联想空间商务接待新标准.docVIP

联想空间商务接待标准 第一条：总则 1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待流程和费用控制，特制订本标准。 2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。 3、本标准规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。 第二条：管理职能 行政管理中心是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由行政管理中心统一安排，特殊情况下，可由宴请部门自行安排，但不可超过相应接待标准。 第三条：商务接待工作原则 1、对等接待的原则。 对等原则：根据客人的级别和重要要性安排公司相应级别接待客人。 2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。 商务接待工作应规范服务，热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。 3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。 按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总经理另行审批或部门承担。 第四条：接待职责分工 1、接待内容包括：迎客引入、座位安排、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下： 迎客引入：根据客户重要性与等级，行政管理中心提前安排接待交通工具与迎接人员； 座位安排：行政管理中心根据客人等级安排座位，并准备好卡座，方便客人入座； 接待洽谈：根据客人等级和重要性行政管理中心安排公司相应级别进行接待和洽谈； 参观介绍：一般情况由部门负责人负责向客人介绍公司情况，如果特殊情况可由公司总裁向客人介绍公司情况。 2、接待人员应负责全程陪同来访人员，并及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交由部门领导。 第五条：商务接待流程 1、商务接待的申请与审批 （1）各部门在商务接待前，应在OA上填写《商务接待申请表》，经上级主管审核后，报行政管理中心安排接待； （2）申请部门在《商务接待申请表》内应明确接待标准、来宾人数、级别、接待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； （3）公司高层领导的商务接待活动，可由其助理填写《商务接待申请》，并作为接待负责人； （4）《商务接待申请表》填写时间应至少提前商务招待日一天； （5）经申请部门确认后的《商务接待申请》，按接待标准进行审批，审批层级如下： 接待标准 部门负责人 审核 行政经理 审 批 总经理 普通接待 √ √ 业务接待 √ √ √ 贵宾接待 √ √ √ （6）如接待申请部门要求部分或全部超出接待标准，《商务接待申请表》应详细说明情况并需要得到相应领导签字； （7）获批后的《商务接待申请表》最后经公司财务部备案，作为预支、报销接待费用的预算凭证。 2、商务接待的实施 (1)商务接待负责人依据获批的《商务接待申请表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办； （2）部门接待负责人至少提前一天通知接待活动相关领导，以便合理安排时间； （3）行政管理中心根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排； （4）贵宾客户来要提前做好招待会场布置准备； （5）接待负责人或公司，有必要时应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住等手续； （6）如接待负责人无法陪同，可由行政管理中心代为行使接待负责人职责； （7）公司领导与来宾合影后，由行政管理中心应将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念； （8）来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，以便公司进行改进。 第六条：商务接待过程要求 1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生； 2、被接待人员不包括公司内部员工或分公司成员，总经办领导同意除外； 3、接待环境标准 （1）物品摆放整齐，且表面无灰尘； （2）地面干净无脏物，空气流通清新； （3）室温适度，灯光合适，视频调好； （4）备品齐全。 4、公司参观规定 （1）安排来宾参观公司，须报行政管理中心批准； （2）参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后； （3）参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 5、接待礼仪要求 （1）参与商务接待人员应着正装，举止礼貌； （2）接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓； （3）接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李； （4）到达住宿地点后，接待人员应主动