关于规范采购需求说明的建议.pdf

关于进一步规范采购需求说明和供应计划的实践指南及建议 为进一步规范公司各职能部门采购作业操作流程和标准，明确相关采购需求说明的要素，确 保采购品质和采购需求与公司整体利益及日常管理规范相匹配。特推荐如下采购需求说明和供应 计划的实践指南及实施建议。 本建议将就请购需求单的填制、采购合同或订单的生成、付款审批程序的规范性要求三个方 面进行具体说明。适用于公司各项设备材料采购、日常办公用品、固定资产、服务类采购活动的 实务操作。重要说明：本指南及各项标准均建立在附表“采购付款审批流程图”的基础之上。 采购付款审批流程图 相关需求人员 ↓ 填制采购申请单 → 职能部门经理审核 ↓ 预算专员核量 ↓ 采购专员询价 ↓ 生成合同或订单审批申请 → 合约采购部经理审批 ↓ 成本专员核价 ↓ 生成付款申请单 → 公司高层决策 “采购付款审批流程图”中相关表单的填制要求如下： 一、请购需求单的填制要求： 1、必须明确最终受益者，如 ◆外部（如业主、客户、监理、政府、机关的具体名称） ◆工地（如现场项目负责人、施工员、分包、项目流转等） ◆内部（职能部门员工、公司各部门流转、公司高层领导等） 2 、必须明确采购目的或实际用途，如 ◆赠送（如样品、礼物等） ◆项目（如项目用设备、材料的采购需求） ◆内部消耗（如办公用品、固定资产等） 3、必须明确采购品项的需求程度或采购优先级 ◆告急（紧急采购） ◆正常采购前置期（流程采购） ◆无要求（准备采购或延期待通知） 4、必须明确所需产品或提供的服务品质要求，如 ⑴、品牌或商标要求 ⑵、行业统一规范编码或供应商型号规格 ⑶、明确技术规范要求，如： ◆物理性质（尺寸、强度、材质等） ◆设计要求(技术参数、公差等，必要时附设计、施工图纸) ◆制造工艺（生产过程和方法、操作维护要求等） ⑷、明确功能和性能要求 ◆期望达到的功能或性能效果（如质量水平、安全等级、所需维护与服务的等级等） ◆使用要求说明（如运行条件、备品备件、连接件的要求、使用年限等） ⑸、标准执行参照的确定 ◆外部标准（行业标准、国家标准、地区标准、国际标准） ◆内部标准（由设计或工程部提供的构成要求、尺寸要求、性能质量、安全要求、技术要求、 检测标准、可接受的质量偏差或推荐的使用安装、操作和维护的方法等） 5、 明确所需产品或服务的供应的及时性和可靠性要求 ◆交货数量、送货次数、交付时间、地点、运输方式和包装形式等。 ◆期望从供应商处得到的服务内容与响应速度（如是否需要现助安装、提供现场技术指导、 售后培训、维护与维修响应速度等） 6、 明确检验和测试要求 ◆抽验数量、批次、报验要求、检验标准等 ◆提供测试、检验报告和质量保证文件的要求等 二、合同或订单审批申请的规范性要求 ◆唯一的合同或订单编号 ◆申请人部门和采购经办人署名 ◆注明需购物品或服务的特征，如型号规格、主要技术参数要求等 ◆采购数量 ◆要求的交货日期 ◆交货或付款细节和限制条件 ◆预审合同附件 三、关于采购付款申请审批流程执行中应把握的原则： 1、确保必须有采购需求申请单，如为紧急采购则仍要求后补手续。 2、确保必须有产品或服务规格的技术审核，可由设