JDS0202015-礼品采购与管理规定.docVIP

深圳嘉德森投资集团有限公司 礼品采购与管理规定 版本号： V(1.0) 开始执行日期： 2013年 月 日 文件编号： JDS-02-02-01(5) 管理文件核准使用情况表 文件编号 JDS-02-02-01（5） 版本号 V(1.0) 执行日期 2013年3月 日 制 订 行政人事管理部 审 查 总经理 批 准 第一届董事会第 次会议决议 批准日期 2013年3月 日 管理文件修订情况表 修订部门 修订日期 修订原因 修订内容摘要 审查 批准执行日期 批准 版本号 礼品采购与管理规定 目的 为规范集团礼品的采购﹑发放和保管，加强礼品费用的控制及管理，为明确礼品的采购、领用、发放程序，特制订本规定。 定义 集团总部礼品是归入行政人事部保管，各部门人员因工作业务需要，以公司名义，向客户公司或客人赠送的物品。本礼品管理规定适用于集团各部门需用礼品的管理。 分类 纪 念 品：价值在200元以下的礼品； 一般礼品：价值在300元左右的礼品； 中档礼品：价值在500元左右的礼品； 高档礼品：价值在1000元以上的礼品； 贵重礼品；价值在5000元以上的礼品； 采购 纪念品、一般及中档礼品的采购，由行政人事管理部确定和负责；高档、贵重礼品的采购由集团领导确定，办公室负责联系和采购。 一般礼品的采购，保管员应根据库存礼品的情况，向行政人事管理部主任提出礼品采购计划，并填写《礼品采购申请单》，经行政人事管理部主任审核后,按流程经总经理和董事长审批后，方可办理采购事项。 采购必须取得合法发票，并列明礼品清单，不能笼统写成“一批”或“一单”等模糊数据，白条一律不予报销。 采购回的礼品必须及时填报《礼品验收入库单》，由采购人和保管人双方确认签字后方可入库保管。 保管及领用 纪念品、一般及中档礼品的保管及发放，由行政人事管理部负责，各部门领用前须填写《礼品领用申请单》，经部门负责人签字、行政人事管理部主任同意后方可领用。 高档、贵重礼品，须经集团领导审批同意后方可领用。 特殊情况需领用未入库礼品，须由领用审批人口头通知礼品保管人先行发放礼品，然后2天内补齐礼品入库及领用手续。 根据《集团业务招待管理规定》的具体要求，行政人事管理部对各部门在开展业务招待过程中需用的礼品进行审批和登记，并对各部门的实际发生费用进行统计。 因情况变化，部门领取的礼品未用或未用完的，部门领用人必须及时将礼品退回行政人事管理部，根据实际情况在原有《礼品领用申请单》上修改并签字确认或是重填《礼品领用申请单》。应退而未退回的礼品，一经发现，将追究领用人的责任。 因申领礼品数量不足需增领礼品，或更换已领礼品种类的，须重填《礼品领用申请单》，报部门负责人审核同意方可领取。 保管人必须根据礼品采购规定验收入库的礼品，在清点入库登记后，将《礼品验收入库单》交由采购人员报销。 礼品的存放地点应注意安全，符合防盗、防潮、防腐蚀的要求；礼品要标识清晰、摆放整齐、易取放。 礼品发放必须凭有效批准的《礼品领用申请单》中规定的品名、数量发放，并登记台帐，随时接受主管领导的检查。 保管员必须定期编制出礼品进﹑出﹑存报表，按月按部门统计礼品领用情况交办公室主任和财务部。 盘点 每月5日前，保管人必须进行库房盘点，清点核查上月礼品入库计发放情况，并检查礼品存放现状，如发现有损坏、发霉、受潮的礼品或有帐实不符情况时应立即上报处理。 保管人须如实填写《礼品盘点清单》并上报行政人事管理部主任，高档礼品及贵重礼品由董事长指定专人保管和盘存。 保管人应根据各类礼品的使用情况，做好礼品储存。 报销 采购礼品，需先填写《礼品采购申请单》，经部门负责人审核及总经理、董事长都审批后，方可办理采购。 礼品入库前，行政人事管理部采购人员必须对礼品进行验货，核对礼品种类、价值、质量、数量与预定要求无误后，方可入库。 采购礼品的报销或付款，经部门主管签字同意、财务审核、总经理、董事长审批后，既可报销或办理付款。 采购费用报销须附《礼品采购申请单》、《礼品验收入库单》、礼品采购发票（有电脑小票及送货单的也须作为凭证）等。 收据及白条原则上不予以报销，特殊情况的须加以说明，由主管领导审批后方可作为凭证。 各部门因业务需要领用的礼品，全部计入部门年度费用，由财各部统计表一核算. 本规定自2013年3月 日起执行。 附件： 1、《礼品采购申请单》 2、《公共用品/礼品入库登记表 附件一 嘉德森投资集团有限公司 礼品采购申请单