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Secretary Training 秘 书 培 训 浮空内心来学习方知一片圆满心 目标 秘书个人形象管理 Look like a girl Act like a lady Think like a man Work like a horse 秘书概述 英文字典的定义 根据The Random House Dictionary of the English Language 中对于秘书的定义为： a person, usually and official, who is in charge of the records, correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc. a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like. 国际职业秘书组织对秘书的定义 具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、 积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。 能力要求 写作能力 沟通能力 协调能力 办事能力 组织计划能力 学习能力 应变能力 操作能力 组织计划能力 秘书应具备的条件、秉性与能力 秘书资质 对事方面的资质1：准确性 遵循下列四步骤，就能做出准确的工作： 小心完成每件工作 小心核对每个细节 小心改正所有错误 小心检查修正过的细节 对事方面的资质2：好判断力 案例 上司交待秘书去写一封信。 当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定。 经过判断后，再去请示上司，原来上司弄错了。 秘书的正确判断，省下很多麻烦，也获得上司的赞许。 对事方面的资质3：工作效率 工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。 时间管理 时间管理 时间管理是效率的保障。 爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。” 马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。” 如何管理时间? 明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间 如何管理时间 ABCD法则： 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急 对事方面的资质4：机智性 对于一个秘书，机智意即：在传统因袭的方式进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。上司有时会指派难以完成的任务。秘书，甚至在心里颓丧时，必须保持乐观的态度。在遇困难时，不放弃，而试着找其他可行之道，再尝试，直到成功。 有位上司想找一份资料，但在档案里，遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长，就决定去找这位会长，但即发现电话簿没登记。所以秘书通过同行间接得知他办公室的电话号码，再打给他的秘书，而获得那份资料。其实秘书早就可以放弃了，但没有。机智是设法找出不同的解决办法，直到成功为止。 对事方面的资质5：主动性 主动性即是能预见该做的事。没有指使，便主动地去做。所有秘书工作皆需要主动性去完成：指定的工作、例行工作、流程业务及创意的工作。 主动性可分为二种方式： 为上司的方便。（服务性） 为上司分忧解难。（业务性） 有位秘书把客户来信给上司看时，通常把先前相关的资料附上，以利上司参考。上司可能没时间看它，但他喜欢这样，以利得知来龙去脉，并做出最佳之决定与指定。 对人方面的资质1：考虑周到 如果认为上司可能会急需要你的帮助时，就留在自己的位置上。（考虑周到） 在上司处于山穷水尽时，提供他有效的策略； 当他感头疼时，帮他倒一杯凉水。（同情心） 对人方面的资质2：圆滑性 圆滑性使秘书建立并维持和谐的工作关系。使用考虑周到的词句及体贴 的举止，秘书可使人不感窘困与难过。 相同地，其他人也会喜欢她，因为她的圆滑性。 由下列的原则，可以练习圆滑性的技巧： 小心选用字： 不妥： XX，今天下班前要交工作报告。（语气强） 佳： XX，你的工作报告可