上海分公司办公设备管理办法.docVIP

上海分公司 办公设备管理办法 第一章 总则 第一条 目的。为了保证分公司办公设备的正常运转，提高设备的使用寿命，降本增效，依据公司管理手册，特制定此办法。 第二条 适用范围。本办法所指办公设备主要包括但不仅限于公用台式电脑、公用笔记本电脑、外置大型设备（投影仪、投影屏幕、电子显示屏、打印机、扫描仪、摄像机、数码相机、影音设备、复印机、传真机）、网络设备（机柜、服务器、交换机、防火墙、路由器、集线器、调制解调器等）、外置小型设备（独立芯片、内存条、光驱、各种功能卡、键盘、鼠标、刻录机、移动硬盘、闪存、手写板、录音笔）和其他低值易耗的辅材（墨盒、墨粉、墨水等）。 第三条 适用对象。分公司及各项目全体管理人员。 第二章 办公设备的购置 第四条 公用台式电脑、笔记本电脑的购置。根据公司文件精神，分公司原则上不予配置台式电脑和笔记本电脑（视频会议、远程监控等专用电脑除外）。 第五条 外置大型设备的购置。为方便管理和成本控制，外置大型设备按照能共用就共用的原则统一配备管理。 第六条 网络设备以及外置小型设备的购置。外置小型设备由信息化主管部门根据实际需要按需购买，做到物尽其用。 第七条 办公设备购置流程 （一）办公设备的申请 外置大型设备的购置需要由有需求的部门或项目提出申请，部门或项目经理同意，并经书面报请分公司。分公司综合办公室收文，交领导审阅，分公司经理书面批准后，方可购置。公司有要求及达到固定资产标准的,按公司相关管理办理上报审批。 书面请示必须做到格式规范，条理清晰，列明原因，标注设备价格（区间）。必要时需要提供两种以上型号供比对。请示要有印章或项目（部门）经理手写签名。 硬件设备的配备应本着节约、实用、有计划的原则，实行逐级负责制。 （二）办公设备的购买和验收 办公设备购置申请得到批准后，需在价格（型号）区间内再进行比价分析，做到有比价单和比价结果，务必确保实际购置与审批结果相一致。单价或单次购买金额超5万元以上的，须增招议标程序。 办公设备购置后需经验收才可履行报销程序。500元以下办公设备需项目（部门）内部自行验收，项目（部门）经理需把关确保经办与验收相分离。价值高于（包括）500元，小于5000元的需至分公司综合办公室填报物资验收领用单，经由综合办公室、财务部签字同意后完成验收。价值高于（包括）5000元的办公设备属于固定资产范畴，需严格履行固定资产的验收程序，由综合办公室、财务部、项目管理部联合验审后，由分公司经理签字后方可报销。 固定资产的验收需要提供设备的发票、保修单、使用说明书等原件。 第三章 办公设备的管理及报废 第八条 办公设备的管理。 （一）办公设备的管理责任人 公用电脑及外置大型设备的管理需做到专人负责，项目（部门）经理指定第一责任人，设备的日常维护由第一责任人全权负责，项目（部门）经理负管理责任。 （二）办公设备的维修保养 办公设备在保修期内出现问题，第一责任人应及时联系相关方，对设备进行维修。在保修期外出现问题时，第一责任人应将情况第一时间内反馈给分公司综合办公室，综合办公室根据实际维修成本确定维修方案。不得瞒报私自进行维修。第一责任人要加强设备的管理，如因个人使用不当，造成报废期内损坏者，直接责任人与第一责任人各承担设备现值（折旧后）的10%，项目（部门）经理承担30%的费用，剩余50%计入项目（部门）成本。 （三）办公设备的调配 本着厉行节约的原则，在报废期内的办公设备可供项目、部门间相互调配。项目完工后三日内，第一责任人应将办公设备移交至分公司综合办公室，并做好清点、移交手续，综合办公室负责做好设备的折旧工作，以备调配至下个项目（部门）使用。严禁项目之间私自调配办公设备的行为。 第九条 办公设备的报废 公用电脑报废年限为4年（每年折旧25%），外置大型设备一般参照固定资产报废年限执行，报废年限达到后，正常履行报废程序，若设备尚可使用，应纳入正常办公设备进行日常管理。 设备确需报废时，设备第一责任人应及时向分公司综合办公室提出报废申请，并填写报废申请表按要求履行审批程序后，方可报废进行处置。 第十条 办公设备的台账登记 各项目每月要更新办公设备的台账，标明第一责任人以及设备的具体情况、维修记录等，并于每月10日前上报分公司综合办公室。 各部门使用办公设备台账由综合办公室统一登记。 报废设备要及时纳入报废台账，报废处置款项全部交分公司财务。 第四章 附则 第十一条 本办法由分公司综合办公室制定，最终解释权归综合办公室所有。 第十二条 本办法自发布之日起施行。