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大型会场的布局 白板或投影 主席台 第五章 会议的预算与成本控制 一、会议的经费预算 会议经费的主要来源包括：与会者交费、参展商交费、联合主办单位交费、广告商与赞助商的捐助、公司资金划拨、出版与会议内容相关的出版物、提供旅游等附加服务。 会议主要的经费支出包括：文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传费、食宿补贴费、交通费以及不可预见的临时性开支。 对会议经费的管理要突出成本意识，加强成本控制和预算控制。 案例讨论 红光总公司将于2008年6月20日召开在“构建企业和谐劳动关系研讨会”，会期一天，届时，总公司将邀请劳动法专家、工会代表和政府相关部门的领导一起探讨在新劳动法实施的背景下如何处理好劳动关系问题。原预计参会人员将达到300余人，实际到会400人。该次会议的与会者每人交费1000元，预计联合主办单位交费5万元（实际交费5万元），预计宣传广告费2万元（实际3万元），预计会议组委会办公费5万元（实际6万元），承办单位的支出和报酬20万（实际20万），预计设备费3万元（2万元），预计营销3万元（实际4万），预计食宿交通费5万元（实际3.5万），临时支出1.5万元。请分别计算预算收入与预算成本、实际收入与实际成本、预算利润和实际利润。计算预算成本收益率和实际成本收益率，说明会议的实际赢利性如何？ 二、会议预算的调整 预算调整是指不改变预算总额，将预算额在不同时间或不同部门之间的相互增减。在预算执行过程中，可以由于管理的需要和其他不可因素的变化，在部门之间调整预算，但必须保证调整后的结果在会议结束后与总体预算相持平。 有时在举办会议之前就已经将预算调整计划在内，明文规定了调整金额在若干元之内，可以部门之间相互协商而不必经上级审批；调整金额在某区间内，须报预算管理办公室审核；在大于某区间时，报会议策划委员会审核。 在预算追加（减）后，均应形成新的追加（减）后预算表，注明追加时间、第几次追加、具体执行时间并编写追加说明。新预算另行编制，原预算另行保存，做为会议终了时预算考核的参考资料。 三、会议成本的审核与控制 由具体的会议操作部门提交预算执行报告，由公司领导或会议的组委会定时定期召开会议预算控制例会。 做到层层授权、层层控制，强调自我管理和监督。 注重质量，减少不必要的浪费，在预算执行过程中要加强对具体环节的管理和监控。 建立损益平衡表，经常对各项会议的财务指标进行分析和监测。 发送会 议通知 会议通知 发放管理 会议的餐饮安排 会议的住 宿安排 会议交 通安排 会议参观 娱乐安排 一、会议的餐饮安排 会议的餐饮服务直接关系到与会人员的身体是否健康和精力是否充沛，因此，在会议餐饮安排上要力求干净卫生、周到全面。 餐饮服务是会议的组织方和承办会议地点方需要进行协商的重要部分，包括不同数量的早餐、午餐、晚餐和招待会，要根据会议经费预算来协商。 会议的承办方要认真做好餐饮的预算、采购、烹调、就餐安排等工作。 在饮食安排上在干净卫生的前提下，力求美味可口、品种多样。 尽量照顾到不同国家、不同民族与会人员的饮食习惯、风俗、禁忌，照顾到不同地区和口味人们的需要，菜单安排不可过咸、过辣、过甜、过酸。 一、会议的餐饮安排 事先要准备好干净的饮食用具，提倡实行自助餐制和分餐制。 如果会议餐饮服务使用就餐券，组织方和承办方要事先协商由谁负责收取餐券。 注意照顾到因开会或服务工作误了用餐的人员，应预留一些饭菜。 有会间“茶歇”的，要注意提供足够的茶点 做好饮茶水和饮料的供应，参会人数较多的会议一般应提供矿泉水。 会议期间应配备必要的专职医护人员，如发现出现因饮食、饮水和环境卫生等原因造成的突发情况要及时予以处理。 二、会议的住宿安排 大中型会议由于与会人员多，会期相对较长，一般需租用招待所、宾馆、饭店、会议中心等。 在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁，然后综合考虑选择。 要是由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同的标准的客房供其选择。 如果由主办方支付费用的，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。 涉外会议的住宿要安排在有涉外接待资格的酒店、宾馆，其房间物品配置应有洗发香波、香皂、牙膏、洗手液、沐浴液、漱口液、发胶、香水、浴衣、浴帽、吹风机、防晒霜、针线包等。 具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。 二、会议的住宿安排 年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。 注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房