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电子表格Excel在物资管理工作上的应用 董洪潮 美国微软公司推出的电子表格Excel以它卓越的功能，赢得了世人的青睐，下面把我在物资管理工作上如何利用它的卓越功能提高工作效率简要介绍如下，主要是资料的收集和积累、管理，特别是统计数据。 新建Excel一工作簿，在一工作表内用列分别表示各列单元格内数据类别，类别名称（表头）列于第一行（申报时间、申报单位、项目等，见图1）， 图1 表格组建结构 在“金额”列第一单元格编辑一次公式（等于其前两个单元格相乘，即“数量”乘“单价”），并用填充柄一下填充“金额”整列（一般单位一年20000行就足够了）；用行分别表示各品物资的具体情况（见图1）。 当采购计划到后，按以下步骤操作： 1．把材料内容一次复制到表中相应部分上（我让各单位材料员在送计划时把电子文件也传给我，都会吧！），如图1选中部分。 2．把其它没复制上的内容（申报单位、时间和项目等，因这些内容都在计划皮上，上报计划表内没有）利用填充柄很快就能添上，采购单位、单价、金额先不添。 3．利库的在“采购单位”列添上“利库”（库存放在另一工作表，利库数量直接从库存表中减掉），部分利库的把其分为两行，两行数量之和等于申请数量，添上相应内容。 图2 把利库部分物资与要采购部分物资分开 4．把利库部分与采购部分分开：复制“采购单位”列，插入到第一列，从第一列开始选中到最后一列，点击排序钮进行排序，这样“采购单位”列中有“利库”字样的各行就都连在一起，其余的“采购单位”列中为空，各行也都连在一起。如图2所示。 5．把需采购的进行分类：复制“类别“列，插入到第一列，从第一列开始选中到最后一列，点击排序钮进行排序，这样“类别”列中相同类别的各行就都连在一起，如图3所示。 图3 按类别列排序 6．将各类别打印出，进行多个商家报价，比价确定商家后添上“采购单位”、“单价”，“金额”会因公式预制而自动上数，因每一类材料被分成多个商家，而每个商家的材料不可能都上下连着，要打出采购书就必须使每个商家的材料都上下连着，所以再按“采购单位”列排序（方法跟5步类似），打印出采购书审批后到商家采购。 7．提完货的，填上“交接单号”，“交接单号”是空的就是还没有到的货；结帐给支票的，填上发票号，便于对帐，发票号空的，就是尚未付款。 8．所有的计划都接着往下累计（我厂平均每年累计10000多行次），每个计划都做如上处理（完全可以多计划一起处理）。 以往计划不分类，到经营本计划主要类别的一商家采购，就是因为手工分类，整理很麻烦，更谈不上各个类别又比价分为多个商家了。 将一年所有发生物资累计到一工作表是为了物资统计，物资统计是物资工作的重要部分，因为它提供的数据能为领导掌握企业经营情况，为领导决策下步工作提供重要依据。领导在年中月末，特别是年末或是随时都会向你要各种数据，如某个项目共（或已经）用了多少钱的材料、上个月花多少钱采购材料、某部门共（或某月）发生多少材料费、欠多少货款、哪些货已（未）到？等等，或许，这些你自己更应清楚。以往这些数据手工翻票子，再按计算器，哪一个你都得算两天，还极易出错，现在不同了，有了Excel，你只需点点鼠标，两分钟就统计出来，又快又准，领导能不欣赏你的工作能力吗？ 9．统计各种资料，如要统计某个项目用了多少材料费。首先按“项目”排序，复制“项目”列，插入到第一列，从第一列开始选中到最后一列，点击排序钮进行排序，这样“项目”列中相同的项目行就都连在一起了，在要查项目最下一行下插入一空行，选中该项目对应的所有“资金”列单元格，单击自动求和钮马上就求出来了（见图4为求防汛项目共花多少钱），你还可以在“项目”为防汛的所有行内对其它列进行二级排序，求些更细的数据（如再按“单位”排，可知每个单位防汛花多少钱；按“时间”排，你可以知道每个月防汛花多少钱，等等。 图4 排序求和 利用9步的方法，你可以按每列排序，求出各有关数据。按“时间”，能求出每月发生的材料费；按“单位”，能求出各单位发生的材料费；按“项目”，能求出各项目发生的材料费；等等，所有这些，你都可以二级排序，甚至三级，如图5为利用申请单位为一级排序，项目为二级排序来计算“检修”单位在“大修”项目上发生多少材料费。 你可以在一个工作簿上建多个工作表，一个工作表上存某一年的资料，当然，你也可以把多年资料放在一个工作表上，方便集中查找。这样可以累计多年资料（如图4为2000年到2003年资料），进行多方面的比较分析。利用查找功能，你可以很方便地查找各种信息（如价格），只要在查找对话框内输入关键字符，很容易就找到。 图5 利用二级排序统计“检修”单位在“大修”项目用的材料费 以上这些工作由手工来完成，其难度是可想而知的，可以说是很难完成的，用此方法却是那么简单。此方法我2000年开始使用，并无私地教