06合同与订单评审控制程序.docVIP

版 本 记 录 版次 页次 修订内容 修订时间 B/O 所有 整体换版 2012.04.01 会 签 记 录 会签部门 会签人员 /日期 会签部门 会签人员 /日期 会签部门 会签人员 /日期 编制 审核 批准 1.目的： 正确理解客户合同条款,保证公司具有满足合同要求的能力 2.范围 本程序适用于公司产品销售合同和订货订单的评审 3.职责 3.1市场部 负责组织合同评审,签订销售合同,负责合更改时的通知和确认 3.2研发部,工程部,品质部,制造部,计划部,采购部参与订单评审. 3.3总经理负责销售合同的最终批准和合同更改时的最终批准. 4. 定义 无 5. 程序 5.1合同条款的磋商: 5.1.1市场部和销售人员负责开发新客户及新的销售市场,代表公司与客户进行合同条款的具体磋商. 5.1.2在协商过程中,需对组成合同的基本条款逐条与客户明确，达成一致意见，对于电话交谈与面谈等形式形成意见，需进行书面整理，形成文字记录。 5.2销售合同评审: 5.2.1 在合同评审的磋商阶段,由销售人员进行评审、销售经理确认后提交生产工厂市场部复核后呈总经理批准。 5.2.2市场部将办理合同的批准程序情况记录在《销售合同办理一览表》中。 5.3销售合同的更改: 5.3.1由于履行合同条件的变化,顾客需要对售销合同的某些条款提出更改要求时,市场部 应组织与合同修改条款有关的部门,对相关的修改条款进行评审,填写《合同评审单》 当出现评审意见不一致时,市场部应与顾客进一步沟通和磋商,达成一致意见后,可修 订相应的合同条款. 5.3.2合同更改内容以重新签订合同文本或以《合同更改确认单》形式体现. 5.3.3合同履行中的来往信函、传真、电话记录等法律凭证应予以保存，作为合同附件。 订货订单的评审: 5.4订货订单评审: 5.4.1市场部接获客户有关新开发产品信息时,先填写《项目立项申请书》经研发部确认有开发实力,总经理与区域销售经理裁定有开发潜力,财务部核算成本,总经理确认价格可行后研发部对相关开发方案如电子方案、软件方案、结构方案、包装方案设计开发出相应的样机产品. 5.5订单的接收: 5.5.1对于客户实际订货的要求,需以订货订单用来作为生产的条件, 5.5.2一般客户需以网上订单或传真方式订货,如有特殊需求销售员电话口头订货的，市场部需登记在《口头/电话订单》。 5.6订单可分为翻单产品订单及新产品订单 5.6.1新产品订单评审:市场部接到客户订单或PURCHASE ORDER后,应对订单进行评审,评审方式分为合同评审单评审和邮件回复评审两种: 《合同评审单》评审:制定合同评审单,相关部门共同在合同评审单上签暑评审意见. ‘邮件回复’评审: 市场部以邮件形式发给相关部门,市场部应就产品的硬件、软件、附件、包装、交期等相关信息清楚注明.相关部门就信息要求进行评审，最终就评审意见以E-MAIL形式回复市场部.市场部再以出货通知的形式通知计划部安排生产计划. 如有特殊其它要求的机器，市场部需下《出货通知》给计划部评审。 5.6.2 相关部门评审内容: 市场部评审商务合约是否满足要求; 采购部评审物料采购计划,到料时间； 品质部评审检验规范,测试设备,检验完成时间； 计划部评审生产计划,备料时间. 工程部评审机器设备,工治具,SOP; 制造部评审生产完成时间. 研发部评审什么时间完成:样机,产品规格书,BOM,检验规范,测试报告. 5.6.3市场部就评审结果通知计划部安排生产.涉及变更时,市场部要重新执行订单评审要求. 5.6.4 在评审过程中，对涉及产品的制造可行进行研究，确认并保存记录，包括进行风险分析。 5.7订单执行跟踪: 5.7.1市场部每月25日前报《月销售需求》给计划部,计划部跟据《月销售需求》制作《生产月计划》和《生产周计划》。 5.7.2当《月销售需求》下发后,有下列情况时,市场部需以《出货通知》通知计划部； 新的订货订单,并且需在当月交付 订单撤销 订单更改 5.8翻单产品评审: 因本公司客户多为代理商，都签定了年代理合同,日常订单多为电话订单,在材料和生产工艺过程不变的情况下,市场部对签订年代理合同的客户不需再作《合同评审单》经确认价格、规格、数量无误后，按客户要求的时间交付产品. 5.9订单更改 a.若客户修改订单,市场部需下《订单变更单》依5.6.1条执行评审,计划部变更生产计划 b.合同或订单更改经评审后，不能修改时，市场部应及时以电话或书面形式通知客户. c.若公司内部要求变更时,相关部门评审，市场部或