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档案管理培训知识 讲解人：XXX 什么是物业档案 1 物业的档案管理 2 如何做好档案管理 3 01 什么是物业档案 什么是物业档案 ·物业档案管理：是物业服务企业在经营管理过程中留下的“痕迹”，它体现物业服务企业的经营管理水平、规范程度。 ·物业档案资料：是指从物业公司从事物业管理，服务过程中形成的作为原始记录保存起来，以备考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。 1 2 （一）定义 什么是档案管理 （二）表现形式 按载体不同：纸张、磁带、光盘、胶片 按结合方式不同：图、档、卡、册、表、证、声像材料 按记录方法不同：手写、复印、录像、摄影 按表达的方式不同：文字、图像、声音 什么是物业档案 （三）特点 真实性 原始性 1、从形式上：留下了管理者的笔迹和签名； 2、在内容上：记录着物业和关系单位的真实面貌以及管理过程的实际反映。 什么是物业档案 （四）作用 1、凭证价值 档案的凭证作用源于档案的原始性。物业档案资料既不是事后编写的，也不是任意搜集的，更不是虚假造作的，它是物业管理活动的真迹；具有法律凭证作用。 2、参考价值 档案的参考价值源于档案的记录性。物业档案管理资料不仅记录了物业管理活动的状况，而且记录了物业管理活动的发展，以及探索物业管理发展的成果。它对于考查既往情况、总结经验教训、摸清规律，具有重要的参考作用。 什么是物业档案 （五）档案工作内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 档案部门接收和征集档案的工作，解决档案材料的来源问题； 对档案的真伪、保存价值进行判断，区别档案材料价值大小、保管期限。经过鉴定后淘汰无用的材料； 以数字、数据等形式全面反映档案、档案工作和档案事业状况的手段，能够准确、集中地反映档案以及档案工作的客观情况； 将收集而来的零散文件进行分类、排列、编号、编目等工作环节； 对档案进行日常保护和管理，确保档案的安全，延长档案寿命； 编研 利用 档案编妍是档案利用的高级形式，是对档案信息的深度开发，具有较强的专业性； 档案利用工作包括提高阅览、提供证明、档案展览、提供咨询； 有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程； 什么是物业档案 （六）档案的分类方法 时间分类：按资料产生的时间来分类； 例如：员工档案、发文档案、业主档案等。 组织机构分类法：按企业内部组织构架； 例如：公共设施设备的维修养护记录归入工程部的运行记录。 事件分类法：按照全宗内档案反映的时间进行分类； 例如：社区活动档案、重大事件等。 02 物业的档案管理 物业的档案管理 包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检索、保存、分析利用，在某一时点上，及时、准确、全面的反映物业实物形态和使用状况的有关资料与数据。 （一）物业档案资料管理 物业的档案管理 1、档案的收集与整理 序号 时期 特点 范围 收集对象 1 承接查验期 收集时间较集中； 技术要求较高； 产权资料； 技术资料； 验收资料； 其他资料； 建设单位 2 物业入伙期 收集时间较集中； 安全性较高； 权属资料； 个人资料； 业主 3 日常物业管理期 贯穿整个服务期； 运行记录档案； 维修维护档案； 服务记录档案； 物业公司各部门 ·注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错不漏。 物业的档案管理 （二）档案的检索利用 1、常用检索工具：目录、清册； 2、利用方式：查阅、制作副本、综合分析等； （三）档案的保存与安全 1、保存期限：（根据企业、项目的实际情况） ※永久：无期限，如权属档案、大型设备技术资料等； ※长期：15-16年，本体、大型设备维修记录等； ※中期：3-15年，部分服务运行记录等； ※短期：3年以内，内部管理记录等； 物业的档案管理 保存注意事项： 1、注意物业基础资料（承接查验、入伙资料等）的保存整理和安全； 2、共用部分、公用设施的检测、检修与运行记录档案，这类档案的真实性、保存期限应有明确规定； 3、档案保护“八防”：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫（鼠）、防尘、放光； 03 如何做好档案管理 如何做好档案管理 建立档案目录 注意运行记录之间的联系 建立档案管理规程及相应标准 档案管理符合基本要求 管理者充分利用档案 如何做好档案管理 档案清册 权属档案 内部档案管理 运行记录档案 图纸资料 业主资料 （一户一档） 设备设施查验 公共部位查验 分户验收资料 员工资料 财务 行政 客户服务 工程维保 环境管理 日常工作记录 如何做好档案管理 档案的基本要求 1 2 3 数据准确、资料翔实；不错不漏，帐实相符；妥善保管，查询方便； 保证档案资料的完整、准确、及时、安全（