实训 收发文实训ppt.ppt

文书处理 收文程序 总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了． 收文程序： 签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。 请第一组回答前三项的具体操作要领。 收文程序： 　　　　签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。 请第二组回答中三项的具体操作要领。 收文程序： 签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。 请第三组回答后四项的具体操作要领。 发文程序 秘书办公室： 王俐：（对那位刚招聘进来的小胡）小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。 胡：好的，我马上就写。 第二天： 王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。 王俐：放李总那去了？这么快？ 小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。 风光公司关于加班费计算方法的通知 各位同仁： 　　鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。 　　　　　　　　　　　　　　　　　办公室 　　　　　　　　　　　　　　　　　　二Ｏ一Ｏ年六月二日 实训题 １、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。 ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。 实训题参考答案 １，小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。发文程序应为： 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过程为： 领导交拟——领会领导意图——收集、组织材料——构思——讨论修改——送领导审阅 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同意后方可发文。 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审阅前，由秘书部门负责。 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日期。 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷就是批量“复制”文字、图形等。 用印：在正式文本上加盖印章。 发文登记簿 风光公司关于加班费发放问题的通知 各位同仁： 　　 鉴于目前公司业务繁忙，人手紧张，各部门加班工作比较频繁，敬请大家在完成工作任务的前提下注意休息。公司将根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有加班的员工。 二、发放的时段：法定工作时间（八小时）以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和至少一位同事书面证明。 　　　　　　　　　　　　　　　　　办公室 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二Ｏ一Ｏ年六月二日 评析 第一组： 签收时： 要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表示已收。 不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。 签收程序 拆封： 拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。 信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对。 收文登记簿 第二组： 分发： 分发要及时准确，最好将文件分为急件、要件、例行公务件、私人信件等，文件夹要明了。 文件处理单 传阅： 横传即应阅人之间相互传阅，原则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清责任。清查时，看文件有无破损、缺页；看应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标注清晰。 传阅文件，秘书要填