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2文件管理办法(修订) 山东金宝山机械有限公司 文件管理制度 文件编号： SJ-002 版本号： A 修订次数： 0 编制： 文编小组 审核： 批准： 2013-09-01 发布 2013-09-01 实施 2017-09-25 修订 1 / 11 文件管理制度 1、基本原则 1.1规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，确保文件及时传递到相关部门，并得到有效落实。 1.2文件管理涵盖公司所有文件（含外来文件）的收、发（拟稿、会签、审批、签发、实施以及回收、作废）等管理工作。 1.3公司员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。 1.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 2、总体程序和要求 2.1内部文件的起草、审核、批准的职责权限： 2.1.1质量方针和目标、质量手册等公司级文件，由人力资源行政部组织各部门起草、审核、组织会审，总经理负责审批。 2.1.2公司管理制度，由人力资源行政部指定部门组织起草，部门负责人负责初审，人力资源行政部负责复核和组织会审，总经理负责审批（授权审批）。 2.1.3技术专业类文件由技术部门负责组织编制，各相关部门协助会签，部门负责人负责审核，分管副总负责审批、签发。 2.1.4文件的批准签发权，属于条款1.1、1.2的文件，由总经理签发。人力资源行政部负责签发后的文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 2.2外来文件的管理 2.2.1人力资源行政部是外来文件的主管部门，负责由公司名义接收 2 / 11 外来文件的签收、保管和经授权后的发放。 2.2.2其他部门收到外来文件的，属于以公司名义签收的要转人力资源行政部，业务针对性比较强的例如安全等文件由对口部门保管。 2.2.3签收人应于接件当日按文件的要求报送给有关部门，不得滞留迟误，属急件的，应在接件后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 2.3文件处理流程 2.3.1文件管理业务流程分为收文和发文 2.3.1.1收文一般包括签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 2.3.1.2发文指以公司或部门名义制发文件的过程，一般包括拟稿、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 2.3.2发文程序与要求 属于上述条款2.1.1、2.1.2的文件发文管理流程图： 起草部门 拟稿 部门负责人 审核 人力行政部 复核 总经理（或受权人） 组织会审、会签 审批 程序/格式复核 签发 盖章/发文 2.3.2.1拟稿 3 / 11 ②各部门需要发文的,应事先以公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。比较重要复杂的文件，必须由部门负责人亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ③草拟文稿必须做到情况属实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ④文稿拟就后,拟稿人应附《内部文件处理单》（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 2.3.2.2审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②人力资源行政部复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。 2.3.2.3会签 需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。 2.3.2.4签发 文稿经审核（须经会签）后,送总经理（或受权人）审定。如批准则进行签发，如有不妥则由人力资源行政部返回拟稿部门进行修订，再次会签后送总经理（或受权人）审定。 4 / 11 ①属于条款2.1.1、2.1.2的文件正式印刷（打印）前，人力资源行政部应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。属于条款1.3的文件由部门负责人复核。 ②文件编码格式的统一规定： 采用汉语拼音字母、阿拉伯数字统一进行编制，具体编号方法