以信息资源管理为突破点.docVIP

以信息资源管理为突破点----进一步构筑档案信息化与电子政务的和谐关系 电子政务建 设为新世纪档案事业发展提供了广阔的空间和强大的动力。对此，我国档案界已经充分认识，本市各 级档案部门纷纷制定规划，精心组织，积极参与到如火如荼的电子政务建设中去，长宁区、静安区等档案馆还创造了许多有益的经验。然而，由于各种原因，档案部门对电子政务建设的知情权、表达权、参与权和控制权还都相当有限，而电子政务建设部门对档案信息化 的认知度也比较低。因此，如何构筑档案信息化和电子政务的和谐关系已经成为档案部门面临的现实问题。 一、 信息资源建设是档案信息化和电子政务和谐的基础 我国电子政 务建设从上世纪80年代起步，期间经过“行政机关办公自动化”、“政府上网”、“‘金’字工程”等发展阶段，如今 已经形成了“三网一库”，即政府内网、专网、外网及信息资源库为基础的建设框架。电子政务建设的核心是信息资源管理，这是为什么呢？ 首先，信息 资源是电子政务的核心资源。电子政务系统处理的对象是政府形成或掌握的信息。政府是社会的管理者，也是社会信息最大拥有者和使用者。据统计，目前各级政府 部门大约集聚了全社会信息资源总量的80%。这些信息不但总量大，而且比一般的社会信息更真实、系统和集成，理应 属于优质国有战略资源。电子政务的“三网”是实现政府管理和服务职能的平台，三个平台的运行都需要依靠这些信息，并不断产生新的信息，及时、有效、系统、 优质的信息是政府管理的基础，决策的前提和为社会服务的依据。离开信息资源，电子政务将成为“无源之水，无本之木”。因此，电子政务建设的基础是信息资源 管理。 其次，信息 资源管理是当前电子政务建设的薄弱环节。我国电子政务建设已经发展了十多个年头。从信息的总量和网站的规模上看，我国电子政务建设可谓硕果累累。然而，随 着实践的发展，政府网站的问题也凸现出来。由于我国的电子政务由各政府机构分头建设，缺乏统一的规划、规范、标准和精心的组织管理，每个网站系统都建成了 自成体系，各具特色的数据库系统、操作平台、管理方式和工作流程，虽然各自运行正常，然而却是难以互通互连。“信息孤岛”现象带来政府信息资源采集难、更 新难、整合难、共享难、保管难、查询难的问题，由此造成许多宝贵信息资源的分散、闲置和浪费，制约了电子政务系统整体效益的发挥，违背了政府信息化的初 衷。由此，我国各级政府已经对此信息资源管理问题引起了高度重视。 二、 信息资源管理是电子政务与档案事业“双赢”的结合点 解决信息资 源管理问题为电子政务和档案事业的结合创造了必要的条件，也带来了“双赢”和“互利”的机会。 首先，电子 政务系统是档案部门取之不尽的信息宝库和服务社会的先进平台。档案是在社会实践中直接形成的、留备查考的原始记录。由于政府机关是社会活动的组织者、管理 者，其地位决定了电子政务信息是政府机关职能活动或社会重大事项的真实记录。这些信息影响范围广、作用时间长、涵盖内容丰富、可信度高，且以数码方式存 储，具有存储密集、处理灵活、检索快捷、传播迅速、多媒体集成等传统载体信息难以比拟的优势，因此它比其它社会信息资源具有更高的史料保存价值和长远开发 利用价值，理所当然成为现代档案的重要来源。 21世纪是信息社会和知识经济的时代，档案工作如何在实际上，而不是理论上与信息社会、知识经济接轨，并融入这个潮流中去， 当前迫切需要优化档案信息资源的结构和配置。近年来，我国档案界通过不懈的努力，虽然在丰富档案资源上做了大量工作，然而，档案专业在总体上还未改变传统 计划经济下形成的档案资源范围狭窄、结构单一的被动局面。主要表现在，反映机关党、政工作的文书档案占绝对的多数，而反映社会科技、经济、文化、人文，以 及家族、个人活动的，恰恰是当前社会查找利用十分需要的信息在档案中占很小比例。档案资源与社会需求不适应，是造成当前档案利用率低的主要原因。 由各级政府 构建的电子政务系统是全方位、高层次的信息开放平台，是社会优质信息资源的集散枢纽和存储基地。从理论上讲，借助这个平台，档案部门有取之不尽，用之不竭 的，又是目前档案馆藏中急需的优质信息资源。借助这个平台，我们还可以将任何档案资源（Anything），在任 何时候（Anytime），提供给任何地区（Anywhere）的任何人（Anybody），使档案服务达到现代信息传递利用的“4A”境界，彻底消除档 案部门与社会用户之间的鸿沟，实现档案信息的无障碍传输和全天候服务，为社会提供全方位、高层次、宽领域、多形式的服务。同时，还可以培养和锻炼档案干部 队伍，为队伍建设注入新的活力和动力，真正实现档案事业的跨越式发展。 其次，电子 政务建设可以借助档案部门的专业优势，加强政务信息资源的科学管理。信息资源管理是通过对信息资源收集、整理、存储、保护、监控等手段，以