浅论电算化会计档案的管理.docVIP

精品论文 参考文献 浅论电算化会计档案的管理 曲丽媛1 王 刚2 1、哈尔滨铁路局牡丹江工务段，黑龙江 牡丹江 157000 2、哈尔滨铁路局鸡西工务段，黑龙江 鸡西 158100 摘 要：会计电算化是现代会计发展到一定时期的产物，会计电算化档案管理是单位会计工作的重要组成部分。就会计电算化会计档案的管理遇到的问题谈点一管之见。 关键词：电算化会计档案；现代会计；存在问题 1 电算化会计档案的管理存在的问题 首先，作为产生会计电算化档案的财务会计账务处理软件开发不规范，功能上没有顾及到档案的保存与管理。相信在不远的将来，单位电算化会计档案的归档保存及档案的入馆（室）的接收完全实现自动化、智能化。其次，会计电算化档案收集困难，其整理与保管的范围和领域标准确定遇到了新的问题。电算化会计在我国实行的时间不长，且不是很普遍，电算化会计档案的范围和标准成为全新的领域。因此，国家暂无明确界定，各企事业单位档案收集整理、档案部门的该种档案管理也更难做到准确。再次，会计电算化档案管理中档案利用的直观可视性受到挑战。在档案的利用过程中，电算化会计档案只有通过计算机系统及财务软件且二者的版本必须和档案储存时的版本相同，存储在存储介质中的才能被看到，不像传统档案那样直观可视。第四，作为档案管理一部分的电算化会计档案的原始性受到挑战。电算化会计档案的存储介质存储的档案，外观形式上看并无明确分辨上的差别。内容上，其字体无差别，并容易被增、删、改动，原始性不像传统会计档案那样容易判定。第五，会计电算化档案的安全性、完整性要求标准难以准确达标。国家虽然制定了关于电算化会计档案的安全性、完整性的标准，但由于已实现电算化会计的单位人在思想观念上和单位物质条件的不同，并且各单位在实际工作中对电算化会计档案安全性、完整性的要求不同，会产生一定的差别。 2 电算化会计档案的管理存在问题的主要原因 （1）在电算化会计软件的开发过程中，会计软件开发人员的知识结构构成不合理，缺少与档案管理软件对接的功能模块，会计电算化与其档案管理处于一种“脱节”状态，不能满足档案管理工作需要。这是当前迫切需要解决的问题。 （2）单位领导对电算化会计档案的重要性认识不足，对电算化会计档案的收集的范围和领域及标准不熟悉，也不够重视，很难按要求和标准收集齐完整的电算化会计档案。计算机有关的资料应当归入相应固定资产档案中去，和电算化会计档案收集发生矛盾。这时，往往由单位领导说了算。这时如果领导不支持，很难按要求和标准收集到完整的电算化会计档案。 （3）电算化会计档案的提供利用是其档案保存与管理的目的与归宿。单位电算化会计档案的第一价值的实现，就是单位内部的档案利用。由于《会计档案管理办法》第七条规定：各单位保存的会计档案不得借出。某些会计档案只能采取档案复制和档案阅览的档案利用方式。因此，在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们在档案利用中所调阅的会计档案会出现下述两种情况；直接调阅和间接调阅。 （4）电算化会计档案的原始性认定具有其自身的特点。电算化会计档案载体的非直读性及易修改性使会计档案内容发生变化的可能性比传统的纸质档案要大大增加，人们很把握其内容的原貌即原始性。 （5）会计电算化档案的保管由于会计电算化档案存储的介质不同，会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。故对电算化会计档案的管理安全性等会提出更高要求。各单位对载体的存放的物质条件和处所不同，对会计电算化会计档案信息的必威体育官网网址性重视程度不同。另外，电算化会计档案在提供利用中，和纸质会计档案利用相比，档案载体与档案信息的必威体育官网网址与安全更加难以控制。 3 电算化会计档案的管理中存在问题的解决途径的思考 通过以上分析，我们不难看出，我们在电算化会计档案管理工作中面临着急需解决的难题。如何使电算化会计档案管理向更深层发展，是我国电算化会计档案管理工作面临的重大课题。认为当前电算化会计档案管理工作中存在的问题可通过以下途径加以解决： （1）在财务软件的开发设计时，继续发展和完善会计核算系统，适当增加与档案管理软件相衔接的模块。我国现有的财务会计软件是基于现代信息技术和手工会计模式相结合的产物，利用国际上先进的现代信息技术开发设计全新的、符合知识经济时代要求的、能与现代化档案管理软件相对接的会计软件，并为电算化会计档案的自动化归档管理打下良好基础。 （2）单位在选择财务会计软件时，尽可能购买具有存档功能的财务软件。随着会计电算化的深入发展，不断出现的一系列问题