文件控制程序(不错).docVIP

文件控制程序 1目的对文件实施控制，确保对管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保与管理体系有关的所有文件处于受控状态，防止使用作废的文件,制定本程序。2适用范围适用于有限公司(以下简称“公司”)的质量管理体系、职业健康安全管理体系运行要求的文件及与公司质量、服务质量、职业健康安全绩效有关的文件。即管理体系所要求的文件的控制。3职责3.1最高管理者a)批准管理手册的发布和更改；b)负责所管业务系统的文件审批。3.2管理者代表a)审核管理手册；b)负责所管业务系统的文件审批；c)负责本程序文件的制定、修改和执行监控。3.3其他公司领导负责所管业务系统的文件审批。3.4安全生产技术部 a)归口管理文件，组织管理手册、程序文件和第二层次文件的编制、更改、分级监控、发放与管理；b)组织编写管理手册、管理体系程序；c)组织制定质量、职业健康安全目标；d)组织制定质量、职业健康安全管理方案；e)保存与质量、职业健康安全管理有关的文件和记录。3.5办公室负责其他支持性管理文件和外来文件的管理。3.6规划建设部负责公司程技术文件的监督、管理。3.7市场营销部信息中心负责电脑应用软件的控制。3.8其他有关部门a)负责本部门有关程序文件和管理制度的编制与更改；b)识别、分发并控制相关方提供的文件。3.9下属分公司负责国家现行标准、规范、规程、图集、地方性法规和行业标准等文件的购买、发放和使用管理。4术语和缩写 a)文件：是组织指导生产和管理活动的依据。它包括信息和承载这些信息的媒体两部分。b)规范：是阐述要求的文件。c)管理手册：是阐明一个组织的质量、职业健康安全方针，并描述其体系的文件，它是企业管理的法规性文件。5工作程序5.1 工作流程图 ? ? ? ? 5.2文件分类a)技术文件：由公司制定执行的指导、规范或说明技术活动的文件，如作业规范、现场运行规程、施工技术文件(施工图纸、施工组织设计等)、设计技术文件(设计预算书、计算清单等)；b)行政性管理体系文件：由公司制定执行的规范非技术活动的文件，如管理手册、管理体系程序、方针、目标、管理方案、规程、规定、通知、会议纪要、本月动态等；c)外来文件：非公司制定的文件，如国际、国家、行业(包括质量、职业健康安全政府主管部门及上级组织)法律与标准(包括规范、规定、文件)和规程以及有关部门相关文件；(注：法律、法规、标准、规范、规程控制具体执行《法律法规及其它要求识别获取控制程序》)d)建设工程设计和施工产品实现过程的有关记录，质量管理体系标准所要求的记录。(注：记录控制具体执行《记录控制程序》)e)销售合同、采购合同、与顾客和经营合作方来往文电等经营文件:不作为外来文件而作为记录管理，按WSDL/P02-2006《记录控制程序》执行。5.3文件形式5.3.1文件分为以纸为载体的文件、电子版文件两种形式。5.3.2同一文件，当以纸为载体的文件与电子版的文件同时存在时，将以纸为载体的文件作为正本。5.4文件的编号规定编号以结构简练、含义明确，便于管理检索和避免重复为原则。文件的编号按WSDL/GDO1-2006《文件和记录编号规定》执行。5.5文件内容、格式与其他要求5.5.1文件格式、内容应符合国家、行业和公司有关规定。5.5.2文件页面应保持清晰、字迹应清楚，以易于识别。5.5.3文件应注明唯一性的编号。5.5.4文件应注明生效日期、版次号及修改状态。5.5.5文件应注明引用文件和支持文件的编号、版次号及文件名称。5.6文件编写、审核和批准5.6.1公司编写并发布实施的文件，由各部室负责本部室职责权限范围内文件的编制，并严格按规定的审批程序，由对文件实施负有责任的各级管理者对文件的适用性和充分性进行审核批准后才能发布，确保其充分性、适宜性、有效性。未经批准的文件不得发布和使用。5.6.2编制和批准程序a)管理手册由安全生产技术管理部编制，公司总经理审批后印发执行；b)技术文件、管理文件由其主管部室编制，相应主管领导审批后印发执行；c)外来文件由接收者移交相应主管部门，经相应主管部门识别确认其有效性和适用性后，控制发放；d)文件审批发放填写《文件审批/发放通知单》;e)质量、职业健康安全文件以红头文件形式下发时，按WSDL/GD02-2006《红头文件审批管理规定》执行;5.7文件评审5.7.1为保持质量管理体系文件、职业健康安全管理体系文件的适宜性、充分性，应适时评审。5.7.2评审时机5.7.2.1质量职业健康安全管理手册和质量、职业健康安全管理体系程序每二年评审一次。5.7.2.2质量和职业健康安全方针每年评审一次。5.7.2.3通用的管理文件