必威体育精装版包装制品有限公司OA系统实施方案.docVIP

宁波市昊宇包装制品有限公司 昊宇【2013】第131021号 OA系统实施方案 为了加快公司流程运转效率，提高公司内部管理流程，特制订OA报销系统流程具体流程及内容如下。 一、方案一： 各部门报销人员，按照公司规定流程进行网上费用报销，具体见以下内容 步骤一：登陆公司OA网站系统，首页协同审批栏目。 步奏二：进入协同审批流程子栏目，选择审批科目并进入单元。 步奏三：按照公司内置的表格填写，并按照公司现有的授权流程进行选择报销人员审批级别。同时将所报销的发票等附件进行电子扫描并附在附件内。待该项审批完成后将纸质版发票及清单等资料，递交至财务进行存档保管。 方案一流程概述： 由各部门进行报销，并将所报销资料进行电子扫描并上传附件，按照公司授权内容进行选定审批人员级别。待审批流程完成以后，有报销人员自行下载打印报销审批单，并协同纸质文件（发票、清单等资料）整理并黏贴整齐，递交至财务部。方可领取报销费用或财务自动转账至各指定账户。 方案优势及劣势分析： 优势：通过以上方案实施可以实现网上无固定区域办公，方便领导在任何地点进行办公并进行审批，同时加快了公司无纸化办公的现况；节约了因领导不在而等待的时间，同时审批领导也可进行合理安排时间。 劣势：为了实现领导可实现网上自动化办公，及报销的票据进行复核等因素，发票等原件需要进行电子扫描并上传，因部分报销单据比较多，上传造成一定的工作量的累计。 方案二： 按照公司年度预算计划进行规划每月费用的安排，依据公司每月费用计划安排费用报销计划，在费用报销之前在网上进行预先费用申请，并将所申请的详细资料及单价、金额、数量等信息制作表格黏贴至空白处。待预先申请批准后方可进行下步工作安排。申请人在领导审批完成后将此文件打印并黏贴，将通过后的申请和票据黏贴后上报财务部，由财务部进行初次审核后将递交至下一级领导，在文件审批期间由审核人将签署过的文件，自动流转至下级部门进行审核，至之此项工作流转至最后一个审批人。有最终审批人统一进行签署和分发。 步奏一：打开OA链接页面，进入子栏目 步奏二：按照公司的授权流程进行添加审批人员，需要跨部门合作的审议的请选择审批的类型“合议” 步奏三：按照所需要申请的事项将详细阐述申请项目明细，具体内容可按照各项目的具体要求进行填写，同时将附件进行扫描后上传。 步奏四：将审批完成的申请（以上为秉议）打印出，粘合发票等单据进行报销，由财务部进行初次审核，审核后有财务部按照申请的审批流程，自动流转至下一级的审批领导人。待审批完成后由领导进行最终审核和审批完成后的文件下发。 优势：按照此项工作流程进行安排可以有效控制公司费用，同时强化公司预算管理能力；同时领导随时查阅所报销费用的详细资料及底单。可以有效监督公司财务及报销人员的真实情况。避免因下属造成的疏漏而无人知晓。 劣势：以上方案需要在公司预算比较精确且预算执行较好的情况下进行，不然费用有可能出现超支的现象，另因需要网上进行审批，同时也需要在线下走流程。多了一套手续和流程，造成大家一定的工作量。同时线下审批需要各部门的自动流转，改变现有人员的工作习惯。 通过以上方案的比较及现有人员实际状况，推荐方案二比较适合公司的目前现状。 胡豫銘 2013.10.21 第 4页 共1页