[文学]文秘第十二讲.pptVIP

第十一讲、会务工作（二） 十、确定餐饮、住宿事宜 1.餐饮：就近。一般采用统一就餐标准。照顾少数民族、体弱多病、以及有其他禁忌者。 2.住宿：不可出现厚此薄彼的现象。在优先照顾长者，尊者，体弱者和领导的基础上，合理调配不同档次的房间。 十一、制定预算 本着节约的原则，将会议期间的每一笔开支预算详细列出，报经有关领导审查之后确定，然后按照预算表合理开支。 十二、会前检查 1.检查灯光、音响、空调、多媒体等设备 2.检查黑板、白板是否干净，准备好粉笔、白板笔等物 3.每一位参会人员座位前安放纸笔 4.在大门口放一块进入会场的示意板：“××会议在×层×号召开” . 第二节 会中服务工作 一、签到 1.秘书代签，在到会的姓名旁边做标记 2.卡片签到，在预先发的卡片上签上自己的名字上交。也可以用名片的方式。 3.簿式签到，在签到簿上签上自己的姓名职务等 4.电子签到，一卡通的方式，成本较高。 *签到结束后填写会议出席情况表，包括应到人数，实到人数，缺席人数等。 *如果重要人物缺席未到，要及时打电话了解情况。 *根据签到情况随时调整会议进程以及餐饮住宿情况。 二、引导 热情迎接与会者，并按礼仪规范将其引导入场。 内部会议，与会者一般都有自己的习惯座位。大中型会议，一般事先制作好各种座次标识用品（如：主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌）等，采取对号入座的方式，或是将会场划分为若干区域，以部门或地区为单位集中就座。 三、会议记录 1、记录会议的组织情况，它包括会议的名称、开会的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名；有些会议还要写清楚会议的起止时间（如年月日）。 2、记录会议的内容，它包括发言人的姓名、发言的内容、讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。 第三节 会后扫尾工作 一、清理会场 1、为乘车回去的与会人员安排车辆。 2、检查与会人员是否有遗忘的物品。 3、收拾整理会议室，使其恢复原貌。 4、临时借用的设备及时归还 二、整理会议文件 会议文件，如决定、议案、提案、会议记录、会议纪要等。一些重要的会议文件资料还要立卷归档，因此，会议结束后要依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。 第四节 会见、会谈 一、会见、会谈的含义： 1.会见：通常指主人会见客人，用于外交场合，也称会晤。 尊者、地位高者会见地位低者，也常称为“接见、召见”，反之，称为“晋见、拜见、拜会。” 例如： 胡锦涛主席会见美国总统奥巴马。 胡锦涛主席接见中铁一局总经理刘景书 第十一世班禅拜见胡锦涛主席 2.会谈：指双方或多方就某些重大问题进行磋商或谈判。和会见相比，会见的礼仪性比较强，而会谈则是实质性的，任何一方都是以实现自身利益为目的。 3.会见、会谈和会议的区别： 从范围上看，会议是一方内部（系统内）召开；而会见、会谈则是双方或多方进行意见交换。 从目的上看，会议的参加者往往目的相同，都是为了解决某一问题，实现的是共同目标，而会见和会谈中，虽然涉及的问题是大家共同关心的，但是各自要达到的目的不尽相同，各自都要争取自身利益的最大化。 二、会见、会谈时的座次安排 1.会见： 座次排列通常依照面门为上，以右为尊的原则。客人坐在主人的右边，译员、记录员在主人和主宾后面，其他客人按礼宾次序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧按身份高低就座。 弧形排列 方形排列 2.会谈座次 会谈，通常使用长方形、椭圆形桌子，宾主双方相对而坐，以正门为中。如果桌子是横向摆放，主方应背门而坐，客方应面门而坐。双方身份最高者居中。如果是竖向的，则以进门的方向为准，右侧为客方，左侧为主方 第五节 公务仪典 一、庆典的筹划与组织 1.庆典的参加人员： 各上级主管部门领导 相关友好单位 对公司企业发展关心和支持的友好人士 新闻单位 2.庆典的请柬： 请柬的落款，只署名不盖印章。 给尊贵客人的请柬，落款应该让邀请单位的领导亲笔署名。 对于一些重要客人，应该亲自上门邀请。 3.庆典会场 大多在公司大厦前坪或门前、组织的办公地点门前空地。 4.庆典设施 一般包括：音响设备，会场装饰物如花篮、彩球、悬幅，剪彩用的红绸布、剪刀、托盘、纪念品等。 二、签字仪式的筹划与组织 1.确定参加人员 1)签字人：原则上是根据文件的性质由双方各自确认。但双方签字人工作性质要基本一致，身份大体对等。 2）助签人员：协助主签人签字者。 3）观礼人员：一般是双方参加会谈的全体人员，出席人数最好大体相符。 2.签字仪式的场景布置要求 1）签字厅：比较有影响的，宽敞明亮的大厅内，也可以在谈判室内。签字厅内最好有一面适合做主题背景、面经较宽的墙。 2）摆设：在选定的长方形谈判桌后摆设两把椅子，作为双方主签人的位置。签字桌上摆放各自需要保存