TS002记录管理程序.doc

1目的 对有关质量、环境与健康安全记录和报告进行标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理，作为证实材料，确保质量、环境与健康安全记录得到妥善的管理和充分的利用，以增强产品及过程活动可追溯性。 2 适用范围 适用于质量、环境及职业健康安全管理体系各要素活动中产生的记录或报告的控制。 3职责 3.1品管课负责组织全公司质量、环境与健康安全记录的管理。 3.2各部门分别负责本部门形成的质量、环境与健康安全记录的管理。 3.3各部门应指定质量、环境与健康安全记录的管理员，负责相关质量、环境与健康安全记录的标识、收集、查阅、归档、贮存和处理工作。 4程序概要 4.1质量、环境与健康安全记录的编制 4.1.1各类质量、环境与健康安全记录的具体编号方法及标注形式详见《文件与资料管理程序》。 4.1.2各类质量、环境与健康安全记录的编制部门提供记录式样，由品管课批准后登记在《记录汇总表》。 4.2质量、环境与健康安全记录的填写与要求 4.2.1对全公司所有质量、环境及职业健康安全活动应按程序文件或有关规定做好相应的记录或报告并及时正确地传递或归档。 4.2.2记录或报告的基本内容包括：记录名称、编号、涉及的产品或项目、主要内容、相关的数据、填报人和填报日期等。 审批 审核 制成 日期 日期 日期 4.2.3填写记录或报告时，应该数据正确、字迹清楚；栏目填写完整，不应由缺项；记录清洁整齐，便于保存、查阅。 4.3各类记录的控制单位应定期对所积累的记录进行统计分析和评价，分析质量、环境及职业健康安全存在的主要原因，制订并采取纠正和预防措施，以达到质量、环境及职业健康安全持续改进的目的。 4.4质量、环境与健康安全记录的归档和保管 4.4.1各控制部门对应归档的记录，应按具体类别或时间进行归类装订。 4.4.2对存档的记录，应填写并保存《记录汇总表》。 4.4.3各记录的保存部门应提供防潮、防虫、防霉、防火的贮存环境。各类记录的保存期按《记录一览表》上规定的期限执行。如无特殊规定时按以下期限保存： A、生产件批准记录、工装使用及修整记录、采购订单、销售合同及合同评审、合同修改记录，在产品停产后再保存一年。 B、质量审核、安全环境审核、质量评审和安全环境评审记录保存三年。 C、计量器具校准记录保存2个校准周期。 D、对于涉及D零件（存档责任件）的记录，至少保存15年。 E、其它记录保存2年。 4.4.4质量、环境与健康安全记录管理员应定期清理超过保存期限的记录文件，填写《记录销毁表》，填写销毁记录的名称、编号、页数、记录形成的时间等内容，相应经品管课负责人或本部门质量、环境与健康安全管理责任人签字批准，与指定的监销人一起销毁。《记录销毁表》经监销人签字后由质量、环境与健康安全记录管理员保留五年。 4.5记录的查阅 用户或其代表、相关方需查阅记录，应经相关控制部门的领导同意后（必要时需办理查阅手续），保管员或公司员工个人查阅记录，应在控制部门内部进行，不得外借。 4.6记录或报告可以以电子媒体形式或硬拷贝进行保存和控制。 5.相关记录 《记录一览表》 《记录销毁表》 6.相关文件 无 福州台达汽车配件有限公司 程序文件 编号：TS—P002 制订部门：企划课 记录管理程序 第一版，修订：1 第 3 页 共 3 页 生效日期：2005年 2 月 1 日