[工程科技]OA档案系统操作手册.doc

人保健康综合办公应用系统 使用说明书(普通用户) OA档案系统操作手册 二〇一〇年十二月 档案管理手册目录 1 档案系统使用概述 3 2 文书档案系统 4 2.1 档案归档方式设置 5 2.2 档案管理模块功能 6 2.3 档案基础数据维护（档案管理员） 7 2.3.1 档案基础数据 7 2.3.2 档案部门维护 7 3 档案归档操作 11 3.1 文书档案库管理（部门归档用户） 11 3.1.1 文书档案著录 13 3.1.2 文书档案文档一体操作 17 3.1.3 档案库 20 4 档案查询借阅（全体用户） 26 4.1 档案查询 26 4.2 档案借阅申请单 29  档案系统使用概述 档案管理模块是办公系统中的一个大型模块，其功能齐全、方便，可操作性强；涵盖“文档一体”和其他门类材料的归档。档案利用、档案统计等功能。档案管理模块菜单项如下：档案库、文档一体、档案查询借阅、归档部门设置、文书档案分类管理、年度基础数据、配置初始化，不同权限的用户看到不同的部分。 （档案管理员） （分散档案用户，即各部门归档员） 档案库和文档一体：主要是对公文系统生成的各种公文按照年度、部门进行归档，主要由分散归档用户（各部门归档员）按照一定的原则进行归档，对档案进行排号、装盒最终移交给档案管理人员（集中归档用户）；电子公文系统之外的档案可通过著录归入档案系统中。 档案查询：主要是供用户对归入档案进行查询。 档案借阅：主要是供用户对公开标题的档案进行借阅。 其它菜单项为系统的档案管理员提供管理归档部门和归档分类及年度等基础数据。 文书档案系统 文书档案以《中华人民共和国档案法》、2006年第8号令正式施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、必威体育精装版DA/T系列档案管理数字电子规范（DA/T18档案著录规则，DA/T22归档文件整理规则）；《电子文件元数据标准》和《电子文件管理细则》两项行业标准的征求意见稿中相关规定、《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发[2001]6号）等法规性文件以及直属单位档案管理的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统计、检索、提供利用等项工作。系统提供以件为单位的立卷方式。 根据职能的划分系统将用户分为：集中归档用户（档案管理员）、分散归档用户、一般用户三个类型。 1、集中归档用户（档案管理员）：负责全公司案管理工作，即办公室负责档案管理的人员，其职责是负责档案基础信息的设置和维护；进行档案的著录和整理；负责档案的借阅审批、清退以及销毁等。 2、分散归档用户：即部门归档人员，主要负责本部门档案的归档工作，对本部门的公文进行归档，对OA系统外重要档案进行著录整理，最终将电子档案和纸质档案移交给档案室管理员。 3、一般用户：即部门一般人员，只能查询和借阅档案信息。 文书档案管理系统虽然针对不同的用户划分不同的功能，但是，就系统本身而言主要分为：文档一体、档案著录、档案利用、汇总统计、编目打印和档案基础信息等几个方面。 另外需要说明的是对于OA公文系统以外的其它档案数据，可以通过“档案著录”纳入办公系统中（纸制档案可以通过扫描转为电子文档后，进行档案著录）。 档案归档方式设置 在同一个归档年度内，按照“年度－部门－期限（永久、长期、短期）。这种归档方式，在期限下增加了文件盒号。如下图： 档案管理模块功能 用户登录系统后选择“档案管理”菜单，进入档案管理子模块。 档案基础数据维护（公司级档案管理员） 档案基础数据 档案基础数据主要是对每一个年度档案的保管期限进行定义，档案管理员可以根据必威体育精装版发布的文书档案保管期限规定灵活维护数据。 点击按钮添加每一年度的期限，填写年度、顺序、选择保管期限，点击即可。 档案部门维护 归档部门设置功能是管理每一个需要归档的年度及其这个年度内所有需要归档的部门，并指定部门的归档人员。 图：档案部门维护 对某一年度的档案进行归档之前，必须先为这个年度建立所有归档部门，添加方式有两种，一种是批量添加，一种是单个部门添加，下面分别介绍 批量添加部门：点击，填写归档年度（如2008），点击“选取”选择添加的归档部门（所有），点击确定，然后再点击确定即可。 图：设置归档部门界面 添加单个部门：点击按钮，进入添加部门页面，填写归档年度、归档部门名称、选择系统部门等，点击确定。如下图 图：将单个组织机构下部门增加为归档部门 ??? 点击按钮，使“归档部门”的前后顺序与“组织机构”顺序保持一致。 部门档案缺省开放范围 为每个归档部门的开放项选择开放范围，例如“人力资源部”，选择“不开放”则所有2008年的人力资源部的档案都不