2009年一汽-大众经销商年会接待执行方案-16P.pptxVIP

2009年一汽-大众经销商营销大会FAW-Volkswagen Dealer Conference 2009接待执行方案君为传播China Kingway Live EventsDec 15, 2008目录一．来宾邀请二．制证三．车辆服务四．酒店入住五．酒店内餐饮服务六．礼品Presented by China Kingway Live Events来宾邀请来宾邀请一．来宾邀请1.1 经销商邀请工作流程1.2 经销商及客人邀请分工1.3 电子邀请函1.4 电话预约来宾邀请1.5 首轮信息整理、提交及回复1.6 信息总表1.7 正式电子版邀请函发送1.8 航班信息及酒店信息1.9 应急预案1.10 挑战与应对Presented by China Kingway Live Events1.1 经销商邀请工作流程 君为设计电子邀请函并与 客户确认，同时取得邀请 人员名单及人员更换原则与经销商电话沟通，确认是否收到电子邀请函 / 是否出席 收集整理航班信息并安排 酒店房间，提交客户确认排序整理人员名单及邀请分工发送电子邀请函 再次邮件 / 电话/ 短信确认来 宾及航班，汇总后调整酒店 房间，并提交客户确认电话邀请并与经销商预约时间 将汇总信息提交客户确认 电邮 / 电话 / 短信通知来宾 具体的入住酒店信息 出发前一天再次就航班及酒店入 住信息短信温馨提示经销商Presented by China Kingway Live Events1.2 经销商及客人邀请分工 邀请人员分配结构示意图 组长：黄竞总负责：杨海丹NSC 1 负责人：张楠NSC 2 负责人：黄竞NSC 3 负责人：姚远 组长：姚远 NSC 4 负责人：刘哲 / 马彦 ? 参会人数 620 人（其中经销商 550 人） ? 其中经销商名单由网络部提供，君为将配备 4个工作小组分别管理四个不同的 区域（每个区域 2名负责人）根据名单进行整理同时与经销商分别联系；向网 络部负责领导汇报与更新所有信息（前期每两日、后期每一日）。 ? 按照人员名单创建联系人数据库，以汉语拼音的先后顺序进行人员 排序以便会 议期间的查询（机场接机、入住酒店、用餐、晚宴入场 和 机场送机），制作信 息总表及分类表。Presented by China Kingway Live Events1.3 电子邀请函 - 内容 ( 草案 )尊敬的董事长（总经理）： 一汽-大众公司诚挚邀请阁下出席? 2009 年一汽 -大众经销商合作伙伴大会?，届时我们 将与您共同分享一汽 -大众2008 年所取得的成就，并迎接充满机遇与挑战的 2009 年。 时间： 2009 年1 月9 日 – 11 日 星期五 - 星期日 活动安排： 1 月9 日 15 ：00 前抵达广州、酒店入住、颁奖晚宴 1 月10 日 商务会议 1 月11 日 返程 注意事项： 1. 请经销商伙伴董事长或总经理亲自出席此次大会。 2. 由于酒店房间数量有限，恕不能邀请更多人员参会。 3. 由于 1 月9 日晚6 点将举办颁奖晚宴，请各位董事长或总经理于 1 月9 日15 点前到达广州 机场。 4. 由于本次活动有颁奖晚宴和商务会议，请着正装出席。 回执 您是否能够出席此次大会，是 否 您的来程航班时间： 航班号： 您的返程航班时间： 航班号：Presented by China Kingway Live Events1.3 电子邀请函 - 视觉设计Presented by China Kingway Live Events1.4 电话邀请? 首先以电话的形式对一汽 - 大众经销商发出邀请并预约时间。? MIP 和VIP的参会人员由市场部直接发出电子邀请函；?君为专业接待小组将用电话邀请各位经销商；?认真核实每位受邀人员的回复情况，在总表中详细体现，避免出现差错。Presented by China Kingway Live Events1.5 首轮信息整理、提交及回复根据首轮电话的沟通与确认，君为整理出一个来宾邀请的总表，涵盖所有客人的首轮确认情况，提交给网络部，已确认的客人随后发出书面邀请函，未联系上的继续联系，更换的客人提交给网络部确认，确认后给予答复。网络部确认可以来的客人，随后发出邀请；网络部确认不可以来的客人，电话回复客人。Presented by China Kingway Live Events1.4 电话邀请?接待小组将设立五部专线手机，早上 9 点到晚上 6 点之间与被邀请的客人打电话沟通并确认（避免太早或太晚影响客人休息）。五部手机确保 24 小时开机以备客人随时电话咨询。?电话确认反馈：在邀请名单中做详细的标注 (确认参加、不参加、未接通 / 未接 )，对于没有通话成功客人的继续联络，直到联系到为止。电话邀请内容样板大纲：?某