活动审批程序.doc

第一章　活动审批材料 活动审批材料说明第一条　必备材料：活动申请表、场地申请表、财务预算表、策划书。 第二条　相关材料：宣传样板（一式两份）、赞助协议（一式三份）。第三条　活动审批材料提交时间：活动开展前不含双休日）。第四条　策划书要求：①策划书内容清晰具体，格式规范，版面整洁。②财务预算表必须单独成页，独立于策划书。③策划书内容在审批过程中可视情况作适当更改。 第五条　所有材料上注明的相关组织单位名称必须使用全称，材料内容需按照湖南农业大学学生社团联合会规定的格式填写。 第六条　活动申请表上的“经费预算与来源”栏需待财务部审核通过后在财务部值班人员的监督下逐项填于此栏。 第七条　宣传样板一式三份，交予学生社团联合会设计制作中心审批后，一份留在设计制作中心，一份留在活动部，一份自己保留。 第八条　展板、宣传单、海报、喷绘、横幅，所有样板必须有活动举办时间、主办单位、承办单位全称。 第九条　合同、赞助协议（一式三份）交与主席团审批后于团委老师批准方可签字生效。第十条　必须保证所有资料的整洁和完整，活动当场必须和策划内容大体一致（如有突发情况例外）。 第十一条　活动总结提交时间：活动开展后3个工作日之内。 第十二条　活动总结：内容精简，按学生社团联合会规定的格式填写。拍摄活动现场展板、海报、横幅、喷绘，与活动照片一起附在活动总结后面，并用一句话对每张照片加以注明。 第二节　活动内容说明 第十三条　受邀活动所收邀请函：必须内容清楚，附有邀请单位的签字、盖章，邀请人的电话号码。 第十四条　活动所请的赞助商必须有其简介，所请的嘉宾凡不是本校的师生，一定要附其详细的个人简介。 第十五条　以讲座形式开展的活动需要附有讲座的类型和相关内容。 第十六条　作为比赛的活动，策划书上要详细注明比赛的方式、流程、评委、评比规则、预计报名人数、所设奖项、人数以及发生突发情况的应急方案。 第十七条　爱心义卖活动原则上不予审批。 第十八条　会员大会不算月评活动，不需要审批，但是有场地需要的，可上交场地申请表单独批复。 第三节　活动场地及时间说明 第十九条　活动场地必须由社团内部成员事先联系场地负责人，确定此场地能使用后方可填到场地申请表上；如若场地已自行联系好则无需上交活动场地申请表。 第二十条　活动审核通过后，若场地有特殊原因需要变动，社团可持批好的场地申请表自行与教务处协商解决，并通知学生社团联合会活动部的相关负责人。 第二十一条　关于活动场地：①校内草地不需场地申请表 ②修业广场和农大车站不予审批 ③九教不予审批。 第二十二条　校外活动：需要有指导老师带队第二十三条　活动时间：社团开展活动的具体时间，尽量不可影响会员学习。 第四节　横幅及喷绘说明 第二十四条　活动中如需要横幅或喷绘，在活动审批好后由活动部相关负责人通知后，社团于学生社团联合会值班时间在金岸学社联办公室领取由校团委老师签字盖章的样板，于学校行政楼宣传部审核通过，最后由综合治理办公室审核通过并交押金后方可挂出，否则后果自负。 第二章　活动审批流程 第二十五条　设计制作中心→财务部→活动部→主席团→回递至活动部代交校团委审批 第二十六条　该社团理事长同意并签字。 第二十七条　学生社团联合会设计制作中心审核样板（展板、宣传单、海报、喷绘、横幅等），审核通过后在活动申请表上签字（活动中未涉及样板，该过程可省略）。 第二十八条　学生社团联合会财务部审核财务预算表，审核通过后在活动申请表上签字。 第二十九条　学生社团联合会活动部审核活动申请表、策划书、场地申请表、赞助协议，审核通过后在活动申请表上签字。 第三十条　学生社团联合会主席团审核后签字并盖章。 第二十一条　校团委老师审核后签字盖章。 第三十二条　学生社团联合会活动部通知该社团审核结果，并通知该社团负责人领取场地申请表及宣传样板，审核通过方可开展活动。 第三十三条　活动结束后社团负责人按时上交活动总结。 备注：社团负责人须在主席团审批后将活动申请资料回递至活动部后方可离去，以确保审批材料的及时修改。 附件： 湖南农业大学学生社团活动审批流程图 必备材料：活动申请表、场地申请表、财务预算表、策划书 相关材料：宣传样板（一式两份）、赞助协议(一式三份) 设计制作中心审核样板，并签字 财务部审核财务预算表，并签字 活动部审核活动申请表、策划书、场地申请表、赞助协议，审核通过后在活动申请表上签字 主席团审核后签字并盖章 活动部送至校团委老师审核后签字盖章 活动结束后社团负责人按时上交活动总结 社团负责人领取场地申请表。 自行下载三表一书表于QQ群共享 注：各材料必须用学生社团联合会统一格式，否则活动可以不予审批