办公室系统业务培训文书工作专题发.ppt.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 二、精细操作 ⑦督办 督办是公文处理一项非常重要的工作，是保证公司政令畅通，集团公司、股份公司等上级部门来文及时落实的重要手段。从2006年初我们就建立了重点公文督办制度，对需要办理的公文进行督查，落实办理情况，发布督查报告，2008年以来得到了进一步加强，受到了公司领导的肯定和好评，截至目前共发布督查报告表7期，督查文件1300余次。 1. 收文办理 二、精细操作 ⑦督办 我们的做法是：按月统计收到需要办理的文件，编制收文处理情况督查报告表，与催办公文环节紧密结合，随时将紧急和重要公文办理情况进行登记，对其它一般需要办理的公文于收到次月后进行督查，落实办理情况并及时在督查报告表上登记。保证公司收到的每一份需要办理的公文能及时、按要求落实。 （在我们每期的督查工作中，得到了机关各部门和有关单位的关注、了解、理解、帮助和支持，在此深表感谢。） 1. 收文办理 二、精细操作 ⑦督办 1. 收文办理 问题：作为基层单位来说，是否也开展了此项工作？是否对公司以公文形式发布的决策、部署等进行了督促检查和落实？单位的政令是否畅通？公文运转是否高效？对公文督办这个环节可能还没有开展，或者说开展了，但是没有形成制度。 机关部门也需要加强内部收文处理情况的督办，尤其是通过电子文件系统处理的文件，传统的纸质收文处理是实实在在的文件摆在面前，只要你在办公室，就能看到文件；而电子收文在OA系统中运行，如果一旦工作忙（开会），半天不用计算机，就可能造成文件积压，不能及时处理；部门信息员（文书）从系统中看，自己的待办中没有需要办理的文件，实际上文件还在部门内部某个具体办理人处，一定要加强内部督办，同时要落实办理结果，在具体办理人员未清晰注明办理意见和结果的情况下，可以将督办的意见综合后标注在备注中。 （督办是提高执行力、保证企业决策和部署及时落实的有效途径，希望能在文书工作中大力开展。） 二、精细操作 2.发文办理 一般的流程是草拟－审核－签发－复核－印制－用印－登记－分发等。作为文书人员，发文办理中要特别关注的是即将印制的文稿是否做到了： ①符合国家法律、行政法规和方针、政策以及上级部门有关规定 ②情况确实、观点明确，条理清楚、表述准确，结构严谨、直述不曲，字词规范、标点正确，篇幅力求简短 ③根据行文目的、发文单位性质、职权和与主送单位的行文关系确定公文文种 ④人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体年、月、日 二、精细操作 ⑤拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 ⑥结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)” ⑦必须使用国家法定计量单位。 ⑧公文内使用非规范化简称，一般先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名 ⑨公文中的数字，除成文时间、部分结构层次和在词、词组、惯用语、缩略语以及具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字 2.发文办理 为什么要说特别关注？因为发文办理不仅涉及文书工作，更多的与秘书工作和职能部门关系紧密，文书更多要注意的是文稿的体例格式，能严格按照公文格式标准组织印制公文 二、精细操作 对这些文书人员关注的问题，应该是拟稿人员在起草文稿中更应注意的，目前也是大多拟稿人员在草拟文稿时经常发生错误的地方，尤其是4－9条涉及体例格式方面的问题，拟稿人员不按规范拟稿，造成核稿人员对不同文稿存在的相同问题反复修改，增加了重复性的核稿量，需要拟稿人引起重视、注意和规范。 2.发文办理 （举例：发文稿纸填写不规范，或者干脆不填，对发文规则不了解；印发规范性文件没有印发的通知，没有经过法律事务部门审议；还有引用文件不规范等等问题） 二、精细操作 2.发文办理 经验：财务资产处有些拟稿人员做得比较好，在校稿时与原稿进行比对，重点了解核稿人员在体例格式上的修改内容，并将排版正确的文稿留存，在第二次起草文稿时对存在的问题加以了解和改正，少犯重复性的错误，大大减少了核稿和复核人员的工作量，更为重要的是提高了拟稿人员的水平。 二、精细操作 发文办理中的审核环节至关重要，主要包括三个方面的内容。 (1)拟稿部门内部对拟发文件的审核，部门领导一定要把好关（现状） (2)文秘部门（秘书）的审核（也就是我们常说的核稿），重点是：是否确需行文，是否与有关部门协商、会稿，行文