04记录控制程序.doc

山东凤祥乳业有限公司乳品加工厂 程 序 文 件 版 号：A 修改状态：00 标题： 记录控制程序 生效日期： 页 码： 第1页 共5页 1 目的 本程序对质量管理体系记录进行控制，以提供产品质量追溯的依据及质量管理体系有效运行的证据。 2 范围 本程序适用于与质量体系有关的所有记录的控制。 3 引用文件和术语 3.1 引用文件 GB/T 19000—2000 质量管理体系 基础和术语 RY/QM 4.2 文件控制程序 3.2 术语 采用GB/T 19000—2000中的术语及下列术语 3.2.1 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 4 职责 4.1 品管科负责对质量管理体系记录的编号标识和编目统一进行管理。 4.2 各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、汇总和保存。 5 工作程序 5.1 记录的控制范围(见附录B) 5.2 记录的编号标识和编目 5.2.1 完整的记录的编号标识和编目 程序文件的记录 记录名称 年(2位阿拉伯数字) X X X X X X X X 月(2位阿拉伯数字) 程序、管理对象等（分类代号） 日（2位阿拉伯数字） 记录编号（3位阿拉伯数字表示） 发生次数(2位阿拉伯数字) 修订次数（2位阿拉伯数字表示） XX XXX 修订次数：XX 编号：XX XX XX XX 修改/日期 审核/日期 批准/日期 山东凤祥乳业有限公司乳品加工厂 程 序 文 件 版 号：A 修改状态：00 标题： 记录控制程序 生效日期： 页 码：第2页 共5页 b) 第三层文件的记录 记录名称 X X X X X X X X 乳品加工厂代号 年(2位阿拉伯数字) 部门代号 月(2位阿拉伯数字) 记录编号（3位阿拉伯数字） 日（2位阿拉伯数字） 修订次数 （2位阿拉伯数字） 发生次数(2位阿拉伯数字) RP XX-XXX 修订次数：XX 编号：XX XX XX XX 5.2.2 品管科组织编制与质量管理体系有关的空白记录表格，专业性较强的记录由相关部门编制，报分管副总经理签字批准后投入使用。 5.2.3 记录采用表格的形式，特殊需要可采用文件的形式。 5.2.4 记录的复制 新编制的记录表格在批量复制前，先铅印在本部门试运行一段时间，确认无需修改后，由记录的使用部门负责人报该记录的每季度需要量，经管理者代表审批后，由品管科文件资料管理员送集团批量复制。 5.3 记录的填写、收集和贮存 5.3.1 记录可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。 5.3.2 以手工填写的记录栏目必须用蓝色或黑色钢笔及圆珠笔填写。 5.3.3 各种记录必须正确、清晰、完整，便于查阅、追溯。 5.3.4 记录栏目中时间的填写要写清年 (用四位数)、月、日。 5.3.5 记录编号按发生的时间和发生次数排列填写8位数(如2002年3月6日，编号应填写 。若同一部门内有不同人员(工序或班组)在同一时间使用同一种记录表格时，则在编号前用英文字母(A、B…………)加以区分。 5.3.6 姓名签署栏目要签写全名(不得只有姓或名)。 5.3.7 记录中所有项目在填写时不得有空格，若有的项目未发生或未涉及到，应在项目空格 中间，