文档处理的综合应用.ppt

第3章 文档处理的综合应用 文档处理的高级操作 这一章主要包括三类题目 格式和样式 主控文档子文档 邮件合并 其中第二类是最容易失分的，主要是一个路径的问题，保存路径、保存类型等。 第一部分 格式和样式 1、样式的应用 选择 格式?格式和样式，打开样式和格式任务窗格，选中文字，到右侧任务窗格里找到相对应的样式单击即可应用。 2、样式的修改 从右侧任务窗格中找到要修改的样式，单击右侧的下拉三角按钮?修改，打开修改样式对话框，如有图所示。 ***样式基于正文/以正文为基准样式 ***自动更新，选上自动更新，修改完之后必须重新运用一次。 第一部分 格式和样式 3、样式的新建 新建样式的时候一定要把光标定位到文章结束的地方，这样新建的样式就有了一个首行缩进的格式 之后单击新样式按钮，打开新建样式对话框，如图所示。 第一部分 格式和样式 4、保存 按照题目要求，先保存当前文档，之后文件?另存为，先选择保存类型：文档模版，之后文件名，最后选择路径：考生文件夹 第二部分 主控文档子文档 1、文档视图 页面视图(常用)：它以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来。 普通视图 ：无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等。 Web版式视图 ：最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案。 大纲视图 ：根据段落的大纲级别有层次的设置，在大纲视图中的文档可以折叠和展开。 设置大纲级别如下图所示 第二部分 主控文档子文档 2、创建主控文档子文档(做完主控文档子文档之后要回到页面视图) 视图?大纲，切换到大纲视图，如图所示，在+-号后面的显示级别选择显示级别为2，把这篇文章创建成二级主控文档。 第二部分 主控文档子文档 3、创建题注、书签 题注是对”图“的一个说明，包括两部分：书签和编号。如图1、图2、图3…图就是书签。 选中一张图?插入?引用?题注，新建标签，输入“图”，确定，确定，之后在选择第二张图，插入?引用?题注，确定。一般对前三张图设置题注 ***选择 图，右击?题注，同样能创建题注 书签：选择要插入书签的文字，插入?书签，输入书签，添加。 ***让插入的书签显示出来：工具?选项?视图?选上书签?确定 第二部分 主控文档子文档 4、自动编写摘要 工具?自动编写摘要，选择摘要类型“新建一篇文档并将摘要置于其中”，长度为原文的15%，之后确定。 5、创建目录 把光标放到文章开始的地方，插入?引用?索引和目录?选择目录选项卡，选择目录类型、显示页码、页码右对齐、显示级别为3/4级等。 第二部分 主控文档子文档 总结：做这一类题目的时候，关键的还是保存路径的问题，首先打开A3，切换到大纲视图，做完第1题之后文件另存为A3a，之后再回到A3中继续做第2题，第3题自动编写摘要之后，把摘要以A3b为文件名另存，之后还要回到A3中做第4题，创建好目录之后保存。 在整个做题过程中，一共打开A3三次。 第三部分 邮件合并 1、调出“邮件合并”工具栏 视图?工具栏?邮件合并 第三部分 邮件合并 打开数据源之后，“邮件合并工具栏”上所有的按钮都能使用了， 4、插入合并域 我们要进行邮件合并，必须把数据源与框架上需要填充的内容建立一一对应的关系才行，这种关系就是通过合并域来实现的。 从左边数第6个按钮，插入合并域，按照样文，在适当的位置插入相对应的合并域 5、插入word域(时间) 从左边数第7个按钮，插入word域，根据题目要求进行操作。 ******询问一次：如果在合并过程中只想询问一次，就选上询问一次，按照题目要求来进行设置 第三部分 邮件合并 6、排序或筛选记录 从左边数第3个按钮：收件人 单击收件人按钮，之后单击某一自段前的下拉三角按钮?高级?排序记录/筛选记录，按照题目要求进行 单击收件人按钮，单击需要筛选的字段前的下拉三角按钮，直接筛选出需要的数据。 第三部分 邮件合并 7、合并邮件 从右边数第4个按钮，合并到新文档，单击该按钮，出现合并到新文档对话框，选择要进行合并的记录之后确定。 附加内容 – 论文格式 大家以后都会面临毕业论文，现在个大家简单介绍一下在论文中我们所需要的知识 1、创建目录 在论文中目录要求很严格，必须自动创建目录才行，怎么创建目录呢？ 视图?工具栏?大纲，调出大纲菜单，如图所示。 附加内容 – 论文格式 2、毕业论文各部分内容的排版具体要求为： 中文摘要： ⑴ 居中打印“摘要”二字（三号黑体），字间空一字符；