毕业设计论文成绩评定书归档步骤-上海大学档案馆.DOCVIP

上海大学档案馆 成绩总表、毕业设计（论文）成绩评定书 归档流程 归档步骤 注意事项 上海大学档案馆编 二〇一七年二月 目 录 成绩总表、毕业设计（论文）成绩评定书归档流程………………3 成绩总表、毕业设计（论文）成绩评定书归档步骤………………4 成绩总表注意事项 ……………………………………………………8 毕业设计（论文）成绩评定书注意事项……………………………10 成绩总表、毕业设计（论文）成绩评定书归档流程 成绩总表、毕业设计（论文）成绩评定书归档步骤 前期准备工作 一、整理名单 将本年度要归档的学生名单（包括本年度退学、转学、结肄业学生）分类合并到一个excel表格（表一、表二、表三）中。 二、修改表格 （1）将表头的“二〇一七届”改成“2017届”。（图示1） （2）表格中毕业年月改为“2017.07”。（图示2） （3）表二、表三中的“专业”栏，专业名修改成“系名+专业名”，例“绘画（国画）”专业添加系名后改成“国画系绘画（国画）”；不分系的学院及独立系，不做修改。（图示3、图示4） “临时库”著录 三、导入数据 （1）使用工号、一卡通密码登陆档案管理系统。 （2）点击本单位(“教学档案”(“文件目录”( “导入”(“浏览”，选择要导入的excel表格(“打开” ①选中“成绩大表”、页数改成2页(点击“上传”，完成成绩总表的数据导入，生成临时档号。 ②选中“毕业设计评定书”、页数默认2页(点击“上传”，完成毕业设计（论文）评定书的数据导入，生成临时档号。 四、校对数据与实体 逐卷核对成绩总表、毕业设计（论文）评定书实体与系统导入数据，核对内容包括卷内名单次序、页数，必须完全一致。个别学生成绩页数为1页、3页或4页的，需系统里个别修改。 五、提交数据归档 临时库导入数据经档案馆相关收集老师审核后，方可在临时库里选择需要归档的案卷，点击“归档”按钮，提交归档。归档后的案卷在打印库里生成正式档号。 “打印库”打印 六、打印卷内文件目录、案卷封面、案卷移交目录 打印库中，点击“案卷目录”，选中目标案卷，点击“打印” （1）选择“打印卷内文件目录”（使用A4白纸打印）。 （2）选择“打印案卷封面”（使用黄色牛皮纸打印）。 （3）选择“打印案卷移交目录”（使用A4白纸打印、一式两份）。 纸质材料编制页码、备考表填写 七、敲页码 对照打印出的“卷内文件目录”中的起止页码，逐卷逐页按顺序、每卷从001开始敲页码。 八、填写备考表 （1）本卷情况说明：填写卷内文件的情况，如文件的缺损、修补、补充、移出、销毁等情况，以及其他需要注明的情况。无特殊情况，此项一般不填写。 （2）立卷人：由兼职档案员签字。 （3）检查人：由部门档案工作主管领导签字。 （4）收集指导人：由档案馆收集指导室老师签字。 （5）立卷时间：填写案卷完成立卷的日期，如：2017.07.01。 案卷实体归档前检查工作 九、检查案卷 核对案卷封面与卷内文件目录的档号是否一致，核对卷内文件目录和卷内文件的内容、页数是否一致，检查备考表是否填写完备。 十、核对移交目录 对照案卷移交目录，核对归档案卷实体，保证档号、卷数、页数相符。 归档步骤图示1、2 归档步骤图示3、4 成绩总表注意事项 表格打印 字迹清晰，表格完整，不歪斜。 去除页眉、页脚。 盖章 盖学院（系）公章。 盖在院（系）名称位置，压字盖。 边缘完整，字迹清楚，不重叠加盖，不切边。 页码 凡是有字的一面，均需敲页码，页码敲在非装订边一侧下角。如图示1~4。 必须用黑色油墨，三位数字敲号，号码清楚。 每卷从001开始敲号，卷内号码连续，不漏号、跳号，页码不切边。 备考表 本卷情况说明 填写卷内文件的情况，如文件的缺损、修补、补充、移出、销毁等情况，以及其他需要注明的情况。无特殊情况，此项一般不填写。 立卷人 兼职档案员签名。 检查人 档案工作主管领导签名。 收集指导人 档案馆负责收集相关老师签名。 立卷时间 统一格式，8位数，如：2017.07.10 归档时间节点 每年9月底前，完成当年毕业学生的成绩总表的归档。 特殊情况 提前、延期毕业学生的成绩总表，按实际毕业年度立卷。 中途退学学生的成绩总表，按其退学年度立卷。 插班生、转学（转入）、转院系学生的成绩总表，由转入的院（系）立卷归档。 转学（转出）的学生成绩总表，由原院（系）于转走当年立卷归档。 图1、A4新版成绩总表 图2、A3旧版成绩总表 图1、A4新版成绩总表 图2、A3旧版成绩总表 图3、A4旧版成绩总表 图4、B4成教学院成绩总表 （A3缩