商务沟通方法与技能-课件概要.ppt

商务沟通方法与技能 左 浪 277050976@ * 第四章：口头沟通 学习内容 学习目标： 1 3 2 了解口头沟通的类型 更加有效的进行口头沟通 了解口头沟通的影响因素 4 有效运用沟通的影响力以使自己成 为更加有效演讲者和听众 1 2 口头沟通的方式 影响口头沟通的方式 * 本章涉及的重要概念 1 3 2 面对面交流 电话沟通 面谈 4 6 5 非正式会议 正式会议 半正式会议 7 9 8 说话的语气 语言 倾听技巧 10 12 11 辅助语言 元信息系统 暂缓判断 * 4.1.口头沟通的方式 口头沟通：是指借助于口头语言实现的信息交流，它是日常生活中最常采用的沟通形式。 解决口头沟通被遗忘的方式就是对口头沟通的内 容进行记录。 * 4.1.1.面对面交流 * 指人们进行相互间的交流，是组织中最常见的传递信息方式，它产生与正式和非正式会议中。 4.1.2.电话交流 可以是内部沟通，也可以是外部沟通，与写信和开会相比，可以节省大量时间。 * 典型电话接听规定: 总是迅速的接听电话 礼貌的问候对方并给出公司的名称 礼貌的询问对方需要什么样的帮助 表述清晰 快速处理来电或者把电话转给能够提供合适答复的某个人 手头有笔，以备必要时记录下详谈内容 * 打电话时的要点： 打电话之前确保你知道自己想说什么 准备好所有需要的信息 知道你想与谁说话 说话简明扼要 如果找的人不在，留言需清晰 * 课堂练习1：使用电话 * 4.1.3.非正式会面 有时，主管或经理会定期与管理团队见面，讨论任何被提及的问题。如果这些会议定期举行，那就需要进行双向沟通。 * 4.1.4.面谈和其他正式会议 * 正式会议：这类会议要求提前以书面的形式通知与会者，并提供列有所需讨论事项的会议议程，更多的信息会在会议文件中给出。有关会议讨论情况会被记录在案。 正式会议召开的理由： 设立目标 监控进度 交流意见 讨论观点 向员工征求意见和建议 制定计划 做出决策 告知所做出的决策 * 4.1.5.半正式会议 有时，主管或者经理会定期与其管理团队见面，讨论任何被提及的问题。如果这种会议定期举行，那就需要双向沟通。 * 半正式会议讨论的指导性原则 有高层管理者的参与 任何要求采取行动的领域应该在会议一开始进行讨论 这样的开放式讨论应该定期举行 有必要让各层面人员参加会议 每位与会者可以畅所欲言 * 课堂联系2：一次会议 * 4.2.影响口头沟通的因素 4.2.1.说话的语气 4.2.2.语言 4.2.3.倾听技巧 在倾听时，我们应该能够： 提问 纪录所说的话 理解讲话人说话的真正含义 * 4.2.4.提问方式 提问技巧具有的诸多好处 检查你对讲话人说的话的理解程度 鼓励讲话人提供更多的信息 促进会谈双方的参与 帮助讲话人理清思路 表示对谈话的热情 * 4.2.5.有效的阐述观点 有效阐述观点的基本原则： 准备 吸引听众对讲话人的关注 传递信息 检查听众是否已理解你所传递的信息 * 验证听众是否已理解你所传递信息的方法： 注意听众的肢体语言 向听众提问 如果认为听众没有完全理解你所传递的信 息，那就重复那条信息 * 4.2.6.辅助语言 说话时的语气和表情等说话的方式而非说话的内容 * 4.2.7.元信息沟通 元信息沟通指在沟通过程中对沉默的运用。这些沉默可以用来强调信息，并且给予接受者一些时间来考虑信息的含义。 * 4.2.8.暂缓判断 * 包括认真倾听，并在讲话人传递完信息和所有讨论进行之后再做判断。在得出一个深思熟虑和合理的决定所需要的事实和讨论之前，所做任何的判断都会是不成熟的。 着急做出判断的原因 讲话人选择了不恰当的时间来传递信息 讲话人选择了不合适的地方 讲话人没有做适当的准备 讲话人讲话中含有方言 信息可能太长 讲话人的外表和正在传递的信息不相符 听话人拒绝回答问题，或者回答的很不好 听话人不喜欢讲话人所提及的信息 * 4.2.9.信息分析工作和学习中的信息，要认真分析，提炼住完整的意思 课堂练习3：对你参加的一次会议进行回顾 * *