环境管理体系 记录控制程序.docVIP

记录控制程序 文件编号：EMS/TH—CX05 版 本 号：A0 实施日期：2008-10-01 1 目的 对管理体系所要求的记录予以控制。 2 适用范围 适用于为证明环境管理、产品符合要求和管理体系有效运行的记录。 3 职责 3.1 办公室负责监督各部门对记录的填写和管理情况。 3.2 各部门负责填写、收集、整理、保存、归档和保管各相关记录。 3.4 各部门负责人负责审批本部门编制的记录格式。 4 工作程序 4.1 记录的分类 4.1.1 记录分为： a.与环境有关的记录； b.与管理体系运行有关的记录； c.来自相关方的记录。 4.1.2 与环境有关的记录包括环境因素识别和评价记录，生产日报表，紧急事件及应急措施的记录；环境投诉记录，能源、资源的消耗记录，法律法规与其他要求的记录；与设备等有关的记录等。 4.1.3 与管理体系运行有关的记录，主要有内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录、信息交流记录、环境管理方案相关记录、合同评审、合格供方评定、不合格的评审与处置、纠正和预防措施及服务等记录。 4.2 记录的标识、编号按《文件控制程序》执行。 4.3 记录的分级管理 各部门负责收集、整理本部门的记录，填写“记录清单”并予以妥善保管。 4.4 记录表格的设计和修改由各使用主管部门负责组织进行，经部门主管审核，管理者代表批准后，交办公室按《文件控制程序》编号、存档，并付诸印刷。 引入新的管理模式，需要增加表格，而原有表格能满足要求时，保管理者代表批准，采用原来的表格，编号不变。 4.5 记录的填写要求 4.5.1 记录的填写要做到及时、真实、内容完整、字迹清晰、数据准确、项目齐全，不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由并将该项用单杠线划去；以选择方式填写的允许空缺。 4.5.2 如因笔误或数据错误要修改原数据，应用单杠线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 4.5.3 不得用铅笔、红色笔填写记录。 4.6 记录的收集、归档 4.6.1 各部门应分别建立部门“记录清单”。 4.6.2 各部门应定期收集本部门的记录，填写部门“记录清单”报办公室备案。 4.6.3 各部门负责记录的收集、保存。 4.7 记录的查阅使用 4.7.1 如果本公司有关人员需查阅记录时，查阅人员应经部门负责人同意后方可查阅。 4.7.2 根据合同规定，有关记录可提供给顾客或其代表查阅。 4.7.3 外来人员查阅时要经管理者代表或其授权人批准。 4.8 外来记录的控制 相关方提供的记录由各职能部门验收并管理。 4.9 记录的保存、保护 4.9.1 各部门资料管理人员必须把所有记录分类整理，放于通风干燥处，所有记录要保持清洁、字迹清晰。 4.9.2 办公室编制“记录清单”将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总。 4.10 记录的借阅和复制 各部门保管的记录要便于检索，需借阅或复制的要经相关部门负责人批准，填写“文件借阅复制清单”并备案。 4.11 记录的销毁 对超过保存期的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由办公室或记录销毁部门填写“文件销毁清单”交办公室确认，报管理者代表批准，并由授权人执行销毁。 4.12 记录格式 4.12.1 各部门记录格式由各部门编制，经部门负责人审批后交办公室备案。 4.12.2 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》的有关规定。 5 相关文件 《文件控制程序》 6 相关记录 记录清单 文件借阅复制清单 文件销毁清单