百邦采购管理规章制度及工作流程2016.doc

广州百邦生物科技有限公司 采购管理制度及工作流程 一、目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、 总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 采购流程图如下图所示： 1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司规划制订采购计划； 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分； 3）询价、比价、议价 ； 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况； 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误，以采购员的确定和合同为验收数据； 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货； 7）财务结算：货物入库后，财务结算。 3、申请商品采购流程图 1）由公司或部门及个人请购提出采购需求； 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、运营总监审批； 3）审批通过后，由财务审核，采购主管下单。 4、申请付款流程图 1）采购商品入仓后，做应付款计划； 2）计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 3）采购部审核到期应付款； 4）总经理批准付款。 5、商品到货验收流程 1）仓库根据供应商送货单验收产品； 2）验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复。 6、市场营销及促销流程 1）每周/月/季度/年度例会上确定市场营销及促销计划； 2）确定产品及物料信息，包括价格、货源、促销执行时间； 3）报总经理申请促销采购资金； 4）落实采购订单和市场营销及促销执行方式； 5）反馈市场营销及促销结果并有报告通报上级。 7、退货流程 1）公司及部门和代理客户及终端客户填写退货申请单，写明原因； 2）采购部根据公司部门及客户合同合作情况，审核退货申请审核通过可退回仓库，仓库每周应以供应商为单位做退货单； 3）不能退回的，做报损处理，报损要核算报损成本及比例。 四、 采购管理制度： 1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表； 2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉； 3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划； 4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人； 5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决； 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 A．采购部工作职责 1.制定并完善采购制度和采购流程： 1）根据公司的长期计划，拟定部门的工作方针和目标； 2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2.制定并实施采购计划： 1）根据公司拓展规模及年度经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； 2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； 3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划； 4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； 5）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量。 3.采购成本预算和控制： 1）编制月度/周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； 2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； 3）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；. 4.选择并管理供应商： 1）根据公司的采购需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟； 2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； 3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和