财务分析软件应用第2讲.pptVIP

第二部分 Excel的使用 Excel作为微软公司开发的一款软件，由于操作简便，经常被用于财务工作中的进行数据分析，所以会计人员应熟练运用此软件。 学习目的：能够熟练的使用Excel进行数据处理、函数计算、统计、图表和分析数据。 第一节 Excel的基础知识 一、Excel的基本操作 1. Excel 的窗口构成 Excel 程序窗口与Word一样，具有标题栏、菜单栏、状态栏和工具栏之外，此外还有一些其特有的部分 ： 名称框：用于显示活动单元格的地址、定义单元格区域的名字或选定单元格区域。 编辑区：又叫编辑栏，用来输入和显示活动单元格的数据和公式。 工作表：由单元格、行号、列标、工作表标签等组成。 2.工作簿与工作表。 一个Excel文件也称为一个工作簿，默认的文件扩展名为“.xls”。一个工作簿包含的工作表的数量可以超过255个。 一个工作表由65536行和256列组成，共有65536×256个单元格。 每个单元格都有一个单元地址。其表示是列标在前，行号在后。即A1,B4。 单元格区域的表示。A1:A3等价于A1,A2,A3。 3.数据类型： 数值型数据。包括数字、正负号、小数点、货币符号等。常用格式主要包括：常规格式、科学记数法格式、时间和日期格式三种。 文本型数据。主要由汉字、字符串和数字串组成。公式中的文本型数据要用双引号括起来。 逻辑性数据。只有两个，TRUE（真值）和FALSE（假值） 4.选定单元格区域与工作表 选定一个单元格区域； 选定不相邻的多个单元格区域；Ctrl键的使用 选定行、列和所有单元格； 取消选定的区域； 选定工作表：选择一个工作表、选择相邻的工作表（Shift键的使用）、选择不相邻的工作表（Ctrl键的使用）、放弃选择。 5.输入数据和编辑数据 输入数据的方法 修改数据 删除数据 6.输入数值型数据。 数值型数据的有效数字为15位，数据在单元格自动右对齐。 宽度不够的问题。在单元格输入分数时：先输入零和空格，然后输入分数。 输入时间和日期时应该注意的问题，输入当前日期用Ctrl键＋；键，输入当前时间用Shift键＋Ctrl键＋；键。 7.输入文本型数据 输入数字串。例如身份证号码、职工号、学号等都是数字串，可以输入文本型数据，只要在数字前加入一个单引号“’”（英文）即可。例如，“’073000”为文本型自动左对齐。 输入多行文本。输入的内容过长时，可以使用自动换行和强制换行等方法使单元格显示多行文本。 8.输入数列 自动填充数列。自动填充数列要求在序列开始处的单元格输入序列的第一个值和第二个值，然后选定这两个单元格，鼠标指针指向“填充柄”再向将要填充的第三个值的方向拖动鼠标，实现填充。 注意使用编辑菜单中的填充选项和相邻单元格的自动填充。 9.显示和打印：显示设置和打印设置。 二、单元格区域操作 一般情况下，复制或移动数据会覆盖目标位置的数据。如果要保留目标位置的数据，可以使用移动插入或复制插入的方法。 1.移动、复制数据。可以用下述方法移动和复制数据的数据包括内容、格式和批注等。 用鼠标移动、复制数据 用填充柄复制数据 “选择性”复制数据 2.移动插入和复制插入 3.插入、删除单元格、行和列 4.命名工作表区域。对工作表区域命名的目的是今后对该区域的引用可以使用名字代替。例如，通过在名称框输入区域的名字，可以快速选定命名的区域，也可以在公式中用区域的名字代替区域的地址。 对工作表区域的命名。选定工作表区域，点击插入菜单再点名称、定义菜单，在文本框输入名字，添加。 快速选定命名的区域。在名称框中输入名字，可以选定该名字命名的区域。 三、工作簿与工作表操作。 对工作表的编辑操作可以通过鼠标右击工作表标签，选择相应的命令，或者采用以下方法。 1.移动、复制、插入、删除和重新命名工作表。 2.不同工作簿之间移动、复制工作表。 3.保护工作簿、工作表。如果在保护工作表或工作簿时设置了密码，只有知道密码的人才能取消保护，从而可以防止未授权者对工作表或工作簿的修改。 保护工作表。可以对整个工作表进行保护，也可以只保护指定的单元格区域。保护工作表的目的是防止对工作表的修改。 撤销工作表的保护。将要撤销保护的工作表作为当前工作表，然后点击工具菜单、保护、撤销工作表保护。 保护工作簿。保护工作簿的目的是禁止删除、移动、重命名和插入工作表，以及禁止移动、缩放、隐藏和关闭工作簿等。 4.窗口的拆分与冻结 拆分窗口。工作表窗口可以拆分为“一分为二”或“一分为四”。窗口拆分后，能够方便地同时浏览一个工作表的不同部分。“拆分窗口”常用于对较大的工作表的浏览。 冻结窗口。如果工作表过大，在滚动显示时可能看不到表头，这时可以冻结要显示的