外派人员费用报销规章制度.docVIP

编号：财O1 广州美加棉花贸易有限公司 Guangzhou Mega Cotton Trading Corporation 财务报销制度 （国外版） 目的 明确报销程序及要求，确保支出合理、真实 范围 适用于美加棉花贸易有限公司。 定义 3.1 审批：指在审批人权限范围内，未违反公司制度情况下的复核（审）作 用， 有权对有争议的费用提出质疑，并提请更高一级领导裁决。 3.2 签批： 是指对该项费用有最终决定权利签字。 3.3 合法凭证：指有效的发票及签认的单据。 职责与权限 申请人：索取真实、合法凭证；整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核； 部门负责人：审核并确认申请人凭证的真实性及合理性 人事行政部负责人：负责如办公场地的租金、水电费、管理费、后勤人员交通费、电话费等；非业务类员工工资、业务类员工基本底薪等定额工资、五险一金。 财务部负责人：根据公司财务制度、公司费用报销制度及相关规定，复核费用、报销申请和支付费用的审批。 总裁办助理：负责公司整体运营费用报销支出的审批； 总经理：费用额度、标准的核准审批，预算外、额度外费用的签批和特殊经费的签批。 费用报销标准、额度 个人电话费补贴； 员工因工出差国外，可向公司申请个人电话费补贴人民币300元/月。 审批通过后由部门助理统一填写报销单并负责在每月10日前收集话费发票，经人事行政经理审核，交财务部门复审，每月一次以补贴形式定期统一发放。 通讯补贴要求提供有效发票，无发票不予报销，超额部分不报销。 跨国当地市内交通补贴 可使用交通工具 所有员工（不限级别） 地铁、巴士、TAXI 实报实销 月租车 需先OA申请审批，实报实销 备注： 人员因公外出的当地交通费用实报实销，需注明起讫地点、时间和事由。出差人员应该尽量使用公共交通工具，避免搭乘私车等缺乏安全保护的交通工具。 出差人员如因特殊需要（如接待贵宾）外埠市内交通费超出标准较多，经预先申请，总经理批准同意，交通费可以按照所提供的票据实报实销，但本次出差不再享受交通补贴。 所有享有集团公司车辆补贴的人员不重复享受其他交通补贴。 车辆费用报销标准及相关规定 原则上当月报销上月的费用，每月报销一次，最迟在费用发生后的两个月内报销完毕，否则过期不予报销。 为方便管理，报销单交到人事行政部的时间为每月15日、25日，其他时间不受理。 所有报销必须在OA系统录入报销单，同步于线下也走纸质报销单，报部门负责人审批，交到人事行政部进行审核，由人事行政部统一交给财务部进行报销。 路桥费、停车费等，凭出车记录及真实、合法票据报销，财务部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符；司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人员签名，经车辆调配负责人审批。（出车记录记载每次出车事项、时间、去向）无出车记录者不予报销； 以上费用报销额度标准超出的，由使用人自付。 一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失，由责任者自付，公司不予报销； 差旅费（国外报销标准） 出差前，需OA填报出差申请，按批准额度办理借款，出差返回七个工作日内办理报销还款手续； 境外差旅补贴：20美金/天； （该补贴已包含餐补、生活补助） 备注： 出差期间若发生应酬费，则当天的出差补贴相应扣减。 差旅费需及时报销，无特殊情况尽量在15天内完成报销。 应酬费用管理规定 原则上，一切的应酬费开支必须事先经过OA申请审批流程通过，若特殊情况可在后补OA流程后给予报销。 所有应酬费开支都需开具真实有效的发票，若因特殊情况产生无发票消费支出时，必须说明情况报批总裁审批同意，补发票支出，无票一律不予报销。 大额应酬费支出，需在OA申请中写明：应酬理由、几人同行、消费地点、预算额度等内容，经总裁批准后方可支出核销，凡未经批准或超额部份由个人自行承担。 报销应酬费时须注明：应酬人员、应酬时间、应酬事项、应酬地点、应酬结果等简要情况说明，交该上级领导和财务部审核 凡不属于公司的应酬费用，一律不予报销。如有弄虚作假，一经发现则全额扣减或限期退还公司，并视情节轻重给予经济处罚。 以上应酬费额度，不包括实物礼品、礼金赠予。凡实物礼品和礼金赠予的公关费用和特殊市场费用都必须先OA书面申请，经总裁审批同意后方可列支、报销。 加班。一般情况下，在境外出差的性质，不接受加班申请。如遇特殊情况再根据业务情况特批。 费用、业务审批流程: 费用报销： 员工工资申请支付流程 1、工资发放流程： 业务提成发放流程： 借支、冲借支流程 1）借支流程： 冲借支流程： 资产申购流程： 送礼申请流程  业务流程： 1）合同会审流程： 2）棉花采购付款流程： 3）期货买入流程： 4）期货资金汇划流程： 5） 物流费用支付流程： 6）佣金申请流程 7）佣金支付流程： 8）