第三章 办公自动化软件应用精选.ppt

3.2.5 计算数据 单元格的引用 引用类型 相对引用：是指当公式在复制时，公式中的引用单元格地址会随之改变。如在C1单元格中输入公式“=A1+B2”。 绝对引用：是指被引用的单元格与引用的单元格的位置关系是绝对的，公式将不随位置的改变而变化。在Excel XP中，是通过在行号和列号前面都添加“$”符号来实现的。如公式“=$A$1+$B$2”。 混合引用：是一种介于相对引用和绝对引用之间的引用，如$A1或A$1。 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.5 计算数据 单元格的引用 单元格地址的引用 引用跨工作表的单元格 格式：=工作表名！单元格地址 注：若是当前工作表，可省略“工作表名！”。 例：“=Sheet1！A1+ B2” 引用跨工作簿的单元格 格式：=[工作簿名]工作表！单元格地址 注：若是当前工作簿，可省略“[工作簿名]”。 例：“=[Book1]Sheet1！A1+Sheet2！B2” 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.5 计算数据 名称的使用 使用单元格区域名称应该是先定义名称，后使用。定义单元格区域名称时应以字母或下划线开头，后跟字母、数字、下划线或句点，不能含有空格，长度不超过255。 命名单元格区域常用的方法 使用菜单命令命名 使用“名称框”命名 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.5 计算数据 使用函数 Excel函数是一种预设的内置公式，它是通过引用参数接收数据，并返回结果。与直接用公式进行计算相比，使用函数进行计算的速度更快，更简洁。因此，应尽量使用函数。 在Excel中函数有多种类型，主要有：财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数等。 使用函数的步骤 选择要输入函数的单元格 执行菜单栏中的“插入”→“函数”命令，或使用编辑栏。 从“或选择类别”框中选择函数类型 在参数框中输入参数，参数可以是常量、单元格或区域。 输入完成函数所需的所有参数后，单击“确定”按钮。 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.6 管理和分析数据 数据清单 在Excel XP中，通过数据清单对数据进行管理和组织。数据清单类似于二维表，数据清单中的列相当于数据库中的字段，第一行为各字段的标题，以下的行相当于数据库中的记录。 使用记录单输入数据 在向数据清单输入数据时，有两种方法：一是直接在工作表中输入数据；二是使用记录单向数据清单输入数据。 使用记录单编辑数据 使用记录单不仅可以很方便地向工作表的数据清单输入数据，而且对数据清单中的数据进行编辑也非常方便。 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.6 管理和分析数据 排序数据 简单排序 对于单列数据的简单排序，可以在选中所在列的任一单元格后，利用常用工具栏中的“升序”按钮和“降序”按钮，对工作表数据进行简单排序。 多条件排序 通过“排序”对话框，设定多级排序条件，可对数据清单进行多条件排序。 如果要按特殊顺序排序，可以单击“排序”对话框中的“选项”按钮，进行自定义排序。 如果要还原数据清单，可执行“编辑”→“撤消排序”菜单命令。 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.6 管理和分析数据 筛选数据 筛选数据可以使用户快速地查找和处理表格中的数据，在执行了筛选功能后，可以在表格中只显示满足筛选条件的行，暂时隐藏其他不必显示的行。 使用自动筛选 使用自定义筛选 如果筛选条件不是筛选列下拉列表中的一个值，可以在下拉列表中选择“自定义”方式，在打开的“自定义自动筛选方式”对话框中输入筛选条件。 高级筛选 如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛选条件，必须使用高级筛选方式。 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.6 管理和分析数据 对数据分类汇总 数据的分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种重要方法，分类汇总首先按指定的列分类，然后将相同类别的数据按汇总方式计算各汇总项的值。 创建分类汇总 显示分类汇总 清除分类汇总 数据透视表 对于多字段的分类汇总，Excel XP提供了数据透视表这一有力工具，很好地解决了这个问题。 数据透视表是一种交互式的分类汇总，用于从数据源中抽取需要的数据，按指定的要求进行汇总生成新的交互工作表。 3.2 电子表格Excel XP * 3.2.7 使用图表分析数据 创建图表 创建图表有两种方法：一是利用图表向导；二是利用“图表”工具栏。 利用“图表”工具栏创建图表非常简单，但类型单一。 编辑图表 图表类型、源数据、图表选项及位置的更改 数据系列的删除、添加和系列次序的调整 数据系列的删除 数据系列的添加 系列次序的调整 图表的格式化