消费卡管理规章制度.doc

1.0 目的 规范消费卡的发行与使用 2.0 适用范围 公司全体员工 3.0 定义 无 4.0 职责 财务部： 负责卡的管理，包括入库、领用登记、回收后卡的管理、售卡配额设置； 负责两店消费卡的预售与收款、发票开具与卡的激活操作； 负责消费卡与银行的对帐、与商户的结算、与广州易联公司的结算； 负责资金帐户的监管、资金安全的监管。 客服部： 客服部消费卡的售卡的接待、使用的咨询、顾客的投诉处理工作。 负责消费卡余额、消费记录的查询、补磁操作 负责消费卡相关的表格的填写，并与财务进行必要的对接 IT信息部 负责消费系统的管理、后台设置，与中行、银石、科传几方系统的对接 负责消费卡的制卡，负责消费卡网络的维护 负责消费卡前端（包含MIS与POS）消费终端机的维护 负责前、后台系统的培训、负责系统数据报表的提供，协助财务完成月度对帐与结算 其他 会员部负责消费卡的销售，大客户的关系维护，保障消费卡的销售量； 品牌部负责消费卡相关的营销推广、活动组织。 营运部与招商中心负责商户的谈判签约。 5.0 程序 5.1 消费卡的制卡 　　5.1.1　当消费卡库存量少于2000张时，财务部需知会IT信息部，由IT信息部填写《采购申请单》，向公司提交制卡申请。 　　5.1.2　制卡申请通过后，IT信息部将制卡信息提交给制卡厂，并通知中国银行，由中国银行提交磁条信息给到卡厂。制卡周期约15天。 5.2 消费卡的入库与领用 5.2.1 消费卡到货后，由IT信息部进行检测，通过后由财务部入库，并做为重要空白凭证进行保管。 5.2.2 财务消费卡管理专员在系统内审核卡号是否相符。不相符的及时进行更正，管理专员视同现金进行保管，并做好消费卡库存账（数量、金额）。 5.2.3 因售卡业务领用时，经办人到消费卡管理专员处填写《消费卡申领单》，按项填写完整后，经公司领导审批同意后，凭申请单到管理专员处办理相关领取事宜。 5.2.4 管理专员根据已审批的《消费卡申领单》上审批的金额，将卡号、面值、数量填写清楚，由经办人在申领单上签收。 5.3 消费卡的售卡与激活 5.3.1 KKMALL店在四楼VIP室设置固定售卡点，配备电脑、发票打印机等设备。有开卡业务时，由VIP室客服接待并电话通知财务部至现场开卡。 5.3.2百纳广场店售卡点设置于办公区的财务结算中心，有开卡业务时，由各服务台客服或营运引导至财务部办公室开卡。 5.3.3 顾客购买消费卡的直接到消费卡管理专员处缴交现金购买即可，如用支票购买的，留下顾客联系电话等相关资料，需等到支票款项到共管帐上 后方可通知顾客用卡。 5.3.4 消费卡专员开具发票给顾客，并根据顾客要求进行（定额、自定义）充值（录入），经双方核对无误后在单上签收。 5.3.5 消费卡专员将收到的现金及时存到共管账户，每天统计消费卡的发行情况，做好日记流水账。 5.3.6 财务部审核人员每天对售卡专员，收到的购卡款及有关统计报表进行审核无误后，对已收到现款的消费卡激活（确认）；收到支票的需等款项确认到帐后才能激活（确认）。 5.3.7原则上第二天将前一天所售的卡激活。个别持现金购卡的顾客在钱款清点无误后可以立即激活。激活操作不能与售卡人员为同一个人，售卡人员一般应为出纳，激活人员一般应为会计。 5.4 消费卡的退货 5.4.1消费卡消费商品原则上只换货不退货，如确实需要退货，在顾客与商家协商一致后，至财务部办理退货操作，退货只能退卡，不能退现。 5.4.2退货时商家开具退货单，附上当次刷卡小票，由财务部在系统内进行退货处理，退货只能退消费卡消费部分。 5.5 消费卡的结算 　 5.5.1 商户每月统计消费卡消费明细表，在每月初交至财务部（消费卡专员）处进行对帐，留下商户联系电话。 5.5.2 财务部（消费卡专员）根据商户提供的报表与系统进行核对，核对无误后，从系统打印单据，显示有消费总额进行双方确认；商户在消费卡明细表上签字确认。 5.5.3 财务根据双方确认的销售报表，进行统计商户应开据的相应发票。作付款的其中依据。 5.5.4 财务根据双方确认的销售报表，分别给各合作方和商户进行付款（开出增值税发票的商户可以要求直接从共管帐户上转款）。 5.5.5 财务部根据销售报表，把消费总额和手续费的金额都反映在月结算单上与租费一起结算；单据经领导审批同意付款给商户，或通知商户领款。 6.0 支持性文件 无 7.0 记录表单 员工录用管理制度 为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。一、员工试用期规定?1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。?2、员工试用期限为3个月，公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。（一）、