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目 录 一、您是否也碰到以下困惑？2 二、BOXPRO是什么？6 三、BOXPRO能帮您做什么？7 四、BOXPRO特点11 五、BOXPRO适用行业及应用场景13 1 / 16 一、您是否也碰到以下困惑？ 企业、政府、高校、设计院等组织机构在其日常业务运作过程中通常会产生 大量的以电子文档形式存在的非结构化数据和半结构化数据，比如电子邮件、文 本、表格、幻灯片、CAD 文件、网页、扫描传真件、图片、视频、音频等一系列 电子文档数据，同时这些文档会随着业务运作的持续进行而不断积累增长。IDC 研究表明每18 个月，组织的数据以双倍的量成长，而其中90%就是非结构数据。 由于这些文档承载了重要的业务活动信息，所以任何组织机构都面临着如何高效 有序地采集、存储、管理、分享以及利用这些文档数据的现实问题。 图1-1 电子文档管理现状图 组织机构在对非结构化数据和半结构化数据有效管理利用的过程中面临的实 际问题包括： 1、海量数据高速增长 据统计2011 年全世界的非结构化数据总量达到了295 千兆兆（1018）字节， 且所有的数据增长中的 80%来自于非结构化数据。为了应对这种爆炸式的增长， 2 / 16 组织机构要么一次性地投入巨大成本购置存储系统，此时如果预先估计不足，就 很容易造成设备闲置浪费，要么必须不断地追加存储设备，由于技术架构的原因， 原有系统很难弹性持续地扩容，所以只能不断新建系统，新系统与老系统之间往 往不能很好地集成，最终形成了一个个信息孤岛。 2、文档分散存放 很多单位一般在全国分布众多的分支机构，电子文档分散存放不同地点。这 种现状使得组织机构无法从全局层面有效整合文档资源，难以对文档数据进行统 一地保存、组织、利用和维护，极易导致文档数据的丢失、重复、损坏及无法识 别，因此无法准确掌握文档数据的当前状况。从业务人员自身角度来看，四处分 散的文档数据会给日常工作带来很多问题，比如容易丢失、查找困难、版本混乱 等。 3、文档组织混乱 由于缺乏集中的电子文档管理手段，业务人员只能各自管理维护文档数据， 所以机构很难对文档进行统一有序地组织管理，结果就造成了尽管文档的数据量 庞大，但是混乱的组织结构在相当程度上阻碍了业务人员快速准确地查找和定位 所需的文档信息，并且文档数据不能有效加以处理和利用，团队合作中的文档共 享传播也成为问题，同时也给文档备份维护带来了很大的困难，因此极大地降低 了电子文档数据的业务价值。 4、难以支持移动访问 一方面文档数据的分散存放造成了无法快速访问或者根本无法访问指定的文 档资源，另一方面无序的文档组织结构会造成不同组织机构管理层级之间的文档 访问控制策略的混乱错误，给业务合作中的文档访问带来困难，同时从外部公共 网络中访问组织机构需要对外公开的文档也会因为数据存放分散和访问策略混乱 出现问题，妨碍机构对外宣传交流。在当前移动互联网环境中，文档数据的分散 存放和混乱控制也会给业务人员的移动办公造成很大障碍，比如当业务人员在外 3 / 16 出差时需要访问其办公室中的文档资料时会因为数据存储未联网或者防火墙策略 有误而无法访问。 5、文档不易共享 在缺乏集中统一的文档数据存储管理平台的情况下，使用者难以方便地发资 料送给他人，或者很难将文档与整个部门机构的人员共享，比如用邮件附件方式 发送大文档时发送失败可能性很大且可靠性差，使用U 盘等移动存储设备只适合 于近距离的文档共享且容易传播病毒，互联网公司网盘服务连续性和数据安全无 保障、功能简单，搭建专用的FTP 服务器需要较大的投入和维护成本才能满足实 际业务需求否则实际效果有限，FTP 服务器的管理和使用易受到机构的管理架构 和地域分布的制约。 6、文档协同困难 除了不易共享文档之外，组织机构的团队成员还很难方便地进行基于文档的 协同工作，比如协同编辑、修改、审核、标注、评论文档内容，特别是当团队成 员进行跨地域的远程协作、以及处于移动环境中进行移动协作时，都只能依靠电 子邮件、IM(MSN、QQ……)来回发送修改过的文档，无法团队协同、处理大文档， 工作效率很低。 7、数据缺乏备份 文档分散存放和文档组织混乱还会使组织机构的文档数据缺乏系统全面的备 份恢复机制，跨部门跨机构的文档存放现状使