MM08-采购退换货流程.doc

MM08-采购退换货流程 采购退换货 业务流程名称: 采购退换货 流程编号及版本号 编号：BPD-MM08 版本：V1.0 业务流程定义文件签署表 业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。 项目中职务 姓名 签字 日期 TCL部品（光电科技）关键用户 谢芳 TCL部品（光电科技）流程所有人 王晓峰 TCL光机关键用户 李庞晋 阎晓莉 赵心亚 TCL光机流程所有人 朱林 TCL显示关键用户 王妙荣 TCL显示流程所有人 戴谋新 IBM顾问 刘庆 TCL项目经理 林雪梅 IBM项目经理 夏玲芳 1. 业务流程目的： 采购退换货主要描述的是库存采购的退货及换货处理。 2. 业务流程的相关原则： 2.1 采购退货主要指由于质量原因、价格原因，或者其他原因造成的货物退回供应商的操作；采购换货是指将货物退回供应商，供应商重新送货的操作。 2.2 采购退货不光是货物退回供应商，还涉及到供应商发票的退回，及供应商红字发票的开出等多种情况，比较复杂。在本流程中，退货有两条主线： （1） 退货发生在当月 此种情况，由于供应商发票还未入账，则可以将原始发票退回供应商并将货物退回； （2） 退货发生在跨月 此种情况，由于发票已入账，故此采用开退货订单，让供应商基于退货折让证明开红字发票的方法进行。 2.3 采购换货时，供应商原始发票并不退回，主要是货物的交换。 2.4 采购退换货的注意事项： （1） 在退货时，需要采购员根据系统记录判断原始发票是否已经做过发票校验处理，并判断是否发生在退货的当月； （2） 发生退货并需要供应商开红字发票时，本公司财务部门必须去税务部门申请退货折让证明，可以根据原始发票申请全部退货或者部分退货； （3） 换货时，必须时同种物料，相同数量和价格的换货，并基于原始的发票及订单。如果供应商换回的物料不是原先订购的物料，则不能应用换货流程。必须先退货，再重新采购新的物料； （4） 在换货时，当有发票校验冲销发生，如果供应商换货送回不能在发票冲销的当月完成，则财务应付会计必须先基于原始发票做未收货情况下的发票校验，将发票入账，以符合会计制度要求； （5） 采购退换货中间发生的有关费用，如运费、关税等根据公司采购部门与供应商协商的结果由财务做相应的会计处理； （6） 采购的退换货必须在本公司与供应商达成一致的情况下进行。 3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变 3.1相关的规则和政策改变 · 从流程上规范了采购的退货与换货操作。 3.2 对组织结构调整的要求 · 采购部门负责接收供应商送达的发票，然后送至财务部。 4. 版本控制： 版本 作者 日期 更改内容描述 V1.0 刘庆 2005.02.22 创建 5．业务流程图例解释 本段主要描述流程图的符号。 6. 业务流程图（在VISIO中画流程图） 7. 业务流程的详细步骤： 7.1 物料管理模块的采购退货业务流程步骤: 步骤 用户 系统 事务 描述 下一步 1 业务人员 系统外 退货需求产生,填写退货通知单 由于质量、价格等原因产生货物退换的需求，填写退货通知单经部门领导审核后提交采购 2 2 采购员 系统外 与供应商确认 采购员根据退货通知单与供应商协商退货事宜 同意转3；不同意转库存报废与问题物料处理流程 3 采购员 SAP 是否在收货待检区 采购员在系统中查询订单收货纪录判断该笔退货是发生在收货待检区还是从本公司库存退货 是转8；否转4 4 采购员 SAP 采购订单是否已做发票 如果是从本公司库存退货，则采购员在系统中查询对应的采购订单是否已经在系统中做过发票校验处理 是转5；否转8 5 采购员 SAP 是否当月 如果对应采购订单已经做过发票校验动作，则采购员判断是否是在退货的当月做的发票校验 是转6；否转10 6 采购员 系统外 通知应付会计做发票冲销 如果是在当月做的发票校验，则采购员及时通知财务应付会计做发票冲销操作 1 7 应付会计 SAP 发票冲销 根据采购的通知，对相应订单的发票校验做冲销操作 8 8 应付会计 SAP 原始发票交采购送回供应商 财务将供应商原始发票退回采购，采购再将该原始发票退回供应商处 9 9 仓管员 SAP 采购退货 仓管员根据采购员通知退相应的订单做退货操作 15