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郭广平 2012-2-26 MS OFFICE 文件压缩技巧 目录 数字图像的基本概念 Office文件大小的决定因素 直接使用MS Office的图片压缩功能 压缩功能“失效”的原因 巧用MS Office 处理图像并压缩文件 巧用PDF打印机功能生成PDF文件缩小尺寸 小结 * 数字图像的基本概念 “数字图像”是点阵组成的 如数码相机的像素数，130万：1280×960；320万：2048×1536；900万：3488×2616； 计算机屏幕分辨率：640×480；800×600；1024×768(79万像素）；1280×1024（130万） 手机屏幕：180×180；320×240；640×480 * 数字图像文件大小的影响因素 每个点占用数据描述其颜色和亮度，因此图像大小与点阵密度有关 不同图像格式压缩程度不同。常用BMP不压缩；JPEG：压缩比可定义（压缩越大越不清晰，一般取65%至85%） * 点阵图像与矢量图形 电脑绘制的图形有些是矢量（如Word中画出的各种图案，有些是点阵（如Windows自带的图画软件） 点阵图像和矢量图像的区别，矢量放大不失真，没有“毛刺”，点阵放大边缘变模糊 * Office文件大小的决定因素 文字在文件中是以编码形式保存的，占体积很小。100万字不压缩时约占500KB。Word文件存储文件编辑格式用掉20K左右。 点阵图像比较大。一幅1024×768的真彩色BMP图像(电脑屏幕背景，78万像素）大小约2.4MB 数码相机通常用JPG压缩格式，一幅300万照片大小通常在700KB，900万像素约2.2MB。 * Office文件大小的决定因素 文件是各组成元素大小的累积基本是各自之和。 文字(很小）、图片（大小可调）、 AutoCAD、MS draw、Solidworks设计图等矢量图形对象 多媒体：声音、动画（Flash 格式小）、视频（一般比较大） 我们一般主要考虑图像图形的影响 多媒体数据的压缩是一项不断研究、发展的高级计算机技术。类似质量的文件大小差别很大。 * 直接使用MS Office的图片压缩功能 利用自带图片压缩功能 右键点击任意图像，在弹出菜单中选设置图片格式，然后在图片标签下按下压缩按钮 * 图像压缩选项的含意： 压缩处理多少图片（一个还是所有） 分辨率高低的设置（3档，都不算高） 是否裁减图像隐含的部分（在Office软件中可对图像进行压缩、裁减，但实际上并不损失数据） 按确定钮，保存及完成。 看看效果。 * 压缩功能“失效”的原因 Word、PPT文件中插入数码相机图像的形成的大文件可能压缩至原先大小的1/10大小。 有时压缩不见明显效果。原因： 存在矢量格式的图像，靠降低分辨率不会减小图像数据大小； 特殊情况下，数码相机照片在插入或粘贴过程中出现格式的变化（最常见的由BMP或JPG变成了WMF格式） * 解决图像不能压缩问题的一般方法 事先用Photoshop或ACDSee等软件将图像减小分辨率、提高压缩比，处理后再插入WORD或PPT 一般用于PPT的图像大小不应超过1024×768分辨率，再高没有意义； 压缩率大约65%-80%； 实际图像尺寸20-100kB * 巧用MS Office 软件处理图像并压缩文件 不使用任何其它软件工具，用MS Office2003中的PPT可实现图像处理及格式转化 在矢量图形、点阵图像间任意相互转化 如果WORD中有部分矢量图形或图像（甚至是表格或文字），可经过Powerpoint转存成希望的图片； 先选取图形、图像并复制（CTL-C或复制按钮），打开Powerpoint 空白页面，在插入图像的地方按右键、在弹出菜单中“选择性转贴”、选择图片格式（建议JPG)可将任意图形、图像粘贴成 图片（且体积不大） * 巧用MS Office 处理图像并压缩文件 利用Powerpoint 将处理好的图像另存成任意格式的图像，方便其它Office文件调用（可以是Word，Excel，甚至是Powerpoint自身） 在Powerpoint 对图像进行缩放、裁减、旋转、调整亮度、对比度等各项简单的图像处理工作。 鼠标左键选中图像，按右键、在弹出菜单中“图片另存为”、选择输出路径和图片格式（建议JPG)可将任意图形、图像保存为独立图像文件，且体积不大 然后在Office文件中可插入处理好的图像文件。 * 巧用PDF打印机功能生成PDF文件缩小尺寸 安装Adobe Acrobat 5.0后（默认方式）在打印机选项中出现Adobe Distiller的选项 该虚拟打印机可以像真实打印机一样工作，只是不直接输出到打印机，而是生成*.pdf文件 在任何软件中打印（如 Word、Power point、IE、记事本等等）都可