856-“永兴县教育公文管理系统”使用指南.docVIP

“永兴县教育公文管理系统”使用指南 一、登录 1、双击（连续点击，其间不移动鼠标）桌面上的 图标。 2、等待一小会儿，在如下图所示的窗口中点击用户名右边的矩形方框，选择相应的用户名或股室名称，然后在密码框内输入密码，点击“确定”登录。 二、使用 1、登录后将直接进入“待接收文件”，其功能分为8小块，布局见下图。 ①功能块分页，四个主要功能页面依次排列，单击切换主要功能，其它功能页面图示见后。 ②文件显示区。显示所有待接收文件的文件名。单击文件将使该文件处于被选择状态且用新窗口打开该文件，被选择文件显示为高亮（蓝色）。右侧显示被选择文件的“文号”、“发文时间”。选择文件的状态下单击页面右下角的“保存”按钮将会把该文件转存至“已接收文件”版块内，且将填入的处理意见、建议或结果保存显示。 ③所有领导、股室对该文件的处理意见、建议、结果将显示在这里。 ④所有领导、股室的名字。单击某个名字，该名字将出现在⑦处。 ⑤常用词语。单击某个词语，该词语将出现在⑦处。 ⑥所有领导、股室的名字。前面已被勾选意味着该文件已送至此领导或股室。未勾选则可以勾选，勾选并选择右下角的“保存”按钮后，该文件会被送至此领导或股室。 ⑦意见填写区。可以单击④、⑤中的领导股室名字、词语组成意见或自己填写意见。 ⑧打印功能。选择“打印全文”按钮将会打印被选择文件全文。填入数字在页数框内，再点击“打印”按钮，将会打印被选择文件的某个页面。 2、已接收文件。保存文件和处理意见、建议、结果供以后查看。 ①功能块分页，如上。 ②文件显示区。显示所有符合查询条件的文件。单击其中文件将使该文件处于被选择状态且用新窗口打开该文件，被选择文件显示为高亮（蓝色）。上侧“发文年度”、“标题”与“发文号”为查询条件。“发文年度”为必填项，填入的是需要查询文件的发文年份。“标题”与“发文号”为选填项，不填则为查询在“发文年度”内所有已接收文件。值得注意的是三个输入框的查询条件均为精确查询，不得含有空格。在查询的时候可在标题框内输入需要查询文件标题中所包含的“字”或“词”，之后单击右侧的“查询”按钮，将得到所有文件标题中包含该关键字的文件。其下方显示被选择文件的“发文号”与“发文时间”。 ③显示领导或股室对该文件（被选择文件）的处理意见、建议、结果。 3、互动公告。用于对市内任意一个（几个）同样使用本软件的单位（股室）发送文本信息。 ①功能块分页，如上。 ②公告显示区。显示所有公告的“公告单位”、“公告对象”、“公告主题”、“公告时间”。单击公告将使该公告处于被选择状态且在⑤显示该公告，被选择公告显示为高亮（蓝色）。此时单击⑥中的“删除公告”将会把选中的公告删除。 ③、④、⑤，包括⑥中的“发布公告”，为发布公告功能。发布一个公告依次进行如下操作： A、在③公告对象从左至右依次选择三个下拉列表中的公告范围。 B、在④、⑤中分别输入需要发布公告的主题与内容。 C、单击⑥中的“发布公告”按钮。 4、发送接收。对市内任意一个（几个）同样使用本软件的单位（股室）发送任何不超过25MB的任意格式文件。 ①功能块分页，如上。 ②查询功能。可输入需要查找的文件名中包含的字或词进行查找。如上所示，不能含有空格。 ③发送接收文件显示区。显示所有发送出去的或接收到的文件。单击文件名将使该文件处于被选择状态，被选择文件显示为高亮（蓝色）。此时单击④中的“接收文件”将会把选中的文件接收保存至硬盘。而单击④中的“删除文件”将会把选中的文件删除。 ⑤为发送文件功能。发布一个文件依次进行如下操作： A、在⑤发送对象从左至右依次选择三个下拉列表中的发送范围。 B、单击“发送文件”后选择需要发送的文件。因为一次只能发送一个文件，建议在发送多个文件时使用winrar将所有文件进行压缩后再进行发送。 5