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动力机械有限公司钻机分厂行政办公室管理制度 　　动力机械有限公司钻机分厂行政办公室管理制度 　　为提高员工文明经营水平、维护公司对外形象，以便充分利用和体现公司整体实力，要求各部机构全体人员执行如下守则： 1卫生守则： 　　1．1每天下班离开岗位前须将本人办公桌面清理干净整齐，各种物品按照规范位置摆放。 　　1．2外出（不论出差外地或本阜）前，须将文件和资料妥善存放或保管，以利于查找和防止流失。 　　1．3每日上班前应先清扫室内，将公共区域（如会客室、区等）整理干净整齐。 　　1．4每周最后一个工作日下班前，全体在岗人员彻底清扫整理办公室内外。 　　1．5文明办公和室内外卫生由办公室主任负责监督管理。 2电话守则： 　　2．1拨出或者接听电话必须使用规范语言，特别是接听电话首先报出“你好，动力公司”六字。 　　2．2重要电话需要作来电记录，替其他同事接听电话应记录流言板或流言条。 　　2．3工作时间不要拨打私人电话，如果接听私人电话要简短捷说，避免影响他人使用电话。 　　2．4下班离开办公室时注意将传真机设置为自动接受状态。 　　2．5节假日注意将电话设置为自动转移状态。 　　2．6电话由办公室主任负责管理，电话和传真由所在部门负责人负责管理。 3微机守则： 　　3．1上班时间不得使用电脑游戏软件，从网上下载软件须经系统管理人员同意。 　　3．2禁止使用一切外来软盘，如果属于工作需要使用软盘，应该首先预防性清杀病毒。 　　3．3微机上储存的数据记录、财务统计或税务资料、客户档案、商品价格等，输入人员要设置修改口令，共用文件要由创建文件者设置共用的打开文件口令，财务管理系统由系统管理人员设置授权使用口令。 　　3．4下班前应注意按照规程关闭微机和主电源。 3．5计算机由公司指定人员专职管理。 4接待守则： 　　4．1用户或者有关业务人员来访，接待者要在来访登记薄上记录。 　　4．2客户来访不论是否有业务，一律礼貌迎送，至少送至办公室门外。 　　4．3无论人员来访还是电话咨询，如果不是本部门业务，一定要替其它部门和人员转达信息到位。 　　4．4如果来访或者来电要找的不是自己熟悉的人员，一定查询内部通讯录后答复对方，不要轻率答复“不清楚”。 5必威体育官网网址守则： 　　5．1以纸张文字形态存放的价格资料、投标文件、客户档案、财务报表等以及其它不宜外传的商业秘密，一律妥善锁放，不要随意放置，避免流失。 　　5．2分厂印章使用要由保管者登记使用事项；合同专用章由各部门专人保管和使用，责任由保管者承担。 　　5．3公司各项资质证明（营业执照、代理证书等）由财务保管，其复印件和有关授权证明等要注明姓名和用途，登记发放。 　　5．4各类合作协议和各种商业合同原件一份作为档案留存，由出纳保管。 5．5必威体育官网网址工作由办公室主任负责。 6安全守则： 　　6．1下班注意关闭水电（煤气）、检查窗户和锁好主门。 　　6．2公司安全工作、节假日值班安排以及检查由办公室主任负责。 　　本制度适用于钻机分厂所有部门，总监督检查人为办公室主任，各部门落实责任者为部门负责人。