08高级项目管理师-沟通管理.ppt

沟通管理 沟通管理 高级项目管理师技能要求： 1、能够制定发布信息的标准和准则 2、能够组织建立项目管理信息系统 3、能够协调项目内外重要关系 4、能够指导建立项目管理信息系统 5、能够保证多项目之间的信息共享,避免信息的冲突,并有效地进行传输 6、能够监督沟通管理计划的实施 沟通管理 1、沟通管理基础 2、项目信息沟通 3、项目沟通计划 4、项目沟通控制 1、沟通管理基础 “高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息” 《Effective Communication》 Ludlow,R. （2）沟通过程的一般模式 （3）沟通的重要性 决策和计划的基础 组织和控制管理过程的依据和手段 建立和改善人际关系必不可少的条件 成功领导的重要手段 （4）沟通方式方法 正式沟通、非正式沟通 上行沟通、下行沟通、平行沟通 单向沟通、双向沟通 书面沟通、口头沟通 言语沟通、体语沟通 （5）信息的构成 事实 客观存在 情感 我们在特定情况下诉诸感情程度的反应。 观念 对自己、社会、文化等的不变的看法 观点 我们观察事物所采取的态度和主观看法 （6）项目信息的表现形式 主要的表现形式有书面材料、个别谈话、集体口头形式、技术形式等。 书面材料是项目信息的一种重要表现形式，例如项目进展报告、图纸、工作条例、合同条款、谈话记录、各种报表等。 个别谈话包括口头分配任务、汇报、工作检查、批评、介绍情况、谈判交涉等。 集体口头形式如工作讨论、会议等。 技术形式如电话、电报、电传、传真、录像、广播、电子邮件等。 2、 项目信息沟通 （1）信息共享 1)多项目信息共享 多项目信息共享就是根据不同项目信息的特点,有计划地组织项目间的信息沟通,以保证收集到的信息及时而有效地传递到信息需要者手中。可见,多项目信息共享是信息沟通所期望的理想结果,即信息需求者都能及时地获得有效信息。合理的信息共享模式将会提高信息价值,降低信息传递成本。 （1）信息共享 2)多项目信息共享的方法.. ①书面形式共享信息。 书面报告可以有效地选择措辞,将误解降至最低,书面报告还可以提供共享信息的历史记录,与成员广泛分享相同的信息。 书面报告不能确认信息接收者是否接受信息并按照发送者期望的方式解释信息, 不能抓住反映信息接收者对信息反应的非语言信号, 不能让信息接收者询问问题以澄清对所接收信息的误解, 发送者无法知道接收者是否阅读了所发出的报告。 （1）信息共享 提高人们阅读并理解书面报告的措施: 以标准格式准备定期报告, 有利于信息接收者了解在何处能找到特定种类的信息； 针对不同主题准备几份简短报告,少用技术术语及缩写词； 利用书面报告来共享事实信息,并安排一名特定人员来接受其他人的咨询,以便澄清或深入讨论报告中包括的任何信息； （1）信息共享 在报告所提供的信息的基础上,清楚描述发送者希望人们采取的任何行动; 利用特殊方法来突出重要信息,比如以不同颜色或在彩色纸张上打印关键部分,或是在封面备忘录中提及特别相关的或重要的部分； 在送出报告后,就报告中提到的一个或两个关键点与接收报告的人进行讨论; 将报告控制在一页以内,或在报告开头加上一份简短摘要。 （1）信息共享 ②通过项目会议共享信息 会议可以为信息共享者探究信息的含义提供论坛,但人们常常忽视会议的重要性,认为会议是当今商业界最大的时间浪费,进而使得会议没有让适当的人员参加,没有及时召开,没有会议议程,甚至无法产生行动方案等。 为了改善多项目会议质量,使其真正发挥其应有的功能,会前、会中和会后都要进行管理。注重组织会议的技巧。 （2）信息冲突 信息冲突是沟通障碍导致的结果,是信息沟通不能有效进行的结果。 例如信息发布者故意操纵信息,不将客观情况如实告之接收者, 或者提供模棱两可的消息,使信息显得对某自己更为有利,这种行为将严重影响沟通的有效性。在沟通不能有效进行的情况下会产生信息冲突,例如项目成员在进行信息沟通时,如果不注意彼此的教育程度、文化背景、说话方式和修辞习惯的差异会不可避免地导致沟通障碍,引起许多信息冲突问题。 （2）信息冲突 信息冲突与沟通障碍有密切的关系,导致沟通障碍的因素也是导致信息冲突的因素,如语义的、知觉选择的、知识和经验的、心理的等方面的因素都会导致信息冲突。 要避免信息冲突,必须克服沟通障碍,保证信息沟通的有效进行,因此克服沟通障碍的方法和有效进行沟通的方法将有助于避免信息冲突。 （3）多项目管理中的信息发布 一个企业在同一时间内可能会有很多项目需要完成,如何经济、有效地同时管理好众多的