TS006信息沟通.doc

1 目的 为了规范信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于公司内部和外部信息的管理。 3 职责 3.1 各部、课、职能管理部门负责相应业务范围内的信息沟通。 3.2 企划课负责与上级主管部门的信息沟通及内部员工反映问题的处理反馈工作。 4 工作程序 4.1 总则 4.1.1 信息沟通的途径可以是口头或书面文件，以及其他一切可以利用的通讯及宣传工具(品)。 4.1.2 信息分为内部信息和外部信息。 4.1.3 信息内容应准确可靠。 4.1.4 各部门负责各自的信息记录。 4.2 内部信息沟通 审批 审核 制成 日期 日期 日期 4.2.1 内部信息包括以下内容： a、公司的方针、管理体系运行情况由企划课或管理者代表负责及时传达到公司的各部门及员工，相关方需要索取方针时，公司应满足其要求。 b、管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。 c、获取和更新法律及其他要求要及时地传递到相关部门。 4.2.2 内部信息沟通的实施 a、方针以板报、小册子为宣传工具公诸于众。 b、活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到相关部门，要求答复的必须在三日之内予以答复。 c、紧急状态下的信息按《应急准备与响应控制程序》规定进行信息沟通。 d、纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到相关部门。 e、传递接收方必须做好记录。 4.2.3 来自公司内部员工对质量/环境/健康安全事务的关注、询问、意见和提案等，可以用各种方式向其主管反映。 4.2.4 质量/环境/健康安全管理的监测结果，环境与健康安全管理方案的实施完成情况等规定事项的信息传递按相关的程序进行。 4.2.5 质量/环境/健康安全方针、目标、指标、重要环境因素、重大危害因素、法律法规要求、运行控制程序、应急准备与响应程序、内部审核结果、管理评审内容的传达，按相关程序的规定进行。 4．2．6 公司每日召开例行会议，由各部门的负责人和高层管理者参加；每月召开管理人员会议，中层以上管理者参加，需要时会议中就安全健康有关的事项如安全管理、EHS监测结果、法规遵循情况、内外部意见、事故事件信息等进行讨论并作出决定或处理意见，形成书面记录。 4．2．7 员工EHS代表在日常运作中注意收集员工关于环境、健康安全的意见和建议，必要时，形成书面报告，汇报至管理者代表，此报告应成为管理者会议讨论的重要内容。 4.3 外部信息 4.3.1 外部信息主要包括： a、上级主管部门的文件,应呈报公司相关领导后做出相关处理。 b、外部检查、参观、访问由企划课接待安排，并将结果报管理者代表。 c、公司的其他部门若收到有关的法律、法规和标准时，如质量、环境、资源、能源、消防等方面法规，应及时传递到相关部门。 d、相关方的信息(包括：政府、顾客、供方、安监部门、社区居民、顾客抱怨等)，由各部门分别接收。 e、发生事故按《事故报告、调查与处理程序》规定逐级上报。 4.3.2公司对于供应商和合同方的环境保护和健康安全保护要求，由生管课和企划课及相关部门以文件、传真、E-MAIL等适当方式传达至各供应商和合同方，要求其遵守本公司的环境保护和健康安全保护规定，共同促进环境保护和健康安全保护，对社会和员工负责。 4.4 信息交流的方式 4.4.1内部信息交流可以采用内部联络书、会议纪要、不符合报告、监测报告、培训等有关程序规定的方式。也可以采用在内部电子信息网上所提供的方式。 4.4.2 对外信息交流可采用《》mail等方式传递。 4.5 质量、环境与健康安全信息的交流和处理 4.5.1 质量、环境与健康安全信息受理部门接受了有关信息后要加以分析，对该问题的处理如质量、环境与健康安全管理体系文件中已有规定的，按相应规定处理，并做好处理记录，及时给予答复。 4.5.2对文件未明确规定其处理方法的信息，应用内部联络书的方式反映给相关部门进行处理，做好处理记录，并及时给予答复。 4.5.3确认问题超出现有体系文件控制范围的，应及时向管理者代表请示，经管理者代表批准后转发责任部门执行和答复。 4.5.4重大问题（如投诉、事故等）的处理，应向总经理请示。 4.5.5环境与健康安全信息处理的责任部门应用《环境与健康安全信息联络书》等适当的形式向企划课反馈处理情况，并得到信息提出方的认可。 4.6 重大信息的处理 质量/环境与健康安全管理者代表负责就紧急情况的应急措施及意外事件、事故同当地环境和健康安全主管部门、紧急救援部门进行必要的联络。 相关文件 《应急准备与