浅谈人事档案的管理.doc

浅谈新形势下人事档案管理 宋永利 （延长石油集团管道运输公司 陕西延安 716000） 【摘要】新形势下，人事档案工作为了更好地适应信息时代、人才时代、市场经济的需要，更好地为经济建设和社会发展服务，就必须拓展充实人事档案的内容；开展人事档案内容搜集鉴定清理工作；克服公式化，突出个性化，实现档案内容的立体化、动态化。 【关键词】人事档案；管理；服务 人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，在整个社会管理中也占有重要的地位，发挥着重要的作用。任何路线、方针和政策的制定和推行，首先要解决用什么人和如何用人的问题。只有通过对人的合理管理，选择合格的人员执行公务，才能把事情办好。 一、新形势下人事档案的价值表现 1、人事档案是考察和了解干部的重要依据 要合理使用人才，就要了解人，做到知人善任。知人，就要全面地历史地了解人，所谓全面，就是要从德、能、勤、绩等多方面进行了解，既要了解其思想品德，又要了解其才能实绩；既要知道其长处，也要明白其短处，所谓历史地了解，就是不但要落脚其现在的情况，还要了解其过去的情况，不能只看一时一事，而要了解全部的历史和全部的工作。人事档案是个人在社会实践活动中形成的原始的历史记录，通过档案工作者的劳动，将其在各个时期生产的各种登记表、履历表、组织鉴定意见、学历、学位、进修培训、成绩评定、政审、奖惩、参加党派、招工、录用、入伍、任免、职称晋升、工资晋升、离退登记、健康状况等材料收集齐全，鉴别真伪，排列有序，装订成册，形成反映干部个人全部历史的见证材料。由于人事档案由确凿的原始材料和历史的证件组成，所以内容真实可靠，能为人事管理部门在选人、用人方面提供重要依据。 2、人事档案是落实干部个人有关人事政策的凭证 人事管理的根本目的在于充分调动工作人员的积极性和创造性，发挥个人才能，提高工作效率。因此，人事管理部门应该较好地落实党的人事政策，解决好干部职工工作福利、职称晋升、职务任免、离退待遇等各个人有关的人事政策，为解决好干部个人的各种利益问题提供可靠的凭证，使得他们心理平衡，心情舒畅，从而激发个体自身动力，从“要我做”转化为“我要做”。 3、人事档案能为开发人才提供信息 人事管理的核心，就是通过科学管理，发现人才、挖掘人才资源、使用人才、吸引人才和促进人才合理流动；使人与事之间、共事人之间的相互关系处于最佳状态，发挥最大才智，产生最好的效益，人事档案是保存人才资源的信息库，具有信息集中、系统、全面、可靠等诸多优点，能为人事部门提供各种信息，在发现人才，识别人才、培养人才、使用人才方面具有独特的作用。 二、目前人事档案管理存在的问题 1、人事档案信息不足，材料收集不完整、不全面 目前，人事档案分为十大类，第三类的每年考核鉴定材料不全，有的几乎空白且无法考证，这就严重影响每年薪级工资晋升。第四类“学历”材料残缺不全，录取通知书、成绩单、毕业生登记表、报到证不全，人事部门只得参照毕业证书及学籍档案进行核实，确定学制，为此花费大量的时间和精力。第九类干部任免、聘用材料不全，工作岗位的确认基本上只能按约定俗成进行，而如此则又违背了工资分配制度“一岗一薪、岗变薪变”的原则。 2、人事档案信息内容真实性无法确认 几乎所有进入人事档案的材料都有“组织鉴定”和“单位意见”一栏，但绝大多数部门材料都没有设置“所填内容是否真实”这一栏目；此外，填写“组织鉴定”或“单位意见”时，也没有要求对“所填内容是否真实”做出判断，填写表格时随心所欲，材料中的数据不尽一致，甚至弄虚作假，年龄越填越小，工龄与党龄越填越早，学历越填越高，在实践中，当事人档案记述内容模棱两可时，其真实性在很大程度上只能凭人事管理人员的主管判断以及工作经验而定，由此带来许多消极后果。 3、人事档案信息未经有效整理，利用效率不高 在人事档案中第九类录用、任免、工资、待遇及各种会议代表材料都是按时间顺序排列，但材料中所包含信息没有得到充分地整理、归纳、也没有得到提纲挈领的提炼统计，每次查阅时都必须把所有材料从头到尾翻阅一通，不仅很容易损坏档案材料，同时也降低了利用效率。 三、加强人事档案管理工作的对策 在新的形势下，人事档案工作如何更好地适应当今信息时代、人才时代的需要，更好地为经济建设和社会发展服务，是值得每个档案工作者思考的一个重要问题。 1、拓展充实人事档案的内容 作为一个社会人，必然会不断地产生各种新的有关个人经历的档案材料，将个人的动态信息及时补充进人事档案，有利于维护人事档案信息的时效性。人事档案应该根据时代的变化有选择地补充新产生的认识信息内容。现今应丰富的内容主要包括四个方面：一是诚信方面的内容。包括开始诚信、银行诚信、借贷诚信等多方面。二是工作表现及过程的内容。包括劳动合同、工作协议、聘用书、解聘、辞聘、反映工作效益、工作业绩、参与重大活动项目等材料。