合同管理内控流程.doc

合同管理内控流程 第一节 风险识别 一、是否未及 二、是否合同未遵循相法履行合同 四、是否合同 五、是否存在合同主体的有我方未履行合同有 八、是否合同缺乏管理， 第二节 控制目标 一、确保合同遵循相 二、避免合同 三、避免合同 四、有效防范合同有效降低公司大化确保合同管理 合同承 办部门 合同管理部门 合同职能部门 合同审批部门 法定代表人/签约代表人 法律 部门 关键控制点 编号 控制点描述 责任部门或责任单位 对应风险 控制点文档 （一）合同签订　　 1、 合同订立前，合同承办部门根据合同对方主体的性质对首次签订合同主体进行资格审查。 合 同 承 办部门、法律部门 合 同 对 方缺 乏 履 行合 同 的 资格和能力。 合 同 主 体 资格评审表、相关审查材料 2、 涉及关联交易的合同，若合同内容超出框架协议范围或有新的关联交易类型，须在启动合同审批程序前提交财务和合同管理部门，进行确认 合 同 承 办部门 违背关联交易有关规定 财务部门审核资料 3、 承办部门负责确定合同文本。对自行起草、采用对方提供的合同以及合同重要条款修改的，需经合同管理部门审核。 承办部门、合 同 管 理门 合同文本不符合法律法规、条款显公平导致违法、合同索赔、项目停滞或政府处罚。 合同文本、合同管理部门审核意见 4、 招标文件中的商务规范部分应在公司规范合同文本的基础上编制，如有实质性修改，应在发出招标文件之前提交合同管理部门审核。 合 同 承 办部门 招标文件存在缺陷，不合法规 招标文件、合同管理部门审核意见 （二）合同审批　 5、 合同职能部门、合同管理部门根据公司合同管理办法，对合同进行逐级会签审核，完毕后根据合同管理办法以及权限指引，由相应部门和人员审批。 合同职能部门、合同管理部门、合同审批部门或人员 合同格式和内容违反法律规定，或条款内容显失公平，合同越权审批。 合同审批表或会签表 6 合同涉及的内容须由董事会或股东大会进行审批的，由相应的 机 构 对 相 关 内 容 进行审批。 董事会或股东大会 合同越权审批 合同审批文件、董事会、股东大会批文或相关材料 7、 对涉及合同内容条款的修改，经合同承办部门负责人确认后，视同新合同重新履行上述合同审批手续。 合 同 承 办部门 合同条款更改随意对公司造成损失。 相关审批材料 8、 根据公司合同管理办法，非法人机构有权审批以本单位名义签署的一般性合同，但须经合同管理部门审核；重要合同需按照相应的流程进行审批。 非法人机构 合同格式和内容 存在漏洞或违规；合同审批越权。 合 同 审 批 表或 会 签 表 或批 文 授 权 书 （三）合同签署　 9、 合同审批后，由公司法定代表 人 或 签 约 代 表 人 进 行 签署。 公司法定代表人 越权签署合同 合同原件、法定 代 表 人 授权委托 10、 合同签署后，交合同管理部门加盖公司合同专用章或公章 合同管理部门 合同未盖章导致合同无效 合同原件 11、 如需公证、鉴证的，由承办部门办理合同公证、鉴证。 合同承办部门 因未公证、鉴 证 而 导致 合 同 无效。 合同公正、鉴证文件 12、 非法人机构可在授权范围内签署合同，由合同管理部门向非法人机构出具法定代表人授权委托。 非法人机构 非法 人 机 构越 权 签 署合同。 合同原件、法定 代 表 人 授 （四）合同登记保管 13、 合同签章后，承办部门留底一份，同时送交合同管理部门，合同管理部门对合同进行登记保管，并编制合同报表。 合 同 管 理部门、合同承办部门 合 同 未 编号，涉及到收付款的，财 务 部 不能 根 据 合同 进 行 相应处理 合同文本，合通登记表，合同统计报表 14、 合同管理部门对合同信息进行分析，对合同原件的保存进行跟踪，并对出现的问题报 相 关 部 门 进 行 相 应的处理 合同管理部门 合 同 履 行中 出 现 问题 不 能 及时解决。 合 同 汇 总 统计报表、合同履 行 审 核意见材料 15、 合同签署完毕后，合同承办部门应将合同资料及时交合同管理部门。 合同承办部门 合同内部传递不及时 合同资料 （五）合同履行、解除、变更 16、 原则上先签合同后履行。 合同承办部门 利 益 受 损时 缺 乏 法律 保 护 依据 合同文本 17、 对关联方签订框架协议的，要取得对方的书面委托书；没有取得委托的，内部进行项目立项。 合同承办部门 利 益 受 损时 缺 乏 法律 保 护 依据 关 联 方 书面委托书内部项目立项记录、 18、 对于需先履行的项目，必须要获得相关部门或人员的授权，同时在履行过程中，应尽快补签合同。 合同承办部门 利 益 受 损时 缺 乏 法律 保 护 依据 相关部门的授权材料