接待、会晤管理细则.docxVIP

接待、会晤管理细则目的为规范公司客人来访接待、外部会晤等管理工作，保障公司信息安全，提高工作效率，展示公司的良好形象，特制定本细则。适用范围本细则适用于本公司所有员工。释义与分类细则所包含接待种类；客人自行到达公司办公区内进行拜访，进行的接待；客人到达公司所在城市内进行拜访，进行的接待；与客人在公司办公区外部，进行的接待；细则所包含的接待等级；一般客人来访、外部会晤，指不需公司副总级领导参加或总经理办公室协调的接待、会晤活动；重要客人来访、外部会晤，指需公司副总级领导参加或需人事行政部协调，涉及多个部门或人员，对公司有重大影响的接待、会晤活动；业务类客人来访、外部会晤，指如面试、销售等以公司经营业务为主的接待、会晤活动；细则所包含的审批权限；一般客户会晤的级别由发起部门的最高负责人审批；重要客户接待、会晤的级别由人事行政部负责人审批；业务类客人来访、外部会晤，由发起部门的最高负责人会同总经办共同审批；接待、会晤原则接待、会晤采取“谁提出谁负责” 和“简洁高效”的原则；参加接待、会晤的人员应着装整齐、语言文明、行为得体；进入生产现场应根据安全生产规定参观，务必保证安全；接待、会晤的过程中应根据对象，注意保守公司秘密；接待、会晤工作，应根据规定注意控制费用成本；接待、会晤部门职责人事行政部是公司重要客人来访、会晤的管理部门，负责接待来访以及会晤的申请审核、会议服务安排、后勤准备和内部资源协调等；副总级别领导，是涉及业务部门的重要客人来访、会晤的管理责任人，同时负责部门内一般客人的接待、会晤的相关审批；人事行政部，负责礼仪接待、会晤的引导、会议室、设备设施、烟酒糖茶、环境卫生、车辆安排、酒店预订等等服务工作；发起部门、发起人，有客人来访的部门、发起人是本部门客人接待、会晤的责任部门，负责与客人联络、填写接待、会晤需求表等，并全程陪同客人至接待及会晤；其他相关部门，应积极配合涉及接待、会晤工作，提供客人接待、会晤过程中所需要的相关资料和服务；接待、会晤流程接待区域管理进入公司前厅即为公司接待区，该区域工作由公司前台负责，如遇徘徊无陪同客人，公司前台必须主动进行询问；如遇有预约无陪同客人，前台需致电被访者，确认后，登记证件并根据被访者要求进行指引；如遇无预约无陪同客人，前台需根据访客需要，致电被访者，被访者确认接待的，登记证件并根据被访者要求进行指引。被访者确认不接待的，前台因客气告知被访者不方便接待，并指引其离开办公区；如遇有陪同客人，前台需礼貌问候，礼貌确认来访者身份；如遇被访者需要客人等候的，前台需礼貌问候，指引就坐、倒水并引导其翻阅杂志以暂候，时间较长的，每15分钟续水一次，并给予安抚问候；会议室、大展厅、 接待室可作为为客人来访洽谈区，董事长、总经理、人事行政部为重要客人来访洽谈区；为了保障公司信息资料安全，原则上不允许将客人带到开放办公区域的座位上进行接待； 接待、会晤流程有接待、会晤计划的重要客人来访，所有接待、会晤流程按发起方通过审批的流程进行（见6.3）；无接待、会晤计划的客人来访，遵守“前台询问—电话确认—身份登记—前台问候—前台传达—被访者接待”的流程进行。无接待、会晤计划的客人来访，需使用公务车或会议室的，按照《用车管理办法》和《会议管理办法》执行；重要客人接待、会晤重要客人的接待、会晤责任人应提前完成审批手续，预留出配合部门工作的时间，一般提前1-3天提交，特别重大的提前4-7天提交；前台文员在重要客人来访时可不再办理登记手续；对重要客人的接待、会晤应指定接待责任人，由责任人提前积极与客人或其指定人员联系；责任人填写《重要客人接待、会晤需求表》，提交人事行政部审批并排；接待安排超出公司接待能力或规定范畴的，应报总经理审批，公司主、承办的会议或接待任务，需专项报告总裁批准；需要公司其他相关副总级别以上领导参加的接待和会晤，需提前知会该领导并征得领导同意；人事行政部根据审定接待、会晤需求，并安排各项准备事项，并派专人全程跟踪落实；接待、会晤费用就餐费用接待、会晤过程中需安排客人用餐的，分为一般性商务餐、重要性商务餐、礼节性商务餐三种；前两类餐费标准按就餐人数界定，一般性商务餐餐标上线为人均 元、重要性商务餐餐标为人均 元；第三类按照实际发生额收费，按月 元为结算标准，尺度由部门负责人掌握，纳入部门成本；接待、会晤就餐费用申请，由部门填写，按权限审批；审批通过的接待、会晤就餐费用，采用先支付后财务报销原则进行结算；住宿费用接待、会晤过程中需安排客人住宿的，分为一般性商务标间、豪华标间标准安排；住宿费用标准按公司协议酒店的当期协议价格价格界定；接待、会晤住宿费用申请，由部门填写，按权限审批；审批通过的接待、会晤住宿费用，采用统一月结进行结算；交通费用接待、会晤过程中需使用非公司交通工具的，短程按出租车实际发生费用为标准