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数字化文档管理系统解决方案 •交流纲要  对数字化文档系统的理解  数字化文档系统实施经验 – 中国专利代码化文档综合管理系统 –金宏工程经济文献共享数据库系统 政府信息资源的2-8定律  政府的信息化建设中，被有效管理的信息资源只有20%，也就是我们通常所 说的结构化数据，这些数据基本都存储在各大应用系统中，如办公系统、 财务系统、统计系统和核心业务系统等。  80%的信息资源是被忽视的或者说是缺乏有效手段进行管理的，这些信息资 源也就是我们日常接触和产生的最多的数据也称之为非结构化数据：如办 公文档、电子邮件、业务卷宗、政策文件等，政府机关通常缺乏一个有效 的系统对其进行全生命周期的管理。  数字化文档管理建设概述 数字化文档管理系统提供管理大量非结构化电子和纸质文档的能力，文档管理系统经常与影 像处理系统配合使用，现在也有越来越多的文档管理系统把影像处理系统作为一个组成部分。 分发 发布 检索 审批 核实 归类 信息生命周期 反馈 审阅 修改 创建 评估 作废 归档 文档管理应该由业务流程驱动并覆盖信息的整个生命周期  为什么需要影像和文档管理 以下四个方面的主要因素使越来越多的机构开始实施文档管理和影像处理系统，以更有效地 存储、管理和分发信息，而这些因素也是政府部门所面对的。 •法律法规要求保 存文档 •文档的数量和复 杂度不断增加， • 内部和外部协同工作 如行政审批的申 越来越多 报表、证据、手 •管理版本、工作流、 •文档需要保存和利 续文件资料等 跟踪更改的需求在增 用的时间更长了 •信息的价值不断 加 •需要具有更好的性 提高，对跟踪保 •要提高文档生产的效 价比的归档方案 密、敏感文档更 率 改、审批和访问 的需求日益迫切  文档管理的价值 实施一套好的文档管理系统可以在以下几个方面创造价值。 文档管理可以用来… 文档管理的价值…  扫描物理文档 • 增强信息的完整性和集成性  建立文档的索引，以便归类 •缩短文档管理工作的周期 和排序