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GEC Program 时间管理的工具 * 月历 * 行事历与甘特表 * 效率手册 * 商务通与订房卡 * 闹钟 * 其它工具 第三篇：技巧篇模块8 会议的技巧 企业现状 * 大多数的企业在会议里决定其基本走 向 * 企业花在开会上的时间越来越多 * 开会的频率越来越高 定义会议 商业会议由若干人参加，他们聚到一 起是为了解决问题问题或作出决定。 开会的常见原因 ????? * 资讯传达与监督员工 ????? * 达成决议与解决问题 ????? * 开发创意 ????? * 激励士气 * 巩固主管地位 考虑其他交流方式 ????? * 视频会议 视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。 ??????* 电子邮件 电子邮件可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息而不会遇到真实会议中的麻烦和花费 * 其他 会议的价值 ????? * 从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 ? ????? * 从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率 ? * 评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”以及“会议开支是否控制在最低程度” 某高科技公司之会议开销 各阶层的职员人数 每周时数 每小时的负担比率估计 会议时间所耗的成本 高层主管（500） 中层主管（200） 低层主管（7000） 每周会议开销 每年会议开销 （￥5325000Ⅹ48周） 有效会议开销之估计 （占每年的50%） 无效率会议的成本损失 12 10.5 8.4 ￥100 ￥85 ￥50 ￥600,000 ￥1785,000 ￥2,940,000 ￥5,325,000 ? ￥255,600,000 ? ￥127,800,000 ￥127,800,000 *会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克1995年针对500家高科技公司的研究报告。 会议形式 ????? * 咨商式会议 ????? * 决议提报式会议 * 责任完全交付式会议 会议规模 通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。 准备议程 ? ? 6W 3H WHAT HOW WHEN HOW MANY WHERE HOW MUCH WHO WHY WHICH 6W3H 方法 如何进行您的工作之一 了解二个类型的工作目标 工作目标的种类 1.?? 达成状态的工作目标 是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目标。 ? 2.?? 解决问题的工作目标 是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距，或和我们的预想与期望不一样，因此，必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。 评估问题性质的两个步骤 步骤1 问题的优先顺序 ?????? 紧急性 重要性 妥当性 ? 步骤2 区分问题的类别 ?????? 发生型问题 谋求改善型问题 潜在型问题 如何进行您的工作之二 以PDCA完成达成目标的程序 P ——计划（plan） D——执行(do) C——检查(check) A——改正再执行(action) P D A C 改善后水准 PDCA 目前水准 PDCA PDCA 程序化计划的五个步骤： 步骤① 明确了解工作进行的目的及理由 （why）？为什么要做？ ? 步骤② 确定要做哪些事项（what）？ ? ? 步骤③ 谁来做？明确责任者及协助者 （who）？ ? ? 步骤④ 什么时候要完成（when）？ ? ? 步骤⑤ 明确如何进行及进行的顺序步骤 (how to)? 如何进行您的工作之三以问题解决程序达成解决问题的目标 解决问题的三个重点 1.?? 找出问题的真正的原因 2.?? 找出解决问题的重点对策 3.???订出问题解决的行动计划 ?????? 要做什么（what）? ??