看你共選了幾格？ 4-1-3 選取一整欄或一整列 若你想選取的是一整欄或一整列，你可以將游標移在欄或列的最上端的英文字母與列最左端的數字上，點選即可。 Step 1：Step 2：Step 3：Step 4：Step 1：[複製]，要被複製的儲存格週圍就會有虛線。 Step 2：1儲存格後，點選一般工具列的[貼上]，即完成動作。 出現貼上智慧標籤如下，不急.我們等一下就講到了。 Step 3：[快顯功能表]來直接執行貼上動作。 同理，也可以使用下拉式功能表中的[編輯]來執行複製、貼上的動作。 另外可以使用快速鍵來幫助你更快的執行動作。 常用的快速鍵 複製 貼上 剪下 復原 Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + X Ctrl + Z Step4：連續選取B2~C6儲存格。 Step 5：〉。 全部 將儲存格內的格式、內容、註解等含儲存格本身全部刪除，所以其他的儲存格會變動位置。 格式 清除格式設定，還原至預設值。 內容 只清除內容，不清除格式、註解，也可以按鍵盤上的Delete或Del來清除內容，其他的儲存格不會變動位置。。 註解 只清除註解，不清除格式、內容。 Step15：F3的儲存格因刪除B欄移到E3，而公式則變成=D3/A3，A3為文宇是不能計算的無效參考，所以出現了#REF!的錯誤訊息。 Step16：選取C9〈或C欄或C欄任一儲存格〉執行【插入/欄】。 Step17：可看到，插入一欄跟B欄同寬，而且儲存格是底色灰白相間的空白欄，看一下智慧標籤，原來預設格式都是同左欄。 小小結綸，如果搬移或複製的資料被別儲存格的公式用到，只要資料在，就不會影響到儲存格公式的結果值，如果都沒複製到公式，那就更沒問題了。 Step18：列的搬移、複製、刪除、插入也是依樣畫葫蘆喔；選取C9儲存格執行【插入/列】。 Step19：結果如下，智慧標籤也同步修改了。 Step20：也可選取C9儲存格，按右鍵，叫出快顯功能表，點選「插入」 Step21：出現「插入」交談