办公软件技巧-奇招妙术玩转办公软件.pdfVIP

奇招妙术玩转办公软件 上篇 办公软件技巧 Word 第招 如何同时打开多个文档 在使用Word 时 为了便于集中编辑或浏览 可以同时打开多个文档 下面就介绍几种 方法 1 在资料管理器中 选中要打开的多个 Word 文档 按下回车键 系统会自动启动 Word97/2000 并将所选文档全部打开 在选择文档时 如果是要选中多个连续文档 可以 按下Shift 键再用鼠标单击相应的文件名 如果要选中多个不连续文档 就按下Ctrl 键再 用鼠标单击相应的文件名 2 如果Word 已经启动了 可以单击工具栏上的 打开 按钮 在弹出的 打开 对 话框中 找到文件所在目录 然后选择要打开的文件 单击 打开 按钮 就可以把选中的 文件依次打开了 文件的选择方法与上面所讲是一致的 3 如果文件在不同的目录中 可以在资源管理器中的相应目录中 选中要打开的文 档 按下鼠标左键 将文档拖到任务栏中的Word 图标上 注意:此时的Word 中没有打开的 文档 所选文档就被打开了 再找到其他目录 用同样方法将所选文档拖到Word 图标上 第招 实时翻译工具 你的计算机装了实时翻译的软件吗 一旦他们运行也消耗了不少的内存空间 一般不专 门翻译就不用他们 可是您阅读文档碰到不懂的英文 你如何做呢 Word 2002 可以完全消 除你的烦恼 您只需单词上单击鼠标右键 从弹出的菜单中选择 翻译 命令 在图中 屏 幕右侧的 翻译 窗格中 立刻显示出了该单词的中文解释 同时还有大量的短语及例句 当然你也可以选中中文 翻译 成英文 而且可以 通过Web 翻译 达到最佳的翻译效果 您也可在窗格最上面的 文字 输入框中 手动输入要查的单词 输入完后直接回车 在 结 果 窗口中就会显示出该单词的中文意思 另外 Word 2002 还提供了英汉互译功能 在 翻译 任务窗格的 字典 一项的下拉 列表中 选择 中文(中国)到英语(英国) 选中文章中的一个中文单词 同样在单词上单 击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 翻译 命令 在右侧的 翻译 窗格中 已经显示出了 该单词的英文翻译 第招 格式刷巧利用 文字拷贝很容易 可如何能将文字格式 拷贝 给其他内容呢 您只需用格式刷就是工 具栏上这个按钮 格式刷的作用 顾名思义 是 刷 格式用的 它可以快速地复制格式 首先选中已经设置好格式的文字 点一下工具栏上的 格式刷 按钮 这时鼠标就变成了一 个刷子形 按住鼠标左键 用这把刷子 刷 过要复制格式的文字 被刷的文字样式改变了 鼠标也恢复了原样 这样就完成了格式的复制 聪明的你一定看出了这种方法的缺点 这样 复制格式 每次只能将格式复制一次 如果要多次复制同一个格式 怎么办呢 方法很简单 选中设置好格式的文字 这次双击 格式刷 按钮 鼠标又变成了刷子形状 现在你就可以 随心所欲的将其它文字复制成这种格式了 复制完后 再次单击 格式刷 按钮 就可以恢 复正常的文字编辑状态了 这就是 格式刷 按钮的使用方法 单击可以复制一次格式 双 击可以连续复制格式 第招 两栏插入页码 你是否注意到 在Word2000 中将文档分成两栏 然后在插入页码时 每页两栏只有一 个页码 然而 在实际应用中 我们需要两栏各有一个页码 例如再打试卷 文件等时 一 般都是将纸张大小设置成8 开纸 然后在文档中分成两栏 我们要求左右两栏各有一个页码 而且页码是连续的 那么用传统的插入页码方法将不能实现 其实计算机也能自动完成 (1)将文档的栏数设置成一栏 点击菜单 格式 - 分栏 在弹出的对话框中如果显示 的不是一栏 那么把它设置成一栏吧 (2)接下来进行页面设置 选择 文件 - 页面设置 将纸张大小设置成所希望的大 小 例如8 开纸设置成 宽38cm 高26.5cm 然后把 方向 设置成横向 点击 页边距 标签 将上 下 左 右各自设置好 再将 拼页 选中 (3)选择 插入 - 页码 在 页码 对话框中设置好页码的 位置 和 对齐方式 确认 首页显示页码 被选中 再点击 格式 按钮 设置好 数字格式 和 起始页码 两次点 确定 第招 自动编写目录 好不容易写了一篇很多页的论文 想不想为它加一个目录 放心吧 不用你手动添加目 录 Word 2002 可以自动帮你添加 打开要制作目录的文档 选择 插入 菜单中的 引用 选项 在从子菜单中选择 索引和目录 项 弹出 索引和目录 对话框 一般使用默认的 选项和设置就可以 单击 确定 按钮