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集团公文行文管理制度 第一章 总则 第一条 为规范和严肃集团行文工作，提高公文质量，保证公文安全及时传递，特制定本制度。 集团所有公文的呈批和收发由综合管理部统一管理。其他部门或个人不得以公司名义行文。 第二章 细则 第三条 为确保公文规范，集团行文由综合管理部统一审核和打印。 第四条 为确保公文传递安全，集团内部传递由部门资料管理员或其他专人负责。 第五条 公文种类 主要有：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共11种。 第六条 公文格式 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送、印发机关和印发日期等部分组成。 1.公文标题。公文标题简明扼要的概括公文内容和公文种类。词义完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 2.主送机关。指公文的主要受理单位。 3.公文正文。行文内容完整、有序、条理清楚。 4.成文日期及印章。公文必须注明成文日期，以表明从何时开始下文。成文日期在公文正文下面向右错开，要写全年月日。成文日期一般以领导签发日期为准。 单一部门制发的公文落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。加盖印章应端正、居中下压成文日期。 5.抄送。需要收文的关联或间接单位、个人列入抄送。 6.发文部门标识。由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成。 集团发文标识定为：“湖南共创集团公司文件”。 7.发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 8.秘密等级。公文应当根据秘密程度划分等级。一般分为：内部文件、秘密、机密、绝密。 9.附件。公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件名称和件数。 行文规则 1.行文要严格按照相应格式书写和排版。 2.应按照隶属关系行文，不得越级行文。 3.平行或无隶属关系的，应使用平行文，如函、《工作通知书》。《工作通知书》是集团内部，即部门相互沟通协调的函，用于日常办公和业务处理，方便快捷。 4.要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。 5.明确发文权限。属于全局的重要事项，以集团名义行文。属于局部的重要事项，以部门名义行文。 6.公文由主办部门经办人拟稿，部门经理审核签字，送综合管理部审核签字后由经办人呈送领导签发。几个部门联合发文的，联办部门负责会签后，再递交综合管理部审核和呈送领导签发。 发文程序 一般包括拟稿、审核、核稿、签发、校对、打印、盖章、发文、归档等程序。 1.公文拟稿 经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要具体年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，除规范的简称外，一般不得用简称。 2.公文审核 部门经理对拟好文件审核签字。由经办人把《文件呈批单》和文件一并交到综合管理部。 3.公文核稿 公文呈批前由综合管理部负责核稿。核稿的主要内容是：是否要发；程序对否；规范格式；言简意赅；秘级审定； 第三章 领导签发。 第九条 公文签发 1、综合管理部核稿通过后，在《文件呈批单》上填写发文字号和密级，签署处理意见。由综合管理部经理根据轻重缓急，在《文件呈批单》上签“特急”或“急件”字样。按审批权限、业务分类，呈报相关领导审批。 2、公文呈送到公司领导批阅时，“特急”文件即时阅批，“急件”从速阅批，一般文件抓紧阅批。 第十条 公文校对、打印 1、集团领导签署修改意见后，原则上由拟稿人修改；特殊情况下可由综合管理部经理直接修改。一定要使公文按领导意见进行修改定稿。 2、修改稿送签时必须附上批签原稿。综合管理部负责最后核对。公文签发后，由经办人送综合管理部经理。综合管理部经理审查后安排专人印制。 第十一条 公文盖章 1、需要盖章的文件，打印后由综合管理部专人持正式文稿、领导签发的定稿和《文件呈批单》，到印章保管员处履行盖章手续。印章保管员核对无误后加盖印章。印章保管员须在《文件呈批单》上签字。 2、对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由综合管理部填写《发文登记簿》后发文。 第四章 公文发送和归档 第十二条 文件盖章后，将正式文件、领导签发的定稿、《文件呈批单》和电子版送档案管理员归档。同时由综合管理部专人填写《发文登记表》后发送纸本或电子版。 第十三条 对集团以外受文单位发文的，档案管理员通知经办人到综合管理部办理手续，由经办人负责发送。 第十四条 以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由档案管理员办理。 第十五条 内发文件加盖“内部文件”章，通知部门资料管理员签领。部门经理阅签后，及时交回综合管理部，档案管理员归档处理。 第十六条 综合管理部不得积压文件，在《发文登记表》