应用文写作概说概要.ppt

按信息存在形式分类 主文件 支持性文件 辅助性文件 （二）电子文书模板 电子文书模板是一种文书写作软件，是用来制作新建文件的原型，包括文书样式、正文格式、图形、表格和文档类型的信息。 四、电子文书的管理法规 职业文书翔实准确 　　 文书礼仪包括范围相当广泛， 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，比如邀请函、传真等，在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。 公文写作中的礼仪知识 全称体现礼貌 职业文书类型广泛，包括贺函、贺电；感谢信、感谢电和感谢公告；邀请函、邀请电和复件；国书、全权证书、授权证书等，还包括一些事项通知。 　　 文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。 称谓表现尊重 　　 在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、会长、理事等。 如果收信人有两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，就需要选择个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。 电子邮件写作礼仪 （1）要小心写在E－mail里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定E－mail也可以作为法律证据。所以发E－mail时要小心，如果对公司不利，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。 （2） 邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。 （3） 不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上反而会令对方感觉不太好。 （4） 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。 传真接收发送礼仪 （1） 需要发送或接收传真时，如果需要人工呼叫，在接听电话时口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司名称和部门名称。交流时语气要热诚、口音清晰、语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中，说话的态度要自然。 （2）发送传真时应仔细查阅相关资料，传真应当包括联系信息、日期和页数，应尽量写清接收人的全名。 下课！ * 6. 公文生效标识 由发文机关名称、成文日期和机关印章三部分组成。 加盖印章有两种情况： 单一发文印章和联合行文发文印章 （1）单一机关发文印章：单一发文在落款处不署机关名称，只标识成文时间。 （2）两个或两个以上机关联合行文： 联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖公章； 联合下发的公文，联合发文机关都要盖章，印章之间不能相交或相切，且间距不超过3mm。 7. 附注 用于需说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。 “请示”件应在附注处注明联系人和电话。 （三）文尾部分 文尾又叫版记，包括主题词、抄送、印发机关、印发日期等。 1.主题词 是指能代表公文基本内容的规范化的单词和词组，其作用是方便电脑存储和文件检索。 （1）“主题词”三字位于抄送机关上方，居左顶格，后加冒号； （2）词目之间空一字，词目最后不加标点； （3）公文主题词一般不超过5个，先标类别词，再标类属词； （4）标类属词时，先标反映公文内容的词，再标反映形式的词。 主题词=基本类别+基本内容+文种 2. 抄送机关 （1）指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 （2）位置：位于主题词下一行，左空1字。 3. 印发机关、印发日期和印数 （1）印发机关为发文机关具体承办的部门，通常为办公室。 （2）公文开印时间，以公文付印的日期为准。而非成文时间。 （3）两者均位于末页页码上端，在同一行。 （3）印数即公文实际印了多少份，它是根据公文的发放范围和存档的数量确定的。 位于印发时间的正下方，写“共印××份”，用圆括号括入。 （四）其他规定 1.用纸规格 采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)， 版心尺寸为156mm×225mm。 2.排印 一律从左而由横排、横写，少数民族例外； 字距行距自定，眉边需留空。上白边(天头)37mm，下白边35mm ，左白边28mm ，右